Hva er en planleggingsfeil og hvordan estimere tidsfrister riktig

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Seks måter du kan gjøre det på på jobb og i hverdagen.

Hva er planleggingsfeil

I løpet av de siste tre årene har jeg malt fem rom hjemme hos meg. Jeg begynte med soverommet og planla å håndtere det om en uke. Den siste detaljen ble imidlertid gjort bare en måned senere.

Tror du, etter å ha startet det andre rommet, har jeg forutsett en måned til å male det? Men nei. Jeg var sikker: siden jeg allerede hadde fylt hånden min, ville jeg definitivt fullføre til helgen, maksimalt - til neste. Men det tok meg en måned igjen. Som med hvert av de andre rommene. Foruten kjøkkenet tok det enda lengre tid.

Hver gang jeg forberedte meg på å male et annet rom, forventet jeg at om en uke eller to ville alt være klart. Erfaring sa meg at jeg aldri ville gjøre det på mindre enn en måned. Det var imidlertid vanskelig å gi fra seg tilliten til at denne gangen definitivt vil gå raskere.

Denne overbevisstheten som får oss til å undervurdere tiden vi trenger for å løse problemer har et navn: planleggingsfeil. Dette konseptet ble introdusert på slutten av 70-tallet av psykologene Daniel Kahneman og Amos Tversky.

Forskere forklarte at når man planlegger, ignorerer folk ofte sine tidligere erfaringer. I mitt tilfelle var det det faktum at det tok meg en måned å male rommet hver gang. Vanligvis fokuserer vi bare på oppgaven foran: dette rommet er lite, noe som betyr at det ikke vil ta lang tid å male det.

Daniel Kahneman snakker om dette i detalj i boken Think Slow … Decide Fast. Han argumenterer for at planleggingsfeil vanligvis er relatert til to ting:

1. Vi vurderer ikke hvor lang tid det tok oss å fullføre lignende oppgaver tidligere.
2. Vi antar at vi ikke vil møte komplikasjoner som forårsaker forsinkelser.

Hva fører en feilvurdering av tid til?

I følge Prosjektledelsesinstituttet gjennomføres litt over halvparten av alle prosjekter etter planen.

Men én ting er å undervurdere hvor lang tid det tar å male et rom (det vil bare gi deg en liten ulempe). Det er noe helt annet å gjøre samme feil ved å evaluere arbeidsoppgaver og prosjekter. Her kan konsekvensene bli mye mer alvorlige.

I beste fall vil dette føre til at du eller teamet ditt må jobbe overtid. I verste fall - til mangel på budsjett, liten fortjeneste, misnøye med sjefer og kunder.

Hvordan evaluere oppgaver riktig

Du må slutte å planlegge, stole på en intuisjon. Bedre å bruke spesielle teknikker.

1. Bygg på tidligere erfaring

Psykologer Kahneman og Tversky anbefaler: før du begynner å jobbe, må du ikke bare vurdere hva som må gjøres, men også estimere hvor mye tid som vanligvis brukes på slike oppgaver.

Du må for eksempel lage en ny funksjon for en mobilapp – finn ut hvor mye tid teamet ditt brukte på en lignende oppgave. Hvis du vil skrive et blogginnlegg på 4000 ord, finn data om hvor mange timer eller dager du brukte forrige gang.

Hvis du jobber alene, er den enkleste måten å samle denne informasjonen på å bruke en tidsregistreringsapp. Bruk det med ulike typer oppgaver, og bruk senere ferdige rapporter.

For teamaktiviteter kommer prosjektledelsesprogramvare godt med. De fleste av dem bruker flere metoder for å samle inn data, for eksempel å ta hensyn til den faktiske arbeidstiden og bygge et Gantt-diagram.

2. Be noen andre vurdere oppgaven din

I 1994 publiserte tidsskriftet til American Psychological Association "Personality and Social Psychology" resultatene av fem studier utført av Roger Buhler, Dale Griffin og Michael Ross.

De bekreftet at folk ofte gjør planleggingsfeilen beskrevet av Kahneman og Tversky. Men noe annet kom frem: Vi feilvurderer ofte kostnadene ved våre egne oppgaver, men vi kan ganske godt forutse hvor lang tid det vil ta noen andre.

Forskerne ba studiedeltakerne om å gjette hvor lang tid det ville ta for en annen person å fullføre en bestemt oppgave. Ved svar refererte de oftere til eksisterende erfaring. Og selv når han ikke var der, var vurderingene deres mye mer rasjonelle enn konklusjonene til de som skulle utføre oppgaven.

Dette er fordi vi vanligvis er veldig optimistiske med tanke på våre evner. Og mye mer objektiv når det kommer til noen andre. Så i stedet for å prøve å evaluere oppgaver selv, be en venn eller kollega om å gjøre det for deg.

3. Lag et tidsrom og ta hensyn til muligheten for forsinkelser

Det er kjente kjente - ting som vi vet at vi kjenner dem. Det finnes også kjente ukjente – ting som vi vet vi ikke vet. Men det er fortsatt ukjente ukjente – dette er ting vi ikke vet om, som vi ikke kjenner til.

