Hvordan få ting i orden og holde tritt med alt: en komplett guide til GTD-systemet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Fra teori til mal for å hjelpe deg med å planlegge ethvert prosjekt.

Hvorfor er GTD bra?

Problemet med produktivitetstjenester er at alle posisjonerer seg som et sted hvor de kan løse alle problemer, lagre informasjon, kommunisere. De fleste tjenester ber deg om å prioritere og handle på dem.

Men få kan konsentrere seg om å utføre viktige oppgaver og ikke ta hensyn til alle mulige småting: hasteoppgaver, forespørsler fra kolleger, venner eller bekjente. Når det er mange oppgaver, er det vanskelig å håndtere dem. Derfor må du i praksis bruke flere tjenester for å håndtere saker. Når det er mange ting å gjøre, begynner vi å bli forvirret i disse tjenestene og listene og slutter til slutt å bruke dem.

Getting Things Done (GTD)-metoden gir en universell plan for å bygge et enkelt system der du kan løse ethvert problem. Du vil kunne slappe av og ikke bekymre deg, da du vil være sikker på at du ikke vil glemme noe. Til rett tid vil systemet spørre hva som må gjøres og hva det skal fokuseres på.

Så hvorfor jobber så mange uproduktivt?

Folk begynner å jobbe uproduktivt når det er mange prosjekter, saker og oppgaver. Det er vanskelig for dem å holde alt dette i hodet, enn si å prioritere. Derfor blir det enten ikke gjort noe i det hele tatt, eller så gjøres det som er lettest, og viktige saker utsettes til senere. Et annet problem dukker opp: da hasteoppgaver måtte løses i går.

I tillegg begynner personen å bli raskere sliten, blir irritabel. Han løper konstant som et ekorn i rutinens hjul, og virkelig viktige, økonomiske og strategiske prosjekter står på sidelinjen.

Getting Things Done-systemet, beskrevet av David Allen i en bok som ble utgitt i 2001 og ble en bestselger i verden, vil bidra til å takle denne situasjonen.

Fortell meg om de grunnleggende GTD-konseptene du trenger å vite

Rutine - Dette er de gjerningene, tankene og bekymringene som forstyrrer, distraherer og sløser med energi. Før rutine er oversatt til oppgaver, kan den ikke kontrolleres. Å tenke på de samme problemene flere ganger er en ineffektiv bruk av kreativ energi som skaper frustrasjon og stress.

Målet med GTD er å frigjøre hodet fra rutine og fjerne indre stress.

Menneskelig operativt minne- området av hjernen der korttidshukommelsen er lokalisert. Det er her vi vanligvis legger nåværende uferdige saker, løfter gitt til andre mennesker og andre tanker som plager oss. Dessverre er det en grense for hvor mye rutine du kan lagre for at hjernen din skal fungere skikkelig. Hvis RAM-en din er full, blir du distrahert av små oppgaver og glemmer målene dine, noe som fører til stress.

Verktøy for informasjonsinnsamling- hvor informasjonen går og hvor du registrerer hva som skal gjøres. For eksempel:

• arrangører;
• notatbøker;
• E-post;
• kalender;
• stemmeopptaker.

Kurv "Innboks"- et enkelt depot for rutinen som du gjør om til oppgaver og oppgaver. En av de viktigste reglene for å jobbe med innboksen din er å rengjøre den regelmessig.

Enkle handlinger - Ett-trinns handlinger som tar mindre enn to minutter å fullføre. I praksis er det mer praktisk å sette av fem minutter til slike saker.

Prosjekt - en oppgave som krever mer enn ett trinn for å fullføre. Det er nødvendig å legge igjen en påminnelse om prosjektet og beskrive de første trinnene for gjennomføringen. Som et resultat blir prosjektet til en enkel handling som kan fullføres i løpet av de neste fem minuttene og få det endelige resultatet.

Prosjektet skal ha en lenke til et kort eller en fil, som beskriver detaljene: ansvarlig, tidsfrister, kategori (for eksempel "Markedsføring", "Juridisk", "Utvikling"), lenker til mindre kort med oppgaver. Denne strukturen er praktisk å organisere i Trello.

Kontekstliste - en liste over oppgaver som er praktiske å utføre under visse forhold. For eksempel vil det i kontekstlisten «Kjøp» være en liste over ting og produkter som må kjøpes i butikken. Anropslisten kan inneholde en liste over anrop du kan foreta når du er ledig.

Det er praktisk å lage individuelle kontekstuelle lister for personene du jobber og kommuniserer med. Når du møter en bestemt person, kan du raskt åpne listen og løse de nødvendige problemene.

