Hvordan prioritere når du hele tiden er overveldet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Vi definerer det viktigste i livet og lærer å sette det først.

Når du drukner i et hav av oppgaver og forpliktelser, kan det være vanskelig å bestemme seg for hva du skal gjøre først. I en slik situasjon er det viktig å akseptere at det rett og slett er fysisk umulig å fullføre alt, og å fremheve det viktigste. Ellers vil stress og skyldfølelse hjemsøke deg.

Hva bør prioriteres

Alle vil ha sine egne spesifikke oppgaver, men det er flere områder i livet som vi alle bør være mer oppmerksomme på. Det er de som hjelper deg å komme nærmere dine langsiktige mål og gjøre livet verdt. Likevel ignorerer mange dem i måneder eller til og med år. Prøv å flytte dem til toppen av oppgavelisten din.

1. Helse

En sunn livsstil faller oftere i bakgrunnen. Vi gir opp å gå i parken og trene for å få ting gjort, eller så velger vi hurtigmat så vi ikke kaster bort tiden på å lage mat.

Resultatene av slike beslutninger akkumuleres og begynner å påvirke alle områder av livet. Hurtigmat gir ikke nok energi til å fungere bra. Stresset og irritabiliteten som kommer av å ikke ta vare på oss selv kan få oss til å føle at vi er hos våre kjære. Som et resultat lider ikke bare fysisk velvære, men også mentalt velvære, den emosjonelle tilstanden forverres. Så minn deg selv: helse er grunnlaget for alt.

2. Sov

Forbered deg til eksamen, skriv ferdig rapport, vær oppe sent og se en serie – vi velger alt annet enn å sove. Det ser ut til at ved å redusere det, vil vi få noen ekstra timer til våre saker. Men prisen er veldig høy.

Du har sannsynligvis opplevd effekten av mangel på søvn: tretthet, irritabilitet, manglende evne til å konsentrere seg og gjøre noe produktivt. Men studier viser at den konstante mangelen på hvile fører til mye mer alvorlige problemer, fra sykdommer i det kardiovaskulære systemet til forringelse av hjernen. Ikke forsøm søvn.

3. Forhold til kjære

I stressøyeblikk starter vi ofte relasjoner med kjære, og tror at de ikke vil gå noe sted, og vi vil bare gå tilbake til kommunikasjon når vi har mer tid. Og så går vi glipp av en barnekonsert på grunn av et arbeidsmøte, eller vi glemmer å ønske en venn gratulerer med dagen fordi tankene er opptatt med forretninger. Slike små ting samler seg og ødelegger forhold, og det er vanskelig å gjenopprette dem senere.

Ta deg tid til å styrke familie og vennskap slik at du ikke trenger å angre på det du gikk glipp av. Her er noen tips for å hjelpe deg med dette:

• Ta det første skrittet. Ikke vent på at andre foreslår noe. Vær den som holder kontakten og inviterer familie og venner et sted.
• Bestem selv hva du ikke vil gå glipp av for noe i verden. På et tidspunkt vil du uunngåelig måtte ta et valg til fordel for arbeid eller annet ansvar. Men det må være situasjoner som ikke kan neglisjeres, for eksempel en bryllupsdag eller å hjelpe en venn i et vanskelig øyeblikk for ham.
• Hold kontakten. Vi er alle opptatt, men dette er ingen grunn til å miste kontakten. Ring, skriv, gratuler dine kjære med seirene, uttrykk sympati ved feil, takk og ta kontakt akkurat som det.

4. Produktivt arbeid

Å jobbe hardt og være produktiv er ikke nødvendigvis det samme. Du kan jobbe fra morgen til kveld, men får minimalt med resultater. Derfor er det viktig å handle ikke bare flittig, men klokt: å jobbe i dybden, å konsentrere seg om oppgaver som er med på å vokse, også faglig. Se etter og prioriter muligheter som lar deg lære nye ting og gjøre ting som inspirerer deg.

Hva skal utelukkes fra prioriteringer

For å rykke opp noe på gjøremålslisten, må du gi opp noe annet. Her er noen aktiviteter du kan ta for å frigjøre tid og energi.

1. Sosiale medier og innholdsabsorpsjon

Å sjekke ut hva som er nytt på Instagram eller Twitter bør ikke være din prioritet. Her er hva Digital Minimalism-forfatteren Cal Newport anbefaler: "Fokuser på en håndfull nøye utvalgte nettaktiviteter som støtter verdiene dine, og hopp over resten."

For å lette denne prosessen:

• Følg med på hvor tiden din går. Det finnes spesielle tjenester for dette. Når du ser hvor mye du kaster bort, er det lettere å omdirigere den tiden til noe annet.
• Gjør det vanskeligere for deg selv å få tilgang. Fjern apper for sosiale medier for å unngå kjedsomhet.

2. Oppgaver av lav verdi

Det er alltid ting som tar mye tid, men som ikke beveger oss fremover:

• sjekke post og svare på brev;
• lese de akkumulerte meldingene i jobbchatter;
• gjøre repeterende administrative oppgaver;
• oppfylle noens presserende forespørsel.

En slik omsetning distraherer bare fra det viktigste. Minn deg selv på at du ikke vil oppnå store mål hvis du bare gjør så små ting hele tiden.

