Hvordan gruppere oppgaver riktig for å holde tritt med alt

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Øk produktiviteten ved å rydde opp i oppgavelisten.

Alle har visst lenge at multitasking ikke er så bra: det hindrer oss i å effektivt fokusere på én ting.

Saken er at det å bytte fra en oppgave til en annen tar mye tid – dette bekreftes av studier av Multitasking: Byttekostnader. Folk jobber mest effektivt når de går inn i en flytende tilstand: fullt fokusert på én aktivitet, uten å bli distrahert av noe annet.

Dessverre er det ikke alltid det er mulig å fange strømmen, fordi vi hele tiden oversvømmes av en haug med forskjellige ting som krever vår oppmerksomhet. Det er imidlertid ett triks som lar deg minimere sløsing med tid og energi ved å bytte mellom ulike aktiviteter. Det kalles oppgavebatching.

Essensen av denne teknikken er som følger: du kombinerer oppgaver av samme type til såkalte pakker, og utfører dem deretter i bulk. Det er enkelt.

Hvorfor er det nyttig å gruppere oppgaver

Det er lettest å gjøre ting i tilfeldig rekkefølge: du slipper å bry deg med planlegging, prioritering og andre kjedelige ting. Du husket noe - og du gjorde det. Og så gikk vi videre til neste oppgave.

Denne tilnærmingen er imidlertid ikke særlig nyttig for din evne til å fokusere. I følge studien The True Cost Of Multi-Tasking, publisert i Psychology Today, mister en person opptil 40 % av produktiviteten når han bytter mellom ikke-relaterte oppgaver.

Med andre ord, hvis du først skriver en rapport, deretter begynner å svare på e-poster, så sorterer du ut papirdokumenter, og så går du tilbake til rapporten igjen, så kaster du hver gang bort tid på å konsentrere deg om en ny oppgave som ikke er som den forrige. Tom DeMarco, forfatter av The Human Factors: Successful Projects and Teams, hevder at dette "girskiftet" kan ta opptil 15 minutter eller mer.

Gruppegrupperingsoppgaver gjør det enkelt å flytte fra en aktivitet til en annen. Jo mer like oppgavene dine er, desto lettere er det, etter å ha fullført en, å ta på seg den neste.

Hvordan bruke batchbehandling

1. Lag en gjøremålsliste

Skriv først ned hva du har tenkt å gjøre i en enkel liste, linje for linje. Du kan gjøre det på papir eller bruke en rekke oppgavebehandlingsapper. Det viktigste er å fikse alt. Det er ideelt å sette av litt planleggingstid hver dag (eller minst en gang i uken).

2. Del oppgaver inn i kategorier

Nå som listen er klar, del inn alle elementene i kategorier. De kan være forskjellige – velg hva du vil. Det viktigste er at det er praktisk og visuelt.

Samle for eksempel oppgaver som «Svar på e-poster» eller «Ring kollegaer» i «Forhandlinger»-delen, og «Skriv en artikkel» og «Gjør endringer» i «Tekst»-delen. Lag separate kategorier for husarbeid, arbeidsoppgaver, shopping og mer. Det vil være lettere å navigere i en slik ordnet liste.

Et annet alternativ er å samle oppgaver i pakker i henhold til stedet hvor de skal utføres. Koble for eksempel alle kjøp til lokasjonen "Supermarked", og arbeidsoppgaver til lokasjonen "Kontor" og så videre. På denne måten, hvis du befinner deg i nærheten av en butikk, kan du se på oppgavelisten din og umiddelbart se alle kjøpene du trenger.

3. Blokker tiden

Batchbehandling av oppgaver fungerer utmerket sammen med den såkalte tidsblokkeringsteknikken. Når du har brutt ned listen i kategorier, tildeler du en bestemt tid på dagen for hver kategori. Og legg til den tilsvarende blokken i kalenderen din. I løpet av en tidsperiode, gjør bare ting fra én kategori og ignorer de andre.

Et annet alternativ er å knytte den populære Pomodoro-teknikken til oppgavedeling. I 25 minutter er du engasjert i uavbrutt oppgaver fra én pakke. Hvil deretter i 5 minutter. Gjenta deretter syklusen med en annen gruppe tilfeller.

4. Vurder din høyeste produktivitet

Bestem hvilken tid på dagen du er mest produktiv. De fleste har denne morgenen, men det er også natteravner som har lettere for å fokusere i mørket. Finn produktivitetstoppen din og prøv å fullføre oppgaver fra kategoriene med høyest prioritet.

5. Eliminer distraksjoner

Når du begynner å utføre den neste gruppen med oppgaver, sørg for at du ikke blir forstyrret av et utilsiktet varsel eller en telefonsamtale. Du kan sette av en spesiell tid til å sjekke smarttelefonen. Mens du takler oppgaver fra én kategori, ikke tenk på resten.

Hvilke oppgaver kan grupperes

Faktisk, generelt, noen. Scott Young, skribent, programmerer, gründer og stor fan av batchbehandling, gir noen eksempler:

• E-post. Tim Ferris, forfatter av How to Work 4 Hours a Week, får noen ganger 300 e-poster i timen. Og til tross for et slikt volum, svarer han dem bare én gang om dagen, og setter spesielt av tid til dette.
• Lesning. Å lese noe i mellom er nesten ubrukelig, siden du uansett ikke vil huske så mye. Bestem selv når det er mer praktisk for deg å ta informasjonen med omtanke, og bestill denne gangen for lesing.
• Telefonsamtaler. Skriv ned navnene på personene du må ringe og telefonnumrene deres i én liste. Ring deretter alle kandidatene på listen samtidig. For det første vil du ikke bli distrahert av telefonsamtaler igjen. For det andre vil du kunne velge tidspunktet på dagen når folk er minst opptatt og vil kunne snakke med deg.
• Rekreasjon og underholdning. Overfør all underholdning - filmer, dataspill, turer - til slutten av dagen. Dette vil motivere deg til å fullføre jobben så snart som mulig, og det vil være lettere for deg å slappe av vel vitende om at alt for i dag allerede er gjort om.
• Shoppingturer. Før du drar hjemmefra, samle alle oppgavene, kjøpene og ærendene i en haug og fullfør dem på én gang. For eksempel kan du besøke et supermarked, postkontor og renseri samtidig. Spar ikke bare tid, men også bensin.
• Korrespondanse i sosiale nettverk. Bruk en time på kvelden til å chatte på nettet. Og resten av tiden, hold varsler for sosiale medier-klienter deaktivert.
• Lage mat. Sjansen er stor for at du hele tiden ikke har nok tid til å lage mat hver dag. Heldigvis har sivilisasjonen presentert oss en slik enhet som en mikrobølgeovn. Sett av 1–2 dager til å lage mat til neste uke, og så er det bare å varme den opp igjen.
• Reparere. Kom endelig sammen og gjør alle de små oppgavene rundt huset som har ventet i kulissene så lenge. Bytt ut de utbrente lyspærene, fikser dørhåndtaket og den dryppende kranen.
• Refleksjoner. Tenker du hele tiden, prøver å planlegge noe, løser noen problemer, men ingenting fungerer for deg? Scott Young råder til og med noe slikt som å tenke å gjøre på et strengt definert tidspunkt. Ta for vane å planlegge 2-3 timer hver uke hva du skal gjøre videre og hvilke mål du ønsker å oppnå.

Ja, og for den saks skyld er batchoppgaver også en oppgave. Sett derfor av en spesiell tid, gjerne på kvelden, til å distribuere varene på listen din til i morgen.