Hvordan bruker jeg kalenderen?

Følgende skal legges inn i kalenderen:

• handlinger som bør utføres på et bestemt tidspunkt (møter, forretningsmøter, seminarer);
• handlinger som må gjøres på en bestemt dag (fullfør prosjektet innen en bestemt dato, delta på konferansen);
• informasjon om spesifikke datoer (jubileum, bursdager, høytider).

Jeg bruker Google Kalender for å holde styr på alle disse tingene. Denne tjenesten er praktisk fordi:

• tilgjengelig både fra telefonen og fra datamaskinen;
• flere kalendere kan vises på én skjerm samtidig;
• det er påminnelser på smarttelefonen.

Hvis du har lagt til noe i kalenderen, gjør du det enten eller utsetter det til en annen dato. Det er ingen grunn til å rote opp i kalenderen med en gjøremålsliste som regelmessig endres fra dag til dag. Det finnes egne løsninger for slike lister.

Hvis du regelmessig skal ringe kunder, leverandører eller entreprenører på et bestemt tidspunkt, er det bedre å bruke et CRM-system til dette.

Hvilke lister bør du lage?

Lister over prioriterte handlinger

Å utarbeide en ukentlig rapport, undersøke en konkurrents nettside, tømme innboksen i postkassen din, utarbeide en teknisk oppgave for designere - alle disse handlingene tar mer enn to minutter, men de kan ikke delegeres til noen. Vi setter slike ting på listene over prioriterte handlinger og gjennomfører dem i løpet av dagen.

Regler for arbeid med slike lister:

• Det skal ikke være mange lister, to eller tre er nok. For eksempel personlig, jobb, familie. Hvis du har en oppgave fra listen for en bestemt dag, sett inn en påminnelse i kalenderen din.
• Det er praktisk å merke oppgaver i denne listen etter kontekst: "På veien", "Ved datamaskinen", "Les", "Kjøp", "Løfter". Oppgaver kan ha én eller flere etiketter. For eksempel vil oppgaven «Walk the Dog» referere til «Personlig»-prosjektet og «Promises»-etiketten.
• Før du legger til en oppgave i listen, bør du vurdere om du i det hele tatt trenger å gjøre den. Hvis svaret er ja, avgjør om du trenger å fullføre saken personlig. Tross alt kan du sende en talemelding til en underordnet og delegere til ham. Oppgavene du har tildelt vil bli merket "Tildelt". Den vil inneholde saker fra både Arbeidslisten og Personlig listen.
• Gjennomgå listene regelmessig. Gjør dette når du har et ledig minutt. Flytt opp oppgavene som må gjøres først.
• Rengjør gjøremålslistene dine minst en gang i måneden.

Liste "En dag"

Denne listen vil inneholde ting som ikke krever aktiv handling. Det kan bli:

• bøker, plater, videotreninger du ønsker å kjøpe;
• nyttige ferdigheter som du ønsker å mestre;
• steder du ønsker å besøke;
• ting du ønsker å kjøpe.

Du må med jevne mellomrom se på denne listen, ta notater og gjøre dem til mål for hvilket arbeid som skal utføres.

Hvordan lagrer du referanseinformasjon som vil være nyttig i fremtiden?

Denne informasjonen krever ingen handling. Hovedkriteriene for depotet for denne informasjonen:

• Praktisk søk etter titler, tagger, korte beskrivelser.
• Enkelt å plassere informasjon i depotet.
• Intuitiv struktur for informasjonslagring. Når nye data kommer inn, må du raskt velge kategori og underkategori hvor de skal plasseres.
• Lagring tilgjengelig fra alle enheter.

Er det obligatoriske GTD-ritualer?

Ja, det er flere av dem.

Samling av all informasjon i "Innboks"-kurven

Det finnes mange verktøy for å samle informasjon. Men alt dette skal flyte inn på ett sted, som du vil fortsette å jobbe med.

Tømme innboksens papirkurv

En eller to ganger i uken må du gå gjennom innbokslisten og sortere den akkumulerte etter mapper eller snarveier. Dette ritualet bør bli en vane, som er dannet fra en forståelig algoritme for handlinger og deres systematiske repetisjon.

Du bør ha en enkel, trinn-for-trinn-plan for hvordan du rydder opp i gjøremålssystemet ukentlig. Lag en kalender der du markerer dagene da sakene ble behandlet. Tildel deg selv en premie hvis du for eksempel i løpet av 30 dager minst 20 tømmer innboksen din og stryker ut dager i kalenderen din.

