Produktivitetshemmeligheter fra skaperen av den populære Todoist-oppgavebehandlingstjenesten

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Todoist-forfatteren Amir Salihefendic har utviklet sitt eget produktivitetssystem som har hjulpet ham med å nå sine mål uten stress i 9 år. I dag vil Amir snakke om systemet sitt og dets integrasjon med Todoist.

De fleste søker ikke å effektivisere arbeidsflyten sin, lar ting gå av seg selv og håper på det beste. Men har du et system kan du manøvrere mellom mange oppgaver, prioritere og ikke føle deg overveldet.

Jeg kalte produktivitetssystemet mitt Systemist. Jeg oppfant den – og Todoist er basert på den – i 2007. På den tiden bodde jeg på et herberge i Aarhus (Danmark) og studerte informatikk. Jeg hadde to deltidsjobber og mange personlige prosjekter. Jeg følte meg overveldet og uorganisert. Det hele endret seg da Systemist-ideen dukket opp.

Hva har dette systemet hjulpet meg med å oppnå?

1. Etablere Doist Ltd. og utvikle et produkt som lar folk oppnå fantastiske resultater.
2. Å lykkes med å kombinere pliktene til grunnleggeren og administrerende direktør. Jeg har tid til alt og føler meg ikke overanstrengt. Selskapet sysselsetter 50 personer, og knapt noen av dem så meg utslitt.
3. Identifiser prioriterte aspekter ved arbeidsflyten hver dag og husk alltid viktige e-poster, avtaler og prosjekter.
4. Nyt livet utenom jobben: tilbringe tid med kona, reise, egenutdanning og sport, helsetjenester.

Balanse mellom jobb og privatliv er nøkkelen til personlig effektivitet.

Systemist fungerer best sammen med Todoist. Men du kan bruke alle andre oppgavebehandlingsprogrammer og tjenester. De grunnleggende prinsippene i systemet er mye viktigere enn de spesifikke verktøyene.

6 Systemistiske prinsipper

1. Påfør overalt

Systemet er systemet, å bruke det overalt og overalt. Du må ha tilgang til planleggeren fra hvilken som helst enhet, hvor som helst.

Vi har jobbet hardt for å gjøre Todoist tilgjengelig over hele verden. Jeg anbefaler å installere den (eller en annen lignende applikasjon) umiddelbart på alle enheter og plattformer du har: telefon, nettbrett, bærbar PC, nettlesere og så videre.

2. Påfør i alt

Systemet fungerer hvis det dekker alle aspekter av det personlige og profesjonelle livet. Dette vil gi deg frihet. Du vil kontrollere alt viktig, og du vil ikke lenger glemme slike ting som å møte en klient eller kjøpe en gave til en du er glad i.

Nesten alle aktivitetene mine er strømlinjeformet. Konkret har jeg systematisert:

1. Kommende arrangementer (møter i og utenfor bedriften).
2. Komplekse prosjekter, fragmentert i mange små stadier.
3. Repeterende oppgaver for å kontrollere langsiktige prosjekter.
4. E-post (hvis jeg ikke kan svare på brevet umiddelbart, oversetter jeg det til en oppgave med hjelpen).
5. Feilrapporter, hvis det er knyttet til meg å fikse dem.
6. Utgivelsesliste (delt med kolleger).
7. Handleliste (delt med min kone).
8. Nettsider som jeg ikke kan gjøre noe med umiddelbart. For eksempel en produktside fra Amazon.com (ennå ikke bestemt om jeg skal kjøpe eller ikke), en filmside i IMDb som jeg vil se, eller en artikkel jeg vil lese senere. For alt dette bruker jeg.
9. Helseoppgaver (ukentlig treningsstudio og joggetreninger).

3. Bryt ned store oppgaver i gjennomførbare små

En liten oppgave er lettere å utføre. Bryt derfor alltid store prosjekter inn i små deloppgaver som kan fullføres på en time (eller mindre). For det første vil det hjelpe deg å forstå hvor mye tid det tar deg å gjøre dette eller det. Og for det andre vil du se fremgang.

Det er viktig at oppgaven er gjennomførbar. Du må kunne implementere det du setter på oppgavelisten din.

4. Prioriter

Jeg gjør 15 til 25 oppgaver hver dag. De er de viktigste for øyeblikket.

Det er lett å prioritere i Todoist. Dette er hvordan jeg gjør:

1. Sørg for å sette fristen for når saken skal være ferdigbehandlet. Jeg setter viktige oppgaver for i dag eller i morgen, jeg skriver ut uviktige for fremtiden.
2. Jeg angir nivåene for prioritering. Det er fire av dem i Todoist. Tjenesten sorterer automatisk oppgaver basert på viktighet.
3. For ytterligere å understreke viktigheten av oppgaven bruker jeg tagger som @high_impact. Med dem er det praktisk å holde styr på hvor mange viktige oppgaver som gjøres på en dag.

5. Tøm oppgavelisten hver dag

Før jeg begynte å bruke 0-innboksregelen, var e-posten min kaotisk. Jeg følte meg forferdelig hver gang jeg måtte rydde ruinene.

For å administrere oppgaver bruker jeg en lignende regel - "0 oppgaver i gjøremålsliste".

Hvis du ikke hadde tid til å gjøre alt du planla for dagen, ikke utsett de gjenværende oppgavene til neste dag. Tilbakestill i stedet gjøremålslisten og lag en ny plan. Dette vil tillate deg å gjøre status, forstå hvor du er og omprioritere.

6. Få alltid tilbakemelding

De fleste tidsstyringssystemer fokuserer på det som må gjøres i stedet for det som allerede er gjort. Men hva er vitsen hvis du ikke ser fremgangen din og ikke forstår hvor produktiv du er?

Derfor skapte vi. Den lar deg spore, visualisere og forbedre personlig ytelse.

Todoist Karma er som et minispill: du fullfører oppgaver, scorer poeng og ser fargekartene vokse. Det er veldig spennende, spesielt for nybegynnere i tidsstyring. For å gjøre det enda mer interessant, kan du sette ikke bare daglige, men også ukentlige mål, samt dele resultatene på sosiale nettverk, og dermed øke ansvarsnivået.

Ytterligere tips

Jobber med e-post

1. Sjekk e-posten din to ganger om dagen. For eksempel om morgenen og ettermiddagen.
2. Sikt på en tom innboks.
3. Svar om mulig på brevet umiddelbart. Hvis ikke, oversett det til en oppgave, sørg for å angi forfallsdato og prioritet.
4. Slå av varsler på alle enheter. Dette vil hjelpe deg å unngå distraksjoner.

Jobber med budbringere

Budbringere er produktivitetsdrepere, de er rykende og distraherende. Forskning viser at en gjennomsnittlig kontorarbeider i gjennomsnitt bruker over to timer om dagen på distraksjoner og pauser. Det betyr at arbeidsuken øker med mer enn 10 timer, fordi arbeidsvolumet ikke minker.

1. Kombiner korrespondanse i messengers med internettsurfing. Når du bare trenger å jobbe (skrive en rapport, tegne et oppsett, og så videre), lukk chat-applikasjonene.
2. Behandle meldinger i grupper: åpnet messengeren, leste alt, svarte alle og lukket den igjen.
3. Deaktiver messenger-varsler på mobiltelefonen din.

Ifølge Salihefendik hjelper dette systemet ham til å være fokusert, tilregnelig og sunn.

Skriv i kommentarfeltet hva du synes om Systemist, og del også produktivitetshemmelighetene dine.