Hvordan planlegge møter for å gjøre dem effektive

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Ikke kast bort tiden din.

Du liker kanskje ikke møter, men du må likevel holde dem. Dette er en viktig del av arbeidsflyten i enhver bedrift. En måte å gjøre avtaler mer nyttige og raskere på er å planlegge dem nøye. Boken av Olga Demyanova, doktor i økonomi, "Raske og effektive møter. Fra forberedelse til å oppnå ønsket resultat."

Med tillatelse fra forlaget "Alpina PRO" publiserer Lifehacker et utdrag fra andre kapittel.

Møtene i seg selv er ikke et problem. De er til og med nødvendige og er en ledelsesmessig egenskap av makt. Du må kvitte deg med langvarige ubrukelige og ineffektive samlinger.

De vanligste møtetypene:

• ukentlig;
• strategisk;
• arbeidere;
• rapportering;
• planleggingsmøter;
• idédugnad;
• forretningssamtaler og møter;
• orienteringer.

Alle disse typene kan grupperes i fire hovedgrupper:

1. etter varighet: rask (opptil 30 minutter) og langvarig (mer enn en time);
2. etter antall deltakere: opptil 10 personer eller mer;
3. etter formål: arbeid, politisk og informasjonsmessig;
4. etter tid: planlagt og uplanlagt.

Møteplanlegging Nødvendige attributter

Hva du skal planlegge for:

• mål;
• dagsorden;
• liste over inviterte;
• rute;
• informasjonsmateriell;
• ansvarlig for å holde protokollen;
• frist for taler.

Først og fremst må lederen vurdere målene for møtet. Dette er utgangspunktet for agenda og deltakerliste, tidspunkt og reglement.

Hovedmålene for møtene:

1. Ny informasjon - til informasjonsmøtet:

• viktige nyheter og endringer i politikken;
• diskusjon av planer og strategier;
• kortsiktige prognoser;
• presentasjon av nye produkter og tilnærminger;
• diskusjon av budsjettet;
• personalproblemer.

2. Overvåke hendelser og ta operative beslutninger - for vanlige møter:

• hovedrisikoer og vanskeligheter;
• parametere for å vurdere fremgang;
• vurdering av nøkkelprosesser og nødvendige endringer;
• diskusjon om hva som skjer: hva som går bra, hva som trenger forbedring;
• nøkkelleksjoner og resultater av handlinger;
• koordinering av innsats;
• kommunikasjon.

3. Motivasjon - kreative møter, utvikling av nye tilnærminger og teambygging:

• motivasjon for handling;
• kollektiv beslutningstaking;
• hedre individuell og kollektiv suksess.

Dermed påvirker formålet typen møte og modellen for å organisere det. For eksempel varierer orienteringsøktene i antall deltakere og hvor lang tid det tar. Vanlige er av planmessig karakter, de er raskere i tid og med et begrenset antall deltakere. Kreative møter krever spesiell forberedelse: organisering av møbler (vanligvis separate bord), te, kaffe og uformelle omgivelser; krever ikke overholdelse av kleskoden.

Eisenhower-matrise for rangering av møtespørsmål

Det må huskes at et møte er en plattform hvor viktige beslutninger tas og problemer overvinnes. Eisenhower Matrix er feltet der alle problemer og spørsmål samles. De er rangert etter viktighet og haster.

	Haster	Ikke stress
Viktig	EN	B
Spiller ingen rolle	C	D

Rute A: viktige og presserende saker

Ruten med viktige og presserende saker skal være tom eller liten. Dette vil indikere at du overholder forfallsdatoen. Hvis det er mange slike tilfeller, er dette et tegn på uorganisering. Eksempler på tilfeller som kan kvadreres:

• saker som er direkte relatert til dine funksjonelle oppgaver og påvirker ytelsen din;
• tilfeller der feilen kan skape problemer;
• forhold knyttet til helse og psykologisk klima i teamet;
• saker som påvirker sikkerheten til laget;
• saker, hvis resultater må koordineres eller presenteres for din ledelse.

Rute B: viktige, men ikke presserende saker

Når oppdrag eller saker ikke haster og det ikke er spesifikt når de skal avsluttes, tildeler bobestyrer selv tidspunktet. Denne firkanten inkluderer alle tingene som er relatert til funksjonaliteten din i bedriften, tingene du gjør med jevne mellomrom, og som regel er implementeringen knyttet til den generelle tidsplanen i bedriften (for eksempel utarbeidelse av endelig rapportering). Forskningsoppdrag som krever en viss tid kan også tilskrives slike saker, men størrelsen på arbeidskostnadene er uklart frem til ferdigstillelsesøyeblikket. Oppgavene til den første og andre ruten bør overvåkes konstant, og derfor er det tilrådelig å inkludere dem i møtenes agenda.

Kvadrat C: haster, men uviktig sak

Dette er distraksjoner. Ofte forstyrrer de rett og slett fokus på viktige oppgaver og reduserer effektiviteten. Husk alltid målene dine og lær å skille mellom det viktige og det sekundære.

