Hvordan lage et diagram over arbeid på prosjekter i Excel i 10 trinn

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Ved å bruke de vanlige verktøyene til den mest populære MS Excel-regnearkredigereren kan du lage et visuelt diagram over arbeidet med prosjekter, som vil hjelpe deg med å spore hvordan hver oppgave utvikler seg og hvor mye som gjenstår å gjøre.

Hvis du leder prosjekter, er det viktig å alltid vite hvor mange oppgaver du har og når de skal gjennomføres. Og hvis du tegner et visuelt diagram, vil det være lettere å forklare nøkkelpunktene i prosjektlivet til teamet som er involvert i arbeidet, så vel som for andre interessenter.

Spesielle programmer brukes ofte til å administrere prosjekter, men du kan også lage en oversiktlig og tilgjengelig timeplan i det velkjente MS Excel.

Prosjektarbeidsdiagrammet viser hvordan hendelser og oppgaver forholder seg til hverandre over tid. Et godt utformet diagram gjenspeiler viktig informasjon om gjennomføringen av en spesifikk oppgave og utviklingen av prosjektet som helhet, og hjelper til med å se helheten.

For å lage et slikt diagram i MS Excel (versjoner 2007 og nyere), trenger du bare å ta 10 trinn.

Hva er hva i dette diagrammet? Nøkkeldetaljer vises med fargede linjer og planker:

• linje for gjeldende dag - en rød vertikal linje som viser hvor du er i dag;
• oppgavefrister - grå horisontale søyler som viser hvor lang tid det vil ta å fullføre hver oppgave;
• oppgaveberedskap - grønne horisontale linjer som viser på hvilket stadium oppgaven blir ferdigstilt og hvor mye som gjenstår.

I forskjellige versjoner av MS Excel kan handlingene variere litt, men på en eller annen måte vil prosessen være universell, og enhver bruker kan takle planlegging.

Du kan se en detaljert videoinstruksjon (på engelsk), det vil ta en halv time av tiden din.

Trinn 1. Begynnelse, tenk på resultatet

For å takle oppgaven uten problemer, skriv ut eller tegn på et papirark timeplanen slik den skal se ut til slutt. Hold papiret foran deg for å sammenligne hvert trinn med et mønster. Diagrammet trenger ikke å være nøye tegnet, bare fiks formen på diagrammet og ha det lett tilgjengelig, det vil være en god påminnelse.

Trinn 2. Lag en tabell med data

For å lage en graf må du først tegne en tabell. I eksemplet er prosjektet delt inn i fire faser, hver med oppgaver.

Lag en tabell under grafen. Den 30. raden inneholder kolonneoverskriftene.

La oss finne ut hva dataene i tabellen betyr:

• Fase: "Fase 1", "Fase 2", "Fase 3", "Fase 4" eller "I dag". Viser hvilket stadium av prosjektet arrangementet tilsvarer.
• Type av: "Fase", "Oppgave", "I dag". Viser type hendelse, avgrensende oppgaver og faser av prosjektgjennomføring.
• Startdato: startdato for arrangementet.
• Begivenhet: viser navnet på hendelsen i diagrammet.
• Tidspunkt: viser hvor mange dager det tar å fullføre oppgaven.
• Prosentvis beredskap: viser fullføringsgrad for hver oppgave og fase, 0 % - oppgaven har ikke startet, 100 % - fullført. Denne indikatoren for kategorien "Fase" er ikke relatert til fullføring av oppgaver og er satt som et estimat. For å bestemme hvor mange prosent en fase er fullført, må du bruke dine egne regler.
• Klar om dager: perioden hvor beredskapsindikatoren ble nådd i prosent. For en oppgave som tar 10 dager og er 50 % fullført, vil dette tallet være fem dager (10 dager × 50 %).
• Høyde: høydeverdien er viktig for dekorasjonen fordi den bestemmer hvor høyt eller lavt arrangementet vil reflekteres i timeplankartet. Du kan spesifisere alle verdier, men det er bedre å ta små tall nær null. Eksemplet bruker et område fra +25 til -25. Hvis høyden er positiv, vil hendelsen reflekteres på diagrammet over den horisontale aksen, hvis negativ - under aksen.

Trinn 3. Lag et diagram med X- og Y-akser, legg til de første dataene fra "Tidslinje"-kolonnen til det

Det er på tide å lage et diagram for å visualisere hendelsesdataene fra tabellen laget i forrige trinn. Bruk et spredningsplott med X- og Y-akser fordi det lar deg fritt plassere grunnkoordinatene på begge aksene.

