20 effektive tidsstyringsteknikker

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Organiser livet ditt slik at du ikke kaster bort et minutt.

1. Regel 1-3-5

Arbeidstidene dine i løpet av dagen er begrenset, og 1-3-5-regelen lar deg bruke den mest fornuftig. Essensen er som følger: på en dag kan du bare gjøre en stor oppgave, tre mellomstore og fem små. Det er ni saker totalt, hverken flere eller mindre. Regelen vil bidra til å gradvis rydde opp ruinene, være i tide og ikke overarbeide.

2. Treregelen

For de som er ute av harmoni med tall eller ikke kan gjøre ni ting om dagen, kom Chris Bailey, forfatter av My Productive Year, opp med regelen om tre. Den sier at det å gjøre de tre viktigste tingene hver dag er nok til å være produktiv.

I stedet for å spre energien og oppmerksomheten din over et par dusin elementer på en sjekkliste, er det bare å velge de tre viktigste oppgavene for dagen og fokusere på dem. Velg tre til neste dag, og så videre. Dette vil holde deg fokusert. Den samme regelen kan brukes for å sette mål for uken, måneden eller året.

3. Metode 10 minutter

Har du en oppgave du ikke vil starte? Fortell deg selv: "Jeg vil bare gjøre dette i 10 minutter, og så skal jeg hvile meg." Mest sannsynlig vil du i løpet av denne tiden bli trukket inn i jobb og vil ikke lenger kunne stoppe.

4. Pomodoro

Dette systemet ble oppfunnet av Francesco Cirillo for å gjøre det lettere for seg selv å forberede seg til eksamen. Det hjelper å fokusere mennesker som lett blir distrahert. Det er også en god måte å kontrollere hvor mye tid du bruker på en bestemt jobb.

Slik fungerer Pomodoro: du tar en timer og setter den på 25 minutter. Etter det, fokuser på arbeidet ditt. Når de 25 minuttene er ute, hviler du i 5 minutter og gjør så alt på nytt. Etter fire sykluser vil du ha en stor pause i en halvtime.

5. Metode 90/30

90/30-metoden brukes av forfatter og blogger Tony Schwartz, Buffer-medgründer Leo Widrich, litteraturkritiker Benjamin Che Kai Wai og gründer Thomas Oppong.

Dens essens er som følger: du jobber hardt i 90 minutter, hviler deretter i en halv time, og gjentar deretter syklusen. I dette tilfellet bruker du de første 90 minuttene til den viktigste oppgaven du må gjøre i løpet av dagen, og de neste segmentene bruker du til mindre viktige ting.

I følge forskning utført av The Enchanted World of Sleep av Yale-spesialist Peretz Lafee, er 90 minutter den optimale tiden for en person å effektivt fokusere på én oppgave. Og en halv time er nok for fullstendig hvile, noe som bekreftes av forskningen til Sleep and Wakefulness av nevrofysiolog Nathan Kleitman.

6. Metode 52/17

Dette er en privat versjon av den forrige metoden. Det er ikke annerledes bortsett fra i antall: du jobber 52 minutter, og hviler deretter i 17 minutter. I følge eksperimentet The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, utført av The Muse arbeidsformidling ved hjelp av DeskTime-appen, hjelper disse tidsperiodene deg med å holde deg produktiv og unngå overarbeid. Bruk derfor 52/17-metoden hvis du føler at du ikke orker å jobbe 90 minutter i strekk.

7. Å spise frosker

Metoden ble oppfunnet av Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs motiverende foredragsholder og selvhjelpsforfatter Brian Tracy. Han kaller «frosker» for ubehagelige og vanskelige oppgaver som du må gjennomføre, til tross for din motvilje. Gjør én ting rett fra starten av dagen - spis frosken. Og da blir det lettere for deg: du vil kaste denne steinen fra sjelen din og sikre deg et godt humør hele dagen.

8. Tidsblokker

En ubehagelig ting med gjøremålslister er at de ikke gir deg en ide om hvor lang tid en oppgave tar. "Kjøp brød" og "Fullfør rapport" opptar én linje i listen, men disse oppgavene er uforlignelige i kompleksitet og viktighet.

En kalender er mye bedre enn en gjøremålsliste: den lar deg visuelt kontrollere tiden. Du ser en stor blokk og innser at oppgaven ikke er lett. Prøv derfor teknikken med "tidsblokker": legg dem på kalenderen og tildel tid for hver i henhold til oppgavens kompleksitet. Og mens du gjør denne eller den oppgaven, ikke bli distrahert av andre.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) er et produktivitetssystem oppfunnet av forretningstrener David Allen. Hovedprinsippene er som følger:

1. Skriv ned alle dine gjerninger og ideer på ett sted, den såkalte innboksen.
2. Sorter innholdet i innboksen med jevne mellomrom ved å prioritere og tidsbestemme oppgaver. Plasser notater i mapper i henhold til innholdet deres - "Arbeid", "Hjem", "Shopping" og så videre.
3. Gjennomfør revisjoner - kast unødvendige notater, kryss ut ferdige saker, flytt materialer som har mistet sin relevans til arkivet.
4. Når alt er planlagt, fortsett med utførelse. Oppgaver som kan gjennomføres på et par minutter, løses umiddelbart. Andre kan delegeres eller plasseres i en kalender.

Du kan finne ut alle detaljene ved GTD i vår guide.

10. ZTD

Leo Babauta, forfatter av produktivitetsbloggen Zenhabits, mener David Allens GTD-system er veldig komplekst og krever for mye innsats. Han tilbyr sitt Zen to Done-system. For å følge den må du utvikle 10 enkle vaner.

1. Samle all informasjon i innboksen.
2. Behandle alle poster uten å la dem ligge på bakbrenneren.
3. Planlegg hovedmålene dine for hver dag og de største målene dine for uken.
4. Fokuser på bare én ting om gangen, uten å spre oppmerksomheten din.
5. Lag enkle, korte gjøremålslister.
6. Organiser notatene dine i kategorier basert på innholdet deres, akkurat som i den originale GTDen.
7. Gjennomgå notatene dine regelmessig og bli kvitt unødvendige ting.
8. Forenkle. Reduser listen over oppgaver og mål, skriv kort og tydelig.
9. For å stille inn på jobb, opprettholde en viss daglig rutine til enhver tid.
10. Gjør det du virkelig vil gjøre.

11. Kanban

Japansk produktivitetsmetode som hjelper deg å holde styr på hva du gjør, hva du allerede har gjort og hva som må gjøres i fremtiden. Kanban visualiserer arbeidsflyten visuelt.

Du tar en klistremerketavle (eller melder deg på en gjøremålsansvarlig som Trello) og tegner tre kolonner på den: To do, Doing, Done. Skriv deretter sakene dine på klistrelapper og plasser dem i den aktuelle kolonnen avhengig av hva du gjør og hva du allerede har gjort.

12. To-minutters regelen

Denne regelen er en integrert del av GTD, men den kan brukes selv om du ikke er fan av Allens teknikk. Hvis oppgaven tar mindre enn to minutter, gjør den umiddelbart. Så du avlaster hjernen din, fordi du ikke trenger å huske på denne saken lenger.

13. Null innboks

Zero Inbox ble oppfunnet av forfatter og ytelsesekspert Merlin Mann, og det fungerer bra med GTD. Mann brukte det på e-poster, men du kan håndtere saker, dokumenter, notater og annen informasjon på samme måte. Som navnet antyder, er målet med denne teknikken å holde innboksen din tom.

I det originale GTD-systemet, fortsatte innboksen å hope seg opp en haug med oppføringer. Du må ta deg tid til å sortere dem, og det er lett å overse noe viktig i en fullpakket innboks. Mann anbefaler å demontere innhold så snart det kommer. Du åpner en innboks og bestemmer hva du skal gjøre med hvert element: slette, delegere, svare, utsette eller fullføre. Ikke lukk den før du har utført en av de angitte handlingene med alle elementene.

I tillegg vil automatiske filtre i post, smartmapper og programmer for sortering av dokumenter hjelpe deg å spare tid.

14. Fersk eller stekt

Fresh or Fried oversettes til "Fresh or Fried." Denne filosofien ble skapt av Dominate Your Day With the "Fresh or Fried" prioriteringssystemet av bloggeren Stephanie Lee. Ifølge henne, når du våkner om morgenen, er hjernen din «frisk», men etter hvert som dagen skrider frem «friser den». Dette betyr at du må bestemme tidspunktet for produktivitetstoppen din og ha tid til å gjøre alle de viktigste tingene på en dag i denne perioden. Slik fungerer det.

1. På slutten av dagen, når du allerede er sliten, bruk 15 minutter på å lage en oppgaveliste for morgendagen.
2. Flytt de viktigste oppgavene til begynnelsen av dagen, til Fresh-delen. Ting du ikke liker blir sendt dit – selve «froskene». De må gjøres mens du fortsatt har styrke.
3. Mindre presserende, mindre vanskelige og hyggeligere ting går til Fried-delen - det vil si på ettermiddagen, avhengig av timeplanen din. De vil belaste hjernen din mindre.
4. Følg listen neste morgen. Så komponer en ny på kvelden.

Stephanie anbefaler FoF til folk som hver kveld finner ut at de er helt utslitte, men ikke hadde tid, selv om de jobbet hele dagen.

15. Isfjell-metoden

Ramita Sethi, forfatter av I Will Teach You to Be Rich, bruker denne metoden for å lagre informasjon til senere. Det fungerer slik: du lagrer alle e-poster, notater, artikler, lister på ett sted – for eksempel i en notattjeneste som Evernote eller Notion, eller som dokumenter. Deretter distribuerer du dette materialet ved hjelp av tagger, mapper og kategorier – som du vil.

Gå gjennom denne informasjonen hver 4.-6. uke og vurder om den kan brukes i praksis. Hvis noe er ubrukelig, kast det eller arkiver det. Dette lar deg lage din egen kunnskapsbase.

16. Autofokus

Autofokus ble oppfunnet av Autofocus Time Management System av ytelsesekspert Mark Forster. Dette planleggingssystemet passer for kreative mennesker som har vanskelig for å følge GTD.

Skriv alle aktivitetene dine i en notatbok uten rekkefølge. Gå deretter gjennom listen, velg de som må gjøres så snart som mulig, og sorter dem ut. Når de presserende oppgavene er løst, fortsett med de du liker best nå. Hvis du ikke har fullført noe – flytt det til slutten av listen, du kommer tilbake til dette senere. Og gjenta disse trinnene dag etter dag.

17. Eisenhower Matrix

Dette opplegget ble laget av den amerikanske presidenten Dwight D. Eisenhower. Matrisen har fire seksjoner for oppgaver: Ikke-haster og ikke viktig, Haster, men ikke viktig, Viktig og ikke-haster, og Haster og viktig. Del oppgavene inn i seksjoner og du kan finne ut hva du bruker mest tid på og hvilke oppgaver som bør vies mer oppmerksomhet.

18. 4D-metoden

4D ble oppfunnet av Edward Ray, en motiverende forfatter og konsulent. Metoden er ment å hjelpe folk som blir forferdet ved synet av oppgavelisten deres og ikke vet hvordan de skal nærme seg alle de akkumulerte gjenstandene.

Ray argumenterer for at du bare trenger å huske fire ord for bokstaven D, og da vil du ikke miste motet foran fjell av arbeid. Her er de:

• Gjør - Hvis du har blitt tildelt en oppgave, er det best å gjøre det nå og krysse det av listen.
• Delegater - når du ikke kan eller har tid til å utføre noe, men du har en relativt ledig assistent, overfør oppgaven til ham.
• Slett - Noen ting er ikke så viktige. Kast dem ved å permanent fjerne dem fra gjøremålslisten. Hvis de prøver å pålegge deg unødvendig ansvar, lær deg å si "nei" høflig.
• Forsinkelse - Når en oppgave er for stor eller ikke krever umiddelbar utførelse, kan den utsettes. Men du må absolutt sette klare tidsfrister for henne, ellers forblir hun dødvekt.

Velg en oppgave, gjør én 4D-handling med den, og fortsett deretter til neste.

19. Timing

Vanligvis holder folk som prøver å være produktive oversikt over tiden de bruker på viktige ting, og glemmer helt å vurdere periodene de driver med tull. Dette problemet løses av "Timing"-teknikken, som ble oppfunnet av eksperten innen tidsstyring Gleb Arkhangelsky. Det lar deg forstå hvor tiden din blir brukt, lærer deg å være mer oppmerksom på det du gjør, og mindre distraksjon.

Ta en notatbok og skriv ned alle handlingene dine og hvor mye du gjorde dem, med en nøyaktighet på 5-10 minutter. Registrer arbeidsøyeblikk, forhandlinger, møter og til og med tid brukt på YouTube og i spill. Bruk et par uker på dette. Bla så gjennom notatboken, gjenkjenne "kronofagene" dine ved synet og trekke konklusjoner. Kanskje du trenger å se mindre morsomme videoer, eller bruke mindre tid på å drikke kaffe, eller at fienden er telefonsamtaler.

20. Tim Ferriss-metoden

Timothy Ferriss er en produktivitetsguru som kom opp med sin egen to-regler metode for å organisere arbeidet. Den første er 80/20-regelen, eller Pareto-prinsippet, som sier at 80 % av arbeidet vårt kan gjøres på 20 % av tiden. De resterende 20 % vil ta 80 % av tiden. Den andre er Parkinsons lov: arbeid fyller hele tiden som er tildelt det.

Implikasjonen av dette, sier Ferriss, er at du ikke trenger å jobbe hardere for å gjøre alt – du må fokusere bedre. La deg jobbe med full dedikasjon bare 20 % av arbeidstiden, men du kan gjøre om alle de virkelig viktige tingene. Og de resterende 80 % kan vies til enkel rutine, slik at du kan fokusere på prioriterte oppgaver og unngå overarbeid.