3. Negativ holdning

Vi dveler ofte ved ubehagelige hendelser og tilbakeslag, tviler på oss selv eller blir sinte på andre. Dette ødelegger ikke bare stemningen, men tar også opp tid som kan brukes på endringer i livet. Bruk følgende strategier for å unngå å bli sittende fast i negative tanker:

• Samle en samling komplimenter. Når noen har sagt noe bra, rost, takket, komplimentert deg, skriv det ned i en notatbok eller lagre et skjermbilde. Når du er i dårlig humør, vil du føle deg bedre ved å lese de hyggelige ordene på nytt.
• Se din interne dialog. Når du legger merke til negative tanker om deg selv, forestill deg at du sier noe sånt til en nær venn eller et barn. Mest sannsynlig vil du oppleve at du er for kritisk til deg selv.
• Vær snillere. Husk at folk kan ha skadet deg fordi de selv opplevde vanskeligheter. Men ikke glem å være snill mot deg selv. Hvis du føler at personen er giftig, forsvar grensene dine eller slutt å kommunisere.

Setter det viktige først

1. Kombiner alle oppgaver

Du har sikkert en liste over arbeidsoppgaver og personlige anliggender, og ulike ideer snurrer hele tiden i hodet ditt. Det er så vanskelig å vite hva man skal begynne med. Derfor er første steg å samle alle sakene på ett sted og markere innen hvilken dato de skal være ferdige. For å gjøre dette kan du bruke papir eller tjenester som Trello og Todoist.

2. Bli kvitt distraksjoner

Blokker tilgang til tidkrevende nettsteder. Du kan gjøre dette hele dagen eller i en viss periode når du trenger å jobbe uten distraksjon. Hvis dette ikke er et alternativ for deg, må du i det minste slå av unødvendige varsler.

3. Motstå trangen til å bytte til noe nytt

Det vil alltid være en ny idé eller oppgave du ønsker å ta fatt på. Men ved å bytte fra det ene til det andre, kommer du ikke videre i det du holder på med. Selv om du kjeder deg, prøv det. Ikke gi opp en vane etter en uke for å prøve en annen. Ikke ta på deg et nytt prosjekt før du er ferdig med det nåværende.

4. Skille mellom viktige og presserende saker

Vi har en tendens til å prioritere oppgaver med tidsfrister, selv om de er mindre viktige for oss i seg selv. Men aktiviteter som å ringe bestemor eller gå en tur er ikke prioritert, selv om de bare gjør livet balansert og gir verdifulle minner.

Bruk Eisenhower-matrisen til å prioritere saker. Den har fire kategorier:

• Haster og viktig: oppgaver som er verdifulle for deg – de må gjennomføres så snart som mulig.
• Ikke-haster, men viktig: oppgaver som er med på å utvikle seg – de må legges inn i kalenderen.
• Haster, men uviktig: oppgaver som kan delegeres til noen andre.
• Ikke-haster og uviktig: oppgaver som skal forlates.

Prøv å gjøre viktige ting så mye som mulig, og minimer de uviktige.

5. Administrer ikke tid, men energien din

For å gjøre dette må du bestemme når du er mest produktiv og fordele oppgaver basert på energinivået ditt. For eksempel:

• Hvis du er tidlig oppe, bør du gjøre viktige ting om morgenen når du er mest energisk.
• Hvis du er en natteravn, gjør prosjekter som krever konsentrasjon om kveldene.
• Hvis du har små barn, er din produktive tid når de sover eller noen andre passer på dem. Bruk disse hullene til dine prioriterte oppgaver.

6. Lag en liste over forpliktelsene dine

Vi tar ofte på oss for mye, selv om energien og tiden er begrenset. Derfor er det nyttig å periodisk gjennomgå forpliktelsene dine:

• Lag en så detaljert liste som mulig over hva du bruker tiden din på.
• Del disse aktivitetene inn i kategorier: karriere, familie, hobbyer og så videre.
• Bestem hvor mye tid i prosent du vil bruke på hver kategori.
• Reduser antall mindre viktige ansvarsområder slik at du har nok ressurser til de viktigste.
• Lag en oppgaveliste hver dag basert på hovedkategoriene dine.

7. Prøv å "spise frosken" så fort som mulig

En frosk betyr dagens vanskeligste eller mest ubehagelige ting. For eksempel å jobbe med et prosjekt du drømmer om å gjøre, spille sport, skrive tusen ord til en fremtidig bok. Vanligvis vil du utsette slike ting til senere, men det er bedre å gjøre dem først.

Dette vil flytte deg fremover og gjøre alt annet enklere i løpet av dagen. Hvis du "spiser en frosk" hver dag, vil du gradvis oppnå større resultater.

8. Fordel oppgaver i blokker

Dette vil hjelpe deg med å bygge en tidsplan basert på prioriteringer og ikke kaste bort tid på å bytte fra den ene til den andre. Slik fungerer metoden:

• Lag en huskeliste for dagen.
• Del opp oppgaver av samme type i blokker, for eksempel "Jobbe med post", "Skrive tekst", "Avtaler".
• Regn ut hvor lang tid det vil ta for hver blokk.
• Legg til blokker i kalenderen én etter én.
• Gå videre til neste først når du er ferdig med den forrige.
• Flytt blokker i kalenderen om nødvendig.

Prøv å ha minst én av blokkene hver dag viet til dine prioriteringer.

Les også?

• 7 effektive planleggingsmetoder for å hjelpe deg med å holde deg på sporet
• Hvordan bli mer produktiv: 7 hovedregler
• 4 måter å organisere oppgavelisten din på slik at du kan jobbe smartere