Følg instruksjonene:

• Velg "Sett inn"-fanen i hovedmenyen.
• Velg deretter "Charts" → "Scatter" → "Scatter with marks", et tomt diagram vil dukke opp foran deg.
• Hekt kantene på diagrammet og endre størrelsen og størrelsen på diagrammet slik at diagramfeltet dekker området fra celle B4 til celle K26 (trykk og hold Alt-tasten for å justere kartområdet nøyaktig til cellekantene).
• Høyreklikk på diagrammet og velg menypunktet "Velg data".

Legg til en serie data til området ved å klikke på "Legg til"-knappen i dialogboksen som åpnes.

1. For å endre navnet "Serienavn" skriv inn verdien til celle E30 "Datoer" i det tilsvarende feltet.
2. For X-akseverdien, velg det aktuelle feltet og velg cellene C33: C46 Startdato.
3. For Y-akseverdien, velg det aktuelle feltet og velg cellene H33: H46 Høyde.
4. Klikk OK for å lukke vinduet Legg til data.
5. Klikk OK for å lukke datavalgvinduet.

Disse trinnene vil gi oss et enkelt punktdiagram med automatisk formatering.

La oss gjøre hendelsesmarkørene grønne:

• Høyreklikk på en valgt datamarkør, velg endre "Dataserieformat".
• I listen som åpnes til venstre, velg fanen "Markørparametere", velg deretter den innebygde markørtypen "Crystal". Øk størrelsen til 10 pt.
• På Marker Fill-fanen velger du en solid fyll. Endre fyllfargen til grønn.

Vi har nå et spredningsplott som representerer tidslinjen. Foreløpig viser grønne markører kun starten på oppgaver.

Endre navnet på diagrammet: dobbeltklikk på tekstfeltet med navnet og skriv inn navnet ditt.

Vi går tilbake til tidsalternativene i trinn 5, legg til horisontale linjer langs X-aksen, men fortsett foreløpig å formatere diagrammet.

Trinn 4. Sette i rekkefølge utseendet til diagrammet og legge til navnene på hendelsene

Vi kvitter oss med det vi ikke trenger i diagrammet.

Y-aksen … Skjul den vertikale aksen, fordi den ikke bærer informasjonsbelastning. Velg et diagram, i hovedmenyen på fanen "Arbeid med diagrammer", velg "Layout". Velg deretter Akser → Vertikal hovedakse → Ikke vis.

Horisontale føringer … De er også ubrukelige. Velg diagrammet, i hovedmenyen, gå til Layout-fanen, og velg deretter Rutenett → Horisontale rutenettlinjer langs hovedaksen → Ikke vis.

Kartforklaring … Vi vil da erstatte den med en vakrere, men foreløpig deaktiver den: "Layout" → "Legend" → "Nei".

Til slutt viser vi dataetikettene for hver markør. I hovedmenyen på "Layout"-fanen velger du "Datasignaturer" → "Venstre".

Hvordan endre data i token-signatur

Å legge inn data om hver hendelse i diagrammet er langt og vanskelig, fordi du må velge hver markør separat og gi den nytt navn.

Men denne prosessen kan akselereres fire ganger:

• Klikk på bildeteksten til den første markøren (øvre venstre hjørne av diagrammet) for å velge alle verdiene samtidig. Ikke klikk på den grønne markøren, dette vil velge andre objekter!
• Klikk igjen på markørteksten for å redigere enkeltnavnet.
• I formelinntastingsfeltet skriver du inn symbolet =.
• Klikk på celle D33, den inneholder hendelsen "Fase 1", trykk Enter.
• Gjenta de fire første trinnene for de resterende etikettene for hver markør.

Hvordan feste områder

Det er nyttig å feste regionene på linje 28 slik at du alltid kan se diagrammet mens du arbeider med dokumentet. De første 27 linjene vil forbli foran øynene dine, selv om du blar gjennom resten av linjene.

Slik fryser du områder:

• Velg celle A28.
• Velg "Vis"-fanen fra hovedmenyen.
• Velg Vindu → Frys områder.
• Velg "Frys områder" fra rullegardinmenyen.

En svart horisontal linje vil vises over den 28. linjen. Alt over er nå forankret, og bare de nederste linjene vil bevege seg når du ruller.