Revisjon av listen over prioriterte handlinger og listen "En dag", prioritering

Ved revisjon av lister er det viktig å prioritere riktig og være realistisk med hensyn til dine styrker. Dette er nødvendig for ikke å overbelaste deg selv med overveldende oppgaver og for ikke å lide av erkjennelsen av din ineffektivitet.

Ødelegge unødvendige kurver

Ofte, mens du kommuniserer med kolleger og partnere, dukker det opp nye postbokser, dokumenter og lister.

Din oppgave er å automatisere alt så mye som mulig slik at dataene flyter inn i Innboks-mappen.

Det kan enten være en postkasse eller en elektronisk planlegger. For automatisering og omdirigering av informasjon er IFTTT- og Zapier-tjenester egnet. Det bør være færre kurver for å samle informasjon.

Hvordan jobbe med innbokskurven og sortere de akkumulerte sakene?

Trekk først ut oppgaven, saken eller informasjonen fra innboksen din og svar på spørsmålet «Hva er dette? Trenger du virkelig å gjøre noe?"

Hvis du ikke trenger å gjøre noe, har du to alternativer. Er det søppel som ikke lenger nytter, kaster du det. Hvis det er nyttig informasjon, legg den i arkivet. Det bør være strukturert etter kategori og tag, så det er enkelt å finne det du leter etter.

Hvis du trenger å gjøre noe med informasjonen, er det tre alternativer:

1. Fullfør det nødvendige. Hvis handlingen er viktig og ikke vil ta mer enn 2-5 minutter.

2. Deleger til noen. Hvis handlingen tar mer enn to minutter, bør du vurdere om du kan delegere den til noen.

Når du delegerer til noen, skal følgende skrives:

• endelig resultat;
• arbeidsplan (vei til målet);
• fristen for fullføring av oppgaven;
• kontrolldatoen og resultatet som må være klart for det (mellom eller endelig).

3. Utsett for fremtiden. Ved å gjøre det, angi:

• ønsket resultat;
• den nærmeste neste handlingen som skal iverksettes. Husk: det er umulig å fullføre prosjektet som helhet, du kan bare ta spesifikke enkle trinn som vil bringe deg nærmere det endelige resultatet;
• frist. Hvis det ikke er noen eksakt tidsramme, legg til handlingen i listen "En dag".

Du kan sende meldinger til deg selv for å motta dem på den avtalte dagen. Til dette er både «Google Kalender» med påminnelse på riktig dag, og Boomerang-postapplikasjonen, som sender deg en e-post på et bestemt tidspunkt, egnet.

Hvordan planlegge arbeidet?

Alt arbeid kan deles inn i tre trinn:

1. Gjennomføring av det planlagte på forhånd. Det kan være både strategisk viktige ting som bringer deg nærmere målet ditt, eller en rutine som bare må gjøres.
2. Utfører arbeid slik det uventet dukker opp. Det er når det kommer oppgaver fra kolleger, ledere, brev fra klienter i løpet av dagen.
3. Planlegging for videre arbeid: utarbeide og revidere lister, prioritering. Dette punktet bør ikke ta for lang tid før du planlegger for planleggingens skyld.

Praksisen med å planlegge saker og oppgaver (notatbok) er beskrevet i boken av David Allen.

David Allen Personal Performance and Time Management Consultant, forfatter av GTD Productivity Methodology

For en minnebok trenger du 43 mapper: 31 merket med tall fra 1 til 31, ytterligere 12 med navnet på månedene. Daglige mapper legges foran i morgen. Bak permen med tallet 31 ligger mappen for neste måned, og bak ligger mappene med resten av månedene.

Innholdet i mappen for neste dag blir daglig overført til papirkurven, deretter legges mappen bak den siste av de daglige mappene (som om den ble overført til neste måned). Når du frigjør mappe 31 for inneværende måned, vil det være en mappe med navnet på den nye måneden bak, etterfulgt av mapper med dagene i den nye måneden. Likeledes overføres mappen med gjeldende måned når den har gått til neste år.

I en bestemt mappe må du lagre dokumenter som krever spesifikke handlinger (et skjema som må fylles ut, et brev som skal sendes).

For at systemet skal fungere, må det oppdateres daglig. Hvis du glemmer å oppdatere morgendagens mappe, kan du ikke stole på systemet. Viktig informasjon vil gå glipp av, som må håndteres på andre måter.

Hvis du reiser i flere dager, må du før avreise sjekke mappene for dagene du vil være fraværende.