Donald Rumsfeld amerikansk politiker

Dette sitatet refereres ofte til i prosjektledelse. For å gjøre rede for de ukjente ukjente som Rumsfeld snakker om, bruker ledere det de kaller en kjegle av usikkerhet. Den er designet for å vise tidsrommet som en oppgave kan kreve.

Når du først begynner å jobbe med et prosjekt, vet du fortsatt lite om det. Derfor kan den faktiske tiden det tar å fullføre den variere mye fra prognosen. Du tror arbeidet vil ta to dager, men i realiteten kan det ta åtte. Eller bare noen timer.

Men etter hvert som prosessen skrider frem, krymper dette området. Du kan imidlertid bare si nøyaktig hvor mye tid du trenger på slutten – når prosjektet er fullført.

Likevel åpner usikkerhetskjeglen for et mer nøyaktig estimat. Hvis du ikke vet mye om et kommende prosjekt, deler du den estimerte kjøretiden med fire for å finne den nedre enden av området, og multipliser med det samme for å bestemme den øvre grensen. Resultatet vil for eksempel være fra 1 til 16 dager.

Hvis et så stort utvalg ikke passer deg, bruk kun den øvre grensen for regnskap - da vil antagelig arbeidet ta 16 dager. Dette er ikke det mest nøyaktige tallet, men det er mest sannsynlig nærmere virkeligheten enn din opprinnelige spådom.

4. Vurder problemet på tre punkter

Denne metoden vil hjelpe deg å være mer objektiv. For hver oppgave må du gi en vurdering:

• beste manus;
• I verste fall;
• mest sannsynlig scenario.

Det første tallet vil mest sannsynlig samsvare med din opprinnelige prediksjon. Vurderingen av det mest sannsynlige scenariet kan være basert på empiriske data du har. Og når du skal vurdere det verste, må du vurdere hvor lang tid det vil ta hvis ting går galt.

Med tre tall, regn ut gjennomsnittet. For eksempel, hvis det beste scenariet er tre dager, er det sannsynlige fem dager, og det verste er ni, bare legg til: 3 + 5 + 9 = 17. Deretter deler du det tallet på tre. Det viser seg i gjennomsnitt 5, 67 dager - dette er din prognose for den nødvendige tiden.

5. Beregn feilprosenten

Steve Pavlina, forfatter av Personal Development Course for Smart People, anbefaler å beregne koeffisienten for hvor feil du tar i planleggingen. I fremtiden kan dette nummeret brukes til alle oppgavene dine.

Gi et estimat på tiden for flere oppgaver som du må utføre i nær fremtid. Skriv ned dine antakelser. Når du er ferdig med arbeidet, legg merke til hvor mye du brukte til slutt.

Legg sammen alle de planlagte tidene. Gjør det samme med den faktiske. Del nå all den faktiske tiden med det opprinnelige anslaget – du får det forholdet du ønsker.

For eksempel regner du med at det vil ta 12 timer å fullføre flere oppgaver. Til slutt brukte vi 15. Feilprosent: 15/12 = 1,25 Dette betyr at oppgavene tok deg 25 % lengre tid enn du hadde planlagt.

Multipliser alltid de første estimatene dine med den resulterende feilfaktoren – og de vil være mer nøyaktige.

6. Gjennomfør en vurdering på de mest uproduktive tidspunktene på dagen

Den amerikanske analytikeren og forfatteren av forretningslitteratur Daniel Pink i sin bok Timehacking. Hvordan vitenskapen hjelper oss til å gjøre alt i tide dypet inn i forskning angående våre kronotyper - interne klokker.

Han studerte hvordan de påvirker hvordan vi føler oss gjennom dagen. Og jeg fant ut at kronotyper ikke bare kontrollerer vår fysiske og mentale aktivitet, men også bestemmer når på dagen vi er mest kreative og når vi er utsatt for positive og negative tanker.

Pink siterer forskning av Scott Golder og Michael Macy, som analyserte stemningen til folk på Twitter. De fant ut at brukerinnlegg vanligvis ikke er særlig positive i perioder med lav produktivitet.

For de fleste skjer denne nedgangen midt på dagen, like etter lunsj. Ifølge Golder og Macy er det lite sannsynlig at du vil være i godt humør i løpet av denne tiden. Dette kan hjelpe deg med å unngå oversikkerhet og optimisme og som et resultat planlegge mer effektivt.

Dermed er essensen av sistnevnte metode å evaluere oppgaver mens produktiviteten går ned. Dette er omtrent seks timer etter oppvåkning. Men du kan bare vente til følelsen av spredning og tretthet kommer.

Basert på resultatene av arbeidet, sjekk om du har kommet nærme virkeligheten ved å planlegge tiden din på denne måten.

Selve forståelsen av planleggingsfeilen vil hjelpe deg til å evaluere oppgavene riktig. Du kan kanskje ikke kontrollere din tendens til å overvurdere dine egne evner. Men hvis du innser hvordan overdreven optimisme påvirker, og prøver å redusere denne påvirkningen, vil du bli mye bedre til å administrere tiden din.