Trinn 5. Legg til feillinjer for å vise tidslinjer for å gjøre diagrammet om til en visuell tidsplan

De horisontale feillinjene på diagrammet viser hvor lang tid det tar å fullføre hver oppgave. Slik gjør du dem:

• Marker grafen.
• Fra hovedmenyen for Kartverktøy velger du kategorien Layout.
• I nedtrekkslisten i øvre venstre hjørne (plottområde), velg dataserien "Tidslinje".
• På Layout-fanen, velg Error Bars → Advanced Error Bars Settings. En dialogboks åpnes.
• I rullegardinlisten i øvre venstre hjørne velger du X-akse-feillinjene for å formatere diagrammet.
• I dialogboksen for å endre horisontale streker, merk av i avmerkingsboksen for plussnålen. Sluttstil → Ingen poeng.
• I "Feilverdi"-listen velger du elementet "Egendefinert" og klikker på "Spesifiser verdi". I det nye vinduet "Konfigurere feillinjen" som åpnes, spesifiser "Positiv feilverdi". For å gjøre dette, plasser markøren i det aktuelle feltet og velg celleområdet fra E33 til E74. Klikk OK.

Nå strekker grå linjer seg fra de grønne markørene til høyre, de viser hvor mye tid du trenger å bruke på denne eller den oppgaven. De må formateres for klarhet:

• Gå til fanen Linjefarge i vinduet Formaterfeillinjer. Velg Solid Line. Gjør fyllingen grå.
• På Linjetype-fanen øker du linjebredden til 4 pkt.

For bedre å navigere i diagrammet, tegn tynne vertikale linjer ned fra markørene. For å gjøre dette, i nedtrekkslisten i øvre venstre hjørne, velg "Feilfelt langs Y-aksen". Dialogboksen viser vertikale feillinjer. Velg Minusretningen, Sluttstil → Ingen punkt, Feilbeløp → Relativ verdi, skriv inn 100 % i dette feltet. Velg farge og tykkelse på linjene selv.

Trinn 6. Legg til beredskapsverdien til diagrammet

Det er på tide å legge til en serie data til diagrammet som viser prosentandelen av oppgaven som er fullført.

Hvis en oppgave tar 10 dager og er 50 % fullført, vil linjen for fullføring være halvfull. Dette er et mål for sporing av arbeid og inkluderer ikke helger og helligdager. Følg instruksjonene nedenfor for å legge til ny informasjon i diagrammet.

• Høyreklikk på kartområdet, velg "Velg data" fra hurtigmenyen.
• Klikk på "Legg til"-knappen, i vinduet som vises, definer "Radnavn" ved å velge celle G30. Dataområdet for X- og Y-aksene er det samme som i trinn #3.
• Røde markører vil vises på diagrammet, som vil skjule grønne.

Trinn 7. Formatering av de nye databeregningene

For å få diagrammet til å reflektere i samme stil, og dataene ikke overlapper, formaterer vi markørene:

• I rullegardinlisten i øvre venstre hjørne velger du "Klar rad". Umiddelbart under rullegardinlisten er det en knapp "Format for det valgte fragmentet". Klikk på den, en dialogboks åpnes.
• Endre markørparametrene. Velg formtypen "Crystal", sett størrelsen til 10 pt, og velg en solid grønn fylling for markøren. Lukk dialogboksen.
• Uten å fjerne utvalget av markører, i hovedmenyen på "Layout"-fanen, klikk på "Dataetiketter"-knappen, velg "Ikke vis"-elementet i menyen som vises.

Trinn 8. Legg til feillinjer for å spore prosentandelen av fullføring av oppgaver

Nå må du legge til nye planker slik at du med et blikk kan se hvilket stadium oppgavene er på.

• Velg Row Ready igjen fra rullegardinlisten til venstre. Trykk på knappen "Feilfelt" i hovedmenyen. Velg "Avanserte alternativer" fra rullegardinmenyen. En dialogboks åpnes. Sett de vertikale lamellene til en fast verdi ved å skrive inn null i det tilsvarende feltet.
• Bytt til parametrene til plankene parallelt med X-aksen Sett retningen til "Pluss". Sluttstil → Ingen poeng, feilmengde → Egendefinert. Angi celleområdet G33-G47 i dialogboksen Positiv feilverdi.
• Endre fargen på linjene til grønn ved å velge en solid fyll. Sett linjebredden til 7 pt.

De horisontale grønne linjene viser om oppgavene er utført helt eller delvis.

Trinn 9. Legg til en vertikal linje som representerer gjeldende dag

Den røde linjen viser hvilken dag det er, og gjør det tydelig hvordan prosjektet som helhet passer inn i tidsfristen.

• Kall opp kontekstmenyen for diagrammet med høyre knapp. Velg "Velg data".
• Klikk på "Legg til"-knappen, skriv inn ordet "I dag" i feltet "Serienavn". Angi celleområdet C31-C32 for X-akseverdien og H31-H32 for Y-akseverdien.

To nye markører har dukket opp på diagrammet. Merk dem: velg dataetikettene og skriv ordet "I dag" i formellinjen. Høyreklikk på signaturen og velg "Dataformat"-elementet i hurtigmenyen. Sett posisjonen