Hvordan organisere det i praksis, med tanke på moderne planleggingssystemer:

1. I stedet for en minneverdig bok, bruk en arrangør med gjøremålslister for hver dag og skriv inn oppgaver for gjeldende dag i den. Møter og saker knyttet til tid bør registreres først og påminnelser bør settes slik at systemet varsler dem på forhånd.
2. Lag en fil med en oppgaveliste for en måned. Dette er en liste over hva du ønsker å få gjort i løpet av denne tiden. Du legger til saker i løpet av hele måneden. Revisjon av oppgaver bør skje en gang i uken. Når du planlegger de viktigste oppgavene dine, spre uke for uke slik at du forstår prioriteringene dine. Du vil utføre dem i utgangspunktet, ellers vil hele tiden gå til små og presserende saker.
3. Lag en fil med planer for året. Det bør gjennomgås en gang i måneden. Saker fra denne filen overføres til månedsplaner.
4. Lag planer for året basert på langsiktige mål for 3-5 år. Det er bedre å foreskrive disse tingene enten på slutten av året, eller i ferien, når hodet ikke er lastet med daglige oppgaver.

Disse fire punktene er det David Allen kaller det naturlige planleggingssystemet. Dette systemet lar deg bevege deg mot mål som er viktige for deg og ikke kaste bort tid på rutine.

Finnes det en plan som passer for alle som kan brukes til å planlegge ethvert prosjekt?

Sikkert. David Allen kaller det Natural Planning Model. Den består av flere trinn.

Trinn 1. Mål og bilde av det ideelle resultatet

Definer et mål eller ideelt sluttresultat, forestill deg at du har oppnådd det.

Beskriv det med alle kriteriene for suksess (penger, mennesker, anerkjennelse). Jo mer detaljert du beskriver sluttresultatet, desto sterkere vil motivasjonen være, spesielt i de øyeblikkene du trenger å utføre spesifikke handlinger, men det er ikke tid til dette.

Trinn 2. Prinsipper

Beskriv prinsippene du vil følge når du når målet ditt. For eksempel: "Jeg vil gi folk full handlefrihet hvis de … (holde seg innenfor budsjettet, fullføre prosjektet innen en bestemt tidsfrist)." Spør deg selv: «Hvilke handlinger kan forstyrre aktivitetene mine? Hvordan kan jeg forhindre dem?"

Prinsippene er klare og gir en pålitelig føring for styring av aktiviteter.

Trinn 3. Brainstorming

Brainstorm mens du noterer ned alle de forskjellige ideene som dukker opp.

Hovedprinsipper for idédugnad:

• ikke døm;
• ikke bestrid;
• ikke evaluer;
• ikke kritiser;
• tenk på kvantitet, ikke kvalitet;
• sidelinjeanalyse og organisering.

Trinn 4. Prosjektplan i form av en liste

Organiser brainstorming-resultatene dine i en gjøremålsliste. Begynn planleggingen på slutten og jobb deg tilbake. Dette vil gjøre det enkelt for deg å planlegge og identifisere det første steget mot målet ditt. Et eksempel på planlegging fra slutten:

Formål (ideelt resultat): Jeg kan snakke spansk og forstå folk.

Hvorfor er det sånn: Jeg ønsker å kommunisere uten deltakelse fra oversettere under forretningsforhandlinger med spanske partnere og fritt kommunisere med andre mens jeg er på ferie i Spania.

Trinn til målet:

• Ett skritt før jeg når målet: Jeg fant en spansk som morsmål og snakker med ham to ganger i uken.
• Ett skritt før: Jeg besto B1 språkkunnskapseksamen.
• Ett steg før: Jeg besto A1 ferdighetsprøven.
• Ett skritt før det: Jeg tok spansktimer åtte ganger i løpet av en måned og fullførte alle leksene mine.
• Ett skritt før det: Jeg meldte meg på et spanskkurs og betalte for en måned med studier.
• Et steg før: Jeg samlet informasjon om spanskkurs og laget en sammenligningstabell.
• Første steg: Jeg har planlagt et tidspunkt på kalenderen når jeg samler inn informasjon om spanskkursene.

Når et team jobber med én oppgave og trenger å organisere hele planen på ett sted, er det praktisk å bruke et Gantt-diagram. Den første kolonnen i den er etappene på veien mot målet, den andre kolonnen er de ansvarlige. Videre vil det være kolonner med en tidsperiode. Cellene vil inneholde statusen til et spesifikt stadium, for eksempel "Planlagt", "Pågår", "Fullført", "Utsatt".

GTD og det naturlige planleggingssystemet kan virke skremmende. Men når du tilpasser den for deg selv og begynner å bruke den regelmessig, vil du føle at alt er mye enklere enn det så ut ved første øyekast.