Hvorfor mangler vi tidsfrister og hvordan stoppe det?

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Hvis du er trist over det faktum at du aldri har tid til å sende inn arbeidet ditt i tide, bør du snarest lese denne artikkelen. Vi forklarer hvorfor uteblitt frist ikke er din feil, og vi forteller deg hvordan du fortsatt overholder fristene.

Jeg elsker frister! Spesielt fløyta som de bryter med.

Forfatter Douglas Adams

Vi vet alle hvor viktig planlegging er for effektivt arbeid. Noen ganger er vi bokstavelig talt besatt av ham. Men når det er på tide å begynne å implementere listen over oppgaver, begynner vi å utsette dem, holde ut til siste minutt, eller til og med forstyrre tidsfristene. Dette skjer med alle i større eller mindre grad. Og det er en begrunnelse for dette, som ligger i det særegne ved vår tenkning.

Hvorfor mangler vi tidsfrister?

Du har kanskje hørt historien til operahuset i Sydney, som var planlagt ferdigstilt i 1963 til 7 millioner dollar og til slutt ble fullført bare 10 år senere, i 1973. I tillegg har den opprinnelige utformingen av teatret gjennomgått en rekke endringer, og bygningen har blitt mindre, og som et resultat ble det brukt 102 millioner dollar!

Designere har blitt offer for en utbredt feil: de feilvurderte hvor lang tid en oppgave ville ta. Gang på gang måtte de skyve tidsfrister og endre arbeidsplanen fordi de ikke tok hensyn til problemene som påvirket hastigheten på prosjektet.

Tenkningen vår er strukturert på en slik måte at vi planlegger så mye tid og penger som trengs hvis alt går etter beste scenario.

Men uunngåelig er det hindringer på veien, som et resultat av at arbeidsvolumet øker raskt. Deretter forklarer vi de manglende fristene med at det har oppstått uforutsette forhold, og ikke med at vi ikke kunne ta hensyn til muligheten for at de skulle inntreffe på planleggingsstadiet.

Hvorfor trenger vi frister likevel?

Strenge tidsfrister bryter ikke bare konstant, men gir også mye stress for prosjektdeltakerne, så kanskje det er bedre å nekte dem? Nei. Ofte er det å ha en frist den eneste grunnen til at en jobb kommer i gang i det hele tatt.

Tidligere ble ordet dead-line brukt for å beskrive linjen rundt fengselet, utenfor hvilken fanger ikke kunne gå i forbønn, dag eller natt, på grunn av å umiddelbart få en kule.

Nå er frister utelukkende knyttet til arbeid, og deres svikt truer ikke utførelsen av hele avdelingen. Men essensen forblir den samme: fristen er liv eller død for produktiviteten eller prosjektet.

Arbeidet fyller tiden som er avsatt til det.

Parkinsons lov

Enhver oppgave vil ta så lang tid du tildeler den. Det er derfor vi noen ganger lurer på hvor raskt vi kan få noe gjort. Av samme grunn er vi ofte på grensen av muligheter i de siste minuttene til å fullføre det som var tildelt i flere dager eller til og med uker.

Tar vi hensyn til Parkinsons lov, forstår vi at hvis vi ikke setter tidsrammen for fullføring av oppgaven, så vil vi gjøre det for alltid!

Hvordan overvinne konstante tidsfrister

Hvordan håndtere dårlig planlegging og gjøre tilstedeværelsen av tidsfrister til din fordel? Det vil være veldig vanskelig, fordi vi må bekjempe de systematiske feilene i vår tenkning. Men å vite hvordan tidsfrister endrer atferden vår, kan hjelpe oss å bli mer produktive.

Lys start

Når du fordeler arbeidsmengden over en måned, en uke, ja til og med en dag i forveien, skårer du starten av perioden så tett som mulig og laster av resten av tiden frem til fristen så mye som mulig.

Fokuser først på de vanskeligste, viktigste og mest tidkrevende oppgavene i prosjektet. Du vil fortsatt gjøre dem lenger enn du forventet. Ydmyk deg selv. Men takket være din aktive start vil du på slutten av perioden ha tiden du vil bruke på å løse uplanlagte problemer og fullføre oppgaver.

På tampen av fristen trenger du ikke å dykke hodestups inn i nye komplekse oppgaver, og støte på fallgruver du fortsatt ikke vet om.

Ekstra frist

For deg selv, sett en frist et par dager tidligere enn den virkelige. Dette er hva markedsfører Matthew Guay fra Zapier tipser om. Ideell hvis du ikke vet hvor mye tid du har fra din personlige frist til din virkelige - en eller tre dager. Men en slik situasjon er dårlig presentert. Du vil selvfølgelig fortsatt huske hvor mye tid du har igjen, så det vil kreve viljestyrke for ikke å forstyrre tidsfristene dine.

Kom opp med en slags belønning til deg selv hvis du får jobben gjort innen fristen. Imidlertid vil tilfredshet fra fullførte oppgaver i tide være en god belønning.

Offentlig uttalelse

"Jeg lover høytidelig å fullføre artikkelen innen fem om kvelden" - si det ikke i hodet ditt, men høyt til hele kontoret. Nå har selvtilliten din spilt inn. Hva vil være mer smertefullt for deg: å tvinge deg selv til å jobbe aktivt eller å gå glipp av tidsfrister og høylydt innrømme feilen din?

Forfatter Evelyn Waugh, som tar fatt på sin nye roman, Return to Brideshead, har offentlig erklært: "Jeg begynner på en ny bok og skal skrive den om tre måneder." Han overholdt ikke fristen og ba flere ganger, igjen offentlig, om utsettelse av fristen. Likevel ble han ferdig med romanen ganske raskt, fordi han visste at leserne husker løftet hans og venter på at det skulle bli oppfylt.

Stadige påminnelser om deadline som nærmer seg

Hvis vi begynner å jobbe med et stort prosjekt, er tidsrammen vanligvis ganske lang. Fristen blir en slags abstraksjon – et sted der ute, en dag. Jo nærmere det er, jo tydeligere innser vi nøyaktig hvor mye tid vi har igjen, og vi kan mer adekvat sammenligne mengden og mengden gjenværende arbeid.

Sett deg regelmessige påminnelser som stadig vil bringe deg tilbake til virkeligheten, og varsle deg om at dagen X nærmer seg:

• forfallsdatoen vil utløpe om en måned;
• uke;
• tre dager;
• dag;
• klokka 8.

Ja, det er stressende, det blir irriterende. Men kanskje dette er den eneste måten å anspore deg selv på?

Enhver virksomhet tar alltid lengre tid enn forventet, selv med Hofstadters lov.

Hofstadters lov

Denne komiske rekursive loven fra Douglas Hofstadter, Ph. D., snakker om umuligheten av å planlegge tidsfrister. Tidsfrister er bokstavelig talt laget for å bli hindret. Vi håper imidlertid at rådene våre vil hjelpe deg å unngå å presse ting til bristepunktet, hvor den konstante unnlatelsen av å overholde tidsfrister er ekstremt skadelig for arbeidsomdømmet ditt og setter deg i en tilstand av konstant stress.