Hvordan planlegge ting ved hjelp av ALPEN-metoden og holde tritt med alt

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Tidsstyring med tysk presisjon.

Hva er ALPEN-metoden

Dette er nok en måte å planlegge ting på slik at du garantert har tid til alt og samtidig ikke går amok med lasset. Den ble oppfunnet av den tyske økonomiprofessoren og tidsstyringseksperten Lothar Seivert.

Forfatteren av metoden har delt den inn i fem komponenter. De første bokstavene i navnene på trinnene ble til slutt dannet til det tyske ordet ALPEN (på russisk "Alpene"):

EN - lage en liste over oppgaver (ENufgaben);

L - et estimat av nødvendig tid (L änge schätzen);

P - planlegge buffertiden (Pufferzeiten einplanen);

E - oppgaveprioritering (Entscheidungen treffen);

N - oppsummere (Nachkontrolle).

Essensen i metoden er å forstå hvilke oppgaver som virkelig er verdt å ta tid, og hvilke som kan stå til senere. Vær i tillegg realistisk med hensyn til tiden du må bruke, og husk at å jobbe uten avbrudd er veien til utbrenthet.

I hovedsak er ALPEN-metoden en kombinasjon av blokkplanlegging med Eisenhower-matrisen fra klassisk tidsstyring.

Hvordan planlegge saker ved hjelp av ALPEN-metoden

Lage en liste

Skriv ned alle - alle tingene du ønsker å gjøre i dag. Bare skriv det ned: i en notatbok, notatbok eller planlegger på telefonen.

Fristelsen til å lage en mental liste er selvfølgelig stor, men ressursene til menneskelig «arbeids»-minne er ikke ubegrenset. I følge noen rapporter kan den lagre opptil fire oppgaver eller objekter samtidig.

Ikke kast bort tid på å prioritere ting først - bare skriv ned det du tenker på. Listen vil garantert vise seg å være skremmende imponerende. Det er greit, det burde være slik.

Anslå hvor lang tid det tar

Alle som har prøvd å planlegge ting minst en gang, har nesten helt sikkert tråkket på favorittraken til nykommere innen tidsstyring: han laget en liste med 15 oppgaver, men til slutt gjorde han ikke engang halvparten, fordi de, viser det seg, fysisk passer ikke inn i en arbeidsdag. Som et resultat ble jeg opprørt og forlot alle disse nymotens tidsstyringsteknikker.

For å forhindre at dette skjer, må du forstå tidskostnadene. Tenk på hvor mange minutter eller timer hver oppgave på listen din vil ta. Vær så realistisk som mulig. Bygg på tidligere erfaring, og ikke glem personlighetstrekkene dine hvis du for eksempel blir fort sliten eller somler. Det må huskes at alle disse sakene er for deg, ikke for en imaginær supermann.

Når du er ferdig med å beregne, skriv ned estimert tid ved siden av hvert element.

Planlegg buffertidene dine

En annen vanlig feil er å planlegge ting én etter én. En slik strategi tar for det første ikke hensyn til at en person trenger å ta pauser, og for det andre fører den til at alle planer risikerer å kollapse på grunn av en liten forsinkelse eller force majeure.

Møtet varte litt lenger enn oppsatt tid, entreprenøren ga ordren litt senere, noen av kollegene var forsinket, man kjørte seg fast i trafikkork, barnet kledde seg lenge i barnehagen – og det var alt, følgende ting må utsettes, eller til og med kanselleres og tegnes på nytt hele dagen. Dette er vanligvis veldig sint og frustrerende.

Derfor, etter hver oppgave, er det viktig å inkludere i planen den såkalte buffertiden, det vil si en som du ikke opptar med noe.

Hvis noe går galt, vil disse tomme sporene hjelpe deg med å takle resten av virksomheten. Og hvis det ikke skjer force majeure, bruker du buffertiden til å ta en pause: drikke kaffe, gå en tur, lese en bok eller bare sitte i stillhet. Til slutt kan du bruke denne tiden til tilleggsoppgaver eller personlige prosjekter.

Du må selv bestemme størrelsen på bufferblokkene. Ideelt sett bør de i henhold til ALPEN-metoden stå for opptil 40 % av arbeidstiden.

Prioriter oppgaver

På dette stadiet blir det vanligvis klart at gitt nødvendig tid og bufferblokker, er oppgavelisten som personen først kompilerte, fysisk umulig å overvinne på en dag. Derfor må du prioritere og velge hvilke oppgaver du vil beholde og hvilke du vil kansellere eller planlegge på nytt.

For dette er et klassisk verktøy egnet - Eisenhower-matrisen. I følge den er alle oppgaver fra listen betinget delt inn i fire kategorier:

1. Viktig og presserende. De må behandles først.
2. Viktig, men ikke presserende. Du kan bruke litt tid på disse etter at du har behandlet den første gruppen.
3. Haster, men uviktig … Det er bedre å delegere dem eller gjøre dem på tredjeplass etter de viktige, for ikke å vie dem hele dagen og ikke falle i fellen av det haster.
4. Ikke haster og uviktig … Disse bør slettes, gis videre til noen eller settes på baksiden.

Dermed vil listen din bli betydelig redusert og vil bli mye nærmere virkeligheten.

Oppsummer

På slutten av dagen, åpne dagsplanleggeren og still deg selv noen spørsmål:

• Hva klarte du og hva klarte du ikke?
• Hadde du nok tid til alle de planlagte oppgavene?
• Har jeg estimert tidsforbruket riktig, eller bør jeg legge inn mer neste gang?
• Var det nok buffertid i planen min til å kompensere for force majeure og ha tid til å hvile?
• Har jeg tid til å forholde meg til både viktige og presserende saker for ikke å forstyrre tidsfrister, men samtidig ikke gå fast i en rutine?
• Hva kan du gjøre for å gjøre planen mer komfortabel for meg neste gang?

Når du svarer på dem, flytter du oppgavene du ikke har taklet til neste dag. Og lag en ny plan med "retting av feil" i tankene.