Hvordan slutte å lide av å nærme seg tidsfrister

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Paradoks: hvis du er redd for at du ikke skal klare å fullføre arbeidet i tide, kort ned fristen.

Frister er en av de vanligste årsakene til stress på arbeidsplassen, ifølge en CareerCast-undersøkelse.

Men slutter du å ta deadlines negativt, sparer du mange nerver. Her er noen effektive triks for å komme deg raskere i gang.

1. Angi flere datoer i stedet for én

Økonomene Dan Ariely og Klaus Wertenbroch utførte forskning for å finne ut hvordan folk klarer oppgaveplanleggingen og unngå utsettelse. Fagene ble delt inn i tre grupper, gitt alle arbeid, delt inn i tre oppgaver og satt ulike tidsrammer:

1. Den første gruppen ble bedt om å fullføre én oppgave per uke og rapportere fremgang hver 7. dag.
2. Den andre gruppen fikk tre uker til alle oppgaver.
3. Den tredje gruppen satte frister etter eget skjønn.

Som et resultat gjorde den første gruppen, som ble tvunget til å rapportere om oppdrag på ukentlig basis, en mye bedre jobb – folk gjorde færre feil og holdt tidsfrister mer nøyaktig.

Forskning viser at den beste måten å sette de mest realistiske og minst stressende tidsfristene på er å dele opp store prosjekter i mindre oppgaver, med en annen tidsfrist for hver.

For eksempel kan oppgaven med å "sende et prosjekt til kunden innen 15. august" være ganske stressende for deg - det ser for skremmende ut. Men alternativene "lag en skisse innen 1. juli", "lag en layout innen 15. juli", "lag en prototype innen 31. juli" ser mye enklere og mer tilgjengelig ut – du har spesifikke tidsfrister og spesifikke handlinger som skal iverksettes.

I tillegg lar jevn planlegging av tidslinjer deg føle fremgang, noe som motiverer deg ytterligere. Et eksempel fra dyreriket: Psykolog Clark Hull undersøkte hvordan rotter navigerer i labyrinter på jakt etter mat. Han fant ut at dyrene som allerede hadde funnet én belønning la mer innsats i å fortsette søket. Hull kalte denne oppførselen målgradienthypotesen.

Hvis du visuelt observerer fremgang i arbeidet, får du et ekstra insentiv til ikke å slappe av innsatsen. Enkelt sagt, ettersom du krysser ut flere og flere elementer etter hvert som du flytter nedover på oppgavelisten, motiverer det deg til å fullføre arbeidet raskere. Det er et stort antall oppgavebehandlere som lar deg spore fremgang – velg hvilken som helst.

2. Finn ditt ideelle stressnivå

Vi er vant til å tro at stress er noe utvetydig dårlig og ideelt sett bør unngås på alle mulige måter. Men det er ikke slik. I små mengder kan stress motivere oss.

Yerkes-Dodson-loven, formulert av psykologene Robert Yerkes og John Dodson tilbake i 1908, sier at jo mer mentalt stresset en person er, jo mer effektivt jobber han. Men etter å ha nådd en viss terskel for denne tilstanden, synker produktiviteten og personen gir opp.

Når vi er stresset stiger adrenalinet i kroppen, noe som gjør oss våkere, skjerper sansene og gir oss styrke. Stress er en slags doping som gir oss et midlertidig løft til både fysisk og mental energi.

Hvordan velge ditt ideelle stressnivå?

• Komplekse prosjekter krever et lavt spenningsnivå. De skaper selv spenning, du trenger ikke å nøste opp utover det.
• Problemer med moderate vanskeligheter krever moderate nivåer av stress.
• Et høyt nivå er flott for enkle oppgaver for å motivere deg til å gjøre det riktig.

Sett korte tidsfrister for enkle oppgaver, ikke utsett dem til senere. Å komme nærmere fristen vil øke stressnivået ditt - det vil anspore deg.

3. Kutt ned på tidsfrister på forhånd

Hvis du sliter med å overholde fristen, men har motivasjonsproblemer, kan det hjelpe å sette kortere tidsfrister.

I en studie publisert i tidsskriftet Consumer Research i 2018, ba eksperimentører flere personer om å fullføre en undersøkelse. En gruppe fikk en uke til dette, den andre - to uker.

Gjett hvilken gruppe som fullførte undersøkelsen i tide? Den med mindre tid.

I et annet eksperiment ga de samme forskerne en gruppe studenter et valg: enten å fullføre en mer presserende oppgave og motta tre sjokolader, eller å gjøre en mindre brennende jobb og motta fem sjokolader som belønning. Og de fleste av elevene foretrakk det første alternativet, selv om belønningen der var mindre.

Forskerne konkluderte med at det er en såkalt hasteeffekt: vi er interessert i å fullføre oppgaver snart, selv om vi får mindre utbytte av det. Hastesaker, som forsøkslederne skriver, har stor appell.

Å ta på seg en oppgave med lang tidsfrist er ikke lett, fordi vi føler at slike oppgaver er vanskeligere fordi de tar mer tid. Vi har en tendens til å utsette ting som vi anser som tidkrevende, men å sette kortere tidsfrister motiverer oss til å få jobben gjort så raskt som mulig.

4. Del dine mål og fremgang med kolleger

I 2015 gjennomførte American Talent Development Association (ATD) en studie og fant at hvis du rapporterer fremgangen på jobben til en annen person (sjef, kollega eller bare en venn), øker sjansene dine for å fullføre det du startet med 65 %. De øker også med 95 % hvis du sender regelmessige rapporter om prestasjonene dine til teamet.

Disse funnene stemmer overens med forskningen til Dan Ariely og Klaus Wertenbroch, som vi nevnte tidligere. De fant at ansatte som ble tildelt tidsfrister av andre, fullførte oppgaver raskere og mer effektivt enn de som planla sin egen tid.

La noen andre sette fristene for deg, så følger du dem og rapporterer om fremdriften. Hvis du ikke har en leder, finn deg en partner som vil kontrollere deg.

5. Gjør møtefristen til et spill

I sin TED-tale beskrev psykolog Mihai Csikszentmihalyi flyt som hemmeligheten bak lykke. Flow er en tilstand hvor du er så fokusert og lidenskapelig opptatt av arbeidet ditt at du ikke en gang legger merke til hvordan tiden flyr.

Når vi er i en tilstand av fluks (det kalles også perioden med maksimal kognitiv effektivitet), endres til og med hjerneaktiviteten vår. I den prefrontale cortex øker konsentrasjonen av oksygenert hemoglobin, og effektiviteten til hjernen øker. Når vi kjeder oss, skjer ikke dette, og det er vanskeligere for oss å konsentrere oss om oppgaven.

Derfor er det verdt å bruke prinsippet om gamification, spesielt på de tilfellene som virker uinteressante for deg. Kjedelige oppgaver bidrar ikke til å overholde tidsfrister. Ved å gjøre arbeidet ditt om til et spill, vil du gjøre det morsommere og øke motivasjonen til å fullføre alt i tide.

Det er mange måter å spille kjedelige oppgaver på. Du kan for eksempel konkurrere med jevnaldrende for å vekke spenningens ånd. Eller installer en spesiell applikasjon (for eksempel Habitica) som vil gi deg en prestasjon for hver fullførte oppgave.

Prøv alle disse metodene, og fristen som nærmer seg vil ikke lenger føre til at du får panikk.