"0 innkommende" - et oversiktlig system for å opprettholde null innboks

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Ved å lese denne artikkelen vil du bli kongen av e-poster. Ærlig talt.

For mange er e-post fortsatt et ubestridt arbeidsverktøy og daglig lidelse. Noen har syv innkommende brev, og han vil raskt sortere dem nå. Noen har 46 innkommende, men han vil også rake dem på en dag, fordi han er vant til det. For hver person er det en viss terskel for antall innkommende e-poster per dag, som han kan takle uten å forsinke behandlingen neste dag og følgelig uten å lage blokkeringer i e-postboksen. Du kan kalle denne terskelen "naturlig".

Hvis det er flere e-poster enn en person kan behandle, må du endre tilnærmingen til e-postbehandling. Dette vil øke terskelen til den verdien som kreves i et bestemt tilfelle. Trenger du å administrere 100 e-poster om dagen? Dette betyr at du kan gjøre 100, bare bruk riktig metodikk når du jobber med post. Hvilken? La oss fortelle deg det nå.

Den eneste indikatoren på at en person kan håndtere post er null innkommende post ved slutten av arbeidsdagen. Nøkkelprinsippet for kompetent behandling av innkommende meldinger er å forstå hva slags brev som ligger foran deg. Først må du lære hvordan du tydelig klassifiserer bokstaver og vet hva du skal gjøre med hver type.

Alle innkommende e-poster kan deles inn i syv kategorier:

1. Du trenger ikke svare, du trenger ikke lese. Det er to måter for slike brev: arkivere eller slette. Hvis du mottar et nytt nyhetsbrev som du aldri har lest, så gjør deg selv en tjeneste - avmeld deg. Én handling i bytte mot å bli kvitt dusinvis av slike e-poster i fremtiden. Vil vi lære å takle strømmen av brev på en dag? Mindre flyt er lettere å håndtere. Ikke vær redd for å gå glipp av noe viktig. Virkelig nødvendig informasjon vil komme til deg på en annen måte og vil dukke opp foran deg minst én gang til.
2. Med vedlagte filer. Dette kan være varsler om behov for å betale for noe eller informasjon for nåværende eller fremtidig arbeid. Det er nyttig å lage egne mapper for slike brev, men uten fanatisme. For mange mapper? Forenkle. For å finne noe du trenger senere, trenger du ikke tusen mapper, men muligheten til å bruke mailerens søkefunksjoner.
3. Svar etter ønske. Svaret ser ut til å være valgfritt, men noen ganger er høflighet nyttig. Her handler du utelukkende i henhold til situasjonen.
4. Med en margin for å bli kjent. Interessant å lese, men ikke nødvendig. Prøv å kategorisere så mange e-poster som mulig i denne og den forrige kategorien. Dette er nøkkelen til effektiv posthåndtering.
5. Jeg må svare i dag. Alt er enkelt her: ta og svar enten nå, hvis noe haster veldig, eller på slutten av arbeidsdagen.
6. Jeg må svare, men ikke i dag. Det fine med e-post er at det ikke er en chat eller en telefon. Ingen forventer og bør ikke forvente et raskt svar på e-post, dersom dette ikke står i overskriften på brevet. Hvis en bestemt dag er oppgitt som svarfrist, eller du selv vet og forstår hvor lang tid du trenger for å svare, så legg slike brev i den aktuelle mappen. For eksempel «Svar på mandag», «Svar på tirsdag» og så videre. Lag deg nå en sjekkliste, som inneholder punktet "Om morgenen, behandle post utsatt for i dag." Det finnes også spesialiserte automatiseringsverktøy for slike formål: for Gmail og.
7. Uforståelig brev. Det er bokstaver som er vanskelige å kategorisere. Ikke plage deg selv med refleksjoner og bli enig med deg selv om å klassifisere slike brev i en av kategoriene oppført ovenfor.

Basert på denne klassifiseringen trenger vi mapper for kategori 2, 3, 4 og 6.

Regler for effektiv e-postbehandling

• Sett av 30 minutter på slutten av arbeidsdagen for å bringe innboksen til null. Dette er mer effektivt enn å prøve å svare umiddelbart på hver e-post. Folk multitasker ikke. Mindre distraksjoner og bytte, mer effektivitet.
• Hva skal jeg gjøre med e-poster som haster? Sett deg selv et intervall der du sjekker innboksen din i løpet av dagen. For eksempel en gang i timen. Sjekk innboksen din for viktige e-poster som haster, og hvis det ikke finnes noen, gå tilbake til jobb. Husk fordelen med post: det er ikke et middel for umiddelbar kommunikasjon. Det er mulig at problemet nevnt i en av de ikke-haste e-postene vil bli løst uten din deltakelse ved slutten av dagen, eller ved slutten av dagen vil du motta mer informasjon, som vil tillate deg å løse problemet raskere og mer effektivt.
• Når du ikke sjekker e-posten din, hold posten lukket. Skru av notifikasjoner. Spar deg selv den distraherende betraktningen av antall innkommende brev. Nå har du en annen jobb, og tiden for post er ennå ikke kommet. I øyeblikk av tvil om riktigheten av denne tilnærmingen, husk: du er ikke på et atomkraftverk, men selv om du var der, ville du uansett ikke ha blitt informert om overoppheting av reaktoren via e-post.
• Bruk trangen din til å fullføre arbeidsdagen i tide for å få fart på postbehandlingen. Derfor anbefales det å demontere innboksen til null på slutten av dagen. Du har 30 minutter på deg, og du vil bli ferdig med det raskt. I utgangspunktet viser det seg å være et slags spill, men du kan også målrettet gamifisere behandlingen av e-post.
• Vær kort og saklig.
• Vær positiv og vennlig. E-post kan bygge og ødelegge relasjoner. I stedet for å løse virkelig viktige saker, glir folk noen ganger inn i forsøk på å kalle motstanderen en idiot så delikat og skjult som mulig, og hele teksten er basert på dette. Det er ikke noe rart i å uttrykke din positive holdning til adressaten med en liten hyggelig frase i brevets brødtekst. Din vennlighet vil komme tilbake til deg, og korrespondansen din vil bli mye mer meningsfull og effektiv.
• Du må rake bokstaver i motsatt rekkefølge. Og bare det. Det virker som det er mer logisk å starte med eldre brev, men målet vårt er null innboks, noe som betyr at vi ved slutten av arbeidsdagen til og med kommer til det aller første brevet som mottas. Hvis du unner deg selv og begynner å legge igjen de siste brevene du mottok i dag til i morgen, slutter hele teknikken å virke. Hvorfor vil du i det hele tatt lære deg god e-post hvis du ikke følger en grunnleggende regel? Fortsett å jobbe som før og lid.
• Åpne kun brevene du trenger, send resten til arkivet eller for sletting. Vi overbruker abonnementer på unødvendige ting (et abonnement på Lifehacker er tvert imot veldig nødvendig) og som et resultat får vi mer informasjon enn vi kan lese. Hvordan skille bokstavene du vil ha? Det er en enkel, men veldig effektiv regel: åpne bare de brevene som er adressert til en bestemt person personlig til deg. Resten - i en av kategoriene beskrevet i begynnelsen av artikkelen i henhold til situasjonen.
• Lag maler. Ofte er svarene på e-poster ganske standard, det vil si at du skriver det samme. Har du lagt merke til at du skriver denne setningen ofte? Lag en mal for hurtig copy-paste eller lag den i selve posttjenesten.
• Hvis posten har blitt behandlet, og det fortsatt er tid, må du bruke den rasjonelt. Vi går til kategorien bokstaver nummer 3, 4 og 6 og setter ting i orden der.

Denne opplæringen, som er basert på riktig sortering, som du kan se, er et flott tillegg til de mer generelle e-posttipsene fra LinkedIn-sjef Jeff Weiner. Gå heller ikke glipp av Leo Babautas 10 e-posttips. Faktisk er det mange flere måter å få mest mulig ut av e-posten din. Prøv teknikkene som gjelder for deg, analyser resultatene, og ikke glem å legge igjen dine egne tips i kommentarfeltet for å forbedre effektiviteten ved å jobbe med e-post.