Det er verdt å gå inn på dette torget:

• møter eller forhandlinger pålagt av noen fra siden;
• diskusjon av problemer som underordnede kan løse;
• diskusjon av ikke-forretningsmessige spørsmål;
• diskusjon av abstrakte emner.

Rute D: ikke-haster og uviktige saker

Saker i denne kategorien promoterer deg ikke i prosjekter, men de distraherer deg fra å jobbe med dem.

• ikke gi noen fordel i det hele tatt;
• det er nyttig å ikke håndtere dem i det hele tatt;
• Tidsetere.

For hvert mål stiller lederen følgende spørsmål:

• Hvem har informasjonen og kunnskapen om problemstillingen som vurderes?
• Hvem sine interesser berører denne saken?
• Hvem avhenger avgjørelsen?
• Hvem trenger å vite informasjonen som skal diskuteres?
• Hvem skal gjennomføre vedtakene som er tatt?

Du kan bruke 99/50/1-metoden når du planlegger prosjektmøter.

Lederen organiserer møter på tre viktige punkter i prosjektet:

• i starten - å fordype alle deltakerne i tempoet i prosjektet og for teambygging av gruppen;
• på et mellomstadium - for å diskutere resultatene av arbeidet som er utført og ytterligere justeringer, om nødvendig;
• ved målstreken, når 1 % av det totale volumet gjenstår å realisere - for foreløpig oppsummering.

Denne timingen vil hjelpe deg å utnytte tiden din bedre på møter.

Dagsorden

Agenda er en plan over oppgaver som skal løses på møtet. Det er nødvendig å tydelig definere tidspunktet for hver tale, tildele en egen tid for diskusjon og tilbakemelding fra alle deltakere.

Når du planlegger tidspunktet for møtet ditt, er det viktig å vurdere følgende:

• viktigheten av punktet på dagsordenen;
• tidsbegrensningen for hver forestilling;
• pauser om nødvendig;
• 20 % av tiden for ytterligere viktig informasjon.

Saksliste sendes til alle møtedeltakere.

Agenda med fastsettelse av tid og spesifikasjoner av taler

1. Resultater av arbeid med inngåelse av kontrakter. I. Ivanovs rapport (15 minutter).
2. Problemer med transport av forsyninger. I. Petrovs rapport (15 minutter).
3. Resultater og planer for prosjektarbeid. T. Sidorovs rapport (20 minutter).

Starter kl 11:00.

Slutt kl 12:15.

Du må trene deg selv for å ha raske og effektive møter!

Dine tidsretningslinjer:

Viktig og presserende	12 minutter
Viktig og ikke-haster	24-36 minutter Haster og viktig: 12 minutter – Pareto-prinsippet fungerer her: 20 % av tiden skaper 80 % av resultatet, med et gjennomsnittlig møte på én time (60 minutter), den mest produktive tiden er 12 minutter (20 % av 60 minutter). Viktig og ikke-haster: vanligvis planlagt. Den effektive tiden for slike møter er 24–36 minutter. 60/40-metoden fungerer her, i henhold til at når man utarbeider en plan for dagen, skal 40 % av tiden stå ledig, 60 % bør bevilges til planlagt arbeid, inkludert 20 % for "uforutsigbar" og 20 % for de som oppstår spontant eller blir medfølgende. Med en gjennomsnittlig møtetid på én time (60 minutter) er tiden for planlagte viktige, men ikke-hastesaker 24–36 minutter (40–60 % av 60 minutter).
Uviktig og haster	Delegering og kontroll via telefon og andre kommunikasjonsmidler, ikke mer enn tre minutter for kontroll.
Uviktig og ikke-haster	Delegering og kontroll fra ledelsen, ikke mer enn ett minutt per delegasjon.

Liste over inviterte

Det optimale antallet deltakere i hurtigmøter er 5-7 personer. 8 til 12 personer er akseptabelt dersom møtelederen har tilretteleggerkompetanse.

For å generere ideer, sette mål og fly, er den ideelle sammensetningen ikke mer enn 15 personer.

Det er en uuttalt regel hos Google - maksimalt antall deltakere er ikke mer enn 10.

Amazon har en to-pizza-regel: det skal være så mange mennesker i et møte som du kan mate to pizzaer.

Det er en regel 8-18-1800:

• ikke mer enn 8 personer - løse arbeidsproblemer;
• ikke mer enn 18 - brainstorming, kollektiv problemløsning;
• opptil 1800 personer - informasjon og mulighet til å kommunisere.

En studie utført av Bain and Company sier at i beslutningstakingsgrupper gir det å legge til mer enn syv av hver deltaker omtrent 10 % mindre effektivitet.

De direkte ansvarlige plikter å delta i møtene.

Apple viser navnet på den ansvarlige ved siden av hvert møtepunkt. Dermed har hver ansatt et klart ansvarsområde innenfor rammen av det tildelte oppdraget.

Hvis du ofte organiserer møter, vil denne boken definitivt komme godt med: Olga Demyanova tilbyr 16 metoder og fire verktøy å studere som vil bidra til å øke effektiviteten til alle deltakere i slike møter.