Hvordan ikke forstyrre planer og overholde tidsfrister

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Husk planleggingsfeilen og ikke vær for optimistisk om alternativene dine.

Hvis du noen gang ikke har klart å bli klar i tide eller fullføre oppgaven i tide, er det godt mulig at du har blitt offer for en planleggingsfeil. Dette er en av de vanligste kognitive skjevhetene. Vi gjør denne feilen selv om vi vet at det tok lengre tid tidligere. Dette er fordi vi er for optimistiske med tanke på våre evner og undervurderer sannsynligheten for uforutsette omstendigheter.

For eksempel vil et hus kun bygges i tide hvis leveransene ikke er forsinket, arbeiderne ikke tar fri, og været er perfekt. Det er alltid en mulighet for at noe går galt. Vi glemmer det som regel og setter umulige tidsfrister. Men hvis du husker denne feilen å tenke, kan du unngå negative konsekvenser. Blogger Thomas Oppon fortalte hva som må gjøres for dette.

1. Motstå trangen til kun å håndtere presserende saker

Distraksjoner og små presserende oppgaver undergraver konsentrasjonen i nesten en halvtime, og produktiviteten lider under dette. Derfor avhenger suksessen din av evnen til å skille mellom presserende og viktige oppgaver.

Det viktige haster sjelden, og det som haster er sjelden viktig.

Hastesaker krever umiddelbar oppmerksomhet. Vanligvis er dette telefonsamtaler, møter, oppgaver med tidsfrister. De viktige bidrar til å nå langsiktige mål og gjennomføre seriøse prosjekter. Dessverre utsetter vi dem vanligvis til senere og tar oss av hastesaker. Det gir en følelse av produktivitet, men vi kommer egentlig ikke i nærheten av hovedmålene våre.

Begrens tiden du bruker på uviktige, presserende oppgaver som å analysere e-post og fokuser på de viktige tingene.

2. Bryt ned store oppgaver i små trinn

Jo flere poeng i prosjektet ditt, jo større er sjansen for at noe går galt. Vurder alle trinnene og lag en steg-for-steg handlingsplan. Sett deretter tidsfrister. Sett av en halvtime eller en time for å fullføre ett trinn. Hvis oppgaven er for stor og timen ikke er nok, del den opp i mindre.

Slike stramme tidsfrister vil tvinge deg til å se etter den mest produktive måten å jobbe på for å komme i tide. Når du er ferdig, se på resultatene dine. Det er sikkert oppgaver som ikke kan gjennomføres raskere, og omvendt, oppgaver som man kan redusere tiden enda mer på. Tenk og gjør de nødvendige endringene i timeplanen din.

3. Bruk en tomattimer

Spor hvor mye tid du bruker på bestemte oppgaver. Dette vil hjelpe deg med å få en realistisk idé og overvinne all overoptimisme i planleggingen. Tomatteknikken fungerer godt for sporing.

Ifølge henne må du jobbe intensivt i 20, 30 eller 40 minutter, og deretter ta en liten pause. Intervallene er atskilt fra hverandre med en timer. Denne teknikken hjelper deg med å bryte ned store, komplekse oppgaver i håndterbare trinn. Når du starter ett intervall, vil du fullføre jobben uten å bli distrahert av noe annet.

4. Vokt dere for de som griper inn i tiden din

Beskytt arbeidstiden din. Si nei oftere. Da kan du fokusere på dine egne oppgaver og prosjekter i stedet for bare å svare på andres forespørsler.

Når du sier ja til andre, pass på at du ikke sier nei til deg selv.

Paulo Coelho forfatter

Ikke bli sugd inn i ting du ikke har tid til. Det er vanskelig å nekte, men du må lære det av hensyn til din egen konsentrasjon og sinnsro.

konklusjoner

Vi føler oss overveldet av planleggingsfeil. Men hvis du oppdager og løser problemet i tide, vil det ikke skade deg så mye. Derfor, ikke stol på en subjektiv ide om hvor lang tid noe vil ta. Mål og sammenlign. Husk hvordan planene dine falt sammen med den virkelige tilstanden forrige gang:

• Hva gikk bra og hva gikk galt?
• Hva kan du gjøre annerledes neste gang?

Følg fremgangen din og ta avgjørelser basert på disse dataene.