Hvordan automatisere arbeid med e-post og ikke lide av hundrevis av innkommende meldinger

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Disse verktøyene vil hjelpe deg med å tilpasse e-postklienten så praktisk som mulig.

Det er for mange bokstaver

Statistisk sett bruker den gjennomsnittlige kontorarbeideren rundt 47 000 e-posttimer i løpet av karrieren. Det kan virke som bare en irriterende sløsing med tid, men i virkeligheten er det mye mer.

Folk er svært stresset når de står overfor tilsynelatende overveldende oppgaver. Som for eksempel en overfylt postkasse.

Overbelastning av e-post gjør at du ofte føler at du har en oppgave for hånden, men det er ikke nok tid eller ressurser til å komme i gang. Bare det å se på massen av nye innkommende kan forårsake høyt blodtrykk, hjertefrekvens og kortisol (stresshormon) nivåer.

Hva skal man gjøre med det

Hvis du bruker e-post i Outlook, Yahoo, Thunderbird eller en annen tjeneste, er det mange ressurser for å automatisere e-postflyten. InboxZero, Mailstrom og Unified Inbox fungerer med de fleste e-postklienter.

InboxZero

Det er et gratis program for Android, iOS, macOS og Windows. Mobilklienter er kun tilgjengelig i en rekke europeiske land, men alle kan laste ned PC-versjonen. InboxZero hjelper deg med å administrere viktige e-poster og bli kvitt de som ikke betyr så mye. En av de mest fantastiske funksjonene til denne plattformen er "Hvilemodus", som lar deg automatisk sende kontaktene dine en e-post som indikerer når du er utilgjengelig og når de kan kontakte deg neste gang.

Mailstrom

Denne tjenesten lar deg analysere innholdet i postkassen og sortere meldinger etter hvilket som helst kriterium. På samme måte kan du umiddelbart svare på en gruppe brev forent av et felles emne, avsender, tid eller annen parameter. Brukere elsker denne plattformen for muligheten til å jobbe samtidig med dusinvis eller til og med hundrevis av e-poster.

Mailbird

Mange bruker mer enn én e-postkonto hver dag. Dette kan være jobb og personlig e-post, eller til og med to eller tre jobbkontoer. Det beste verktøyet for å administrere flere postbokser samtidig er Mailbird-tjenesten for Windows. Den lar deg se alle mottatte e-poster på ett sted.

Utvidelser og filtre for Gmail

Du kan bruke spesielle utvidelser og filtre som kan forbedre flytkontrollen av innkommende e-poster. Noen av de beste er SaneBox, Unroll. Me og BatchedInbox.

SaneBox

SaneBox er designet for å rangere e-postene dine i rekkefølge etter viktighet. Utvidelsen legger igjen meldingene du ønsker i hovedinnboksen din og sorterer alle sekundære innbokser i en egen mappe. Etter disse trinnene vil du motta en e-post som forklarer hva som ble omdirigert.

Unroll. Me

Til tross for skandalen om brukerdatalekkasje, er Unroll. Me fortsatt et ganske populært postboksadministrasjonssystem. Hovedfunksjonen ligger i konsolideringen av alle abonnementene dine til en daglig sammendrag. Denne grupperingen sparer tid og mister samtidig ikke noe av syne. Om nødvendig kan du melde deg av unødvendige utsendelser med ett klikk.

Pause i innboksen

Denne utvidelsen lar deg bestemme når du skal motta meldinger og når ikke. Når pause er aktivert, kan du sette opp kommunikasjon med en telefonsvarer slik at alle kontaktene dine er klar over aktiveringen av e-postmottaksplanen. Om nødvendig kan du konfigurere visningen av bokstaver på en tidsplan.

Filtre

Ikke glem Googles spamfiltre, som lar deg automatisere tildelingen av snarveier, arkivere brev, slette dem, videresende og andre handlinger. via rullegardinmenyen i søkefeltet i Gmail. Etter å ha klikket på den nedoverpekende pilen, må du spesifisere kriteriene, sjekke nøyaktigheten ved å søke, og deretter klikke på lenken for å lage et filter, som vises nederst til høyre i den samme rullegardinmenyen.

Hver av disse løsningene fungerer uavhengig av andre verktøy, slik at du på en intelligent måte kan rake, analysere og sortere buntene med innkommende brev. Maksimal effektivitet kan kun oppnås ved å kombinere flere av disse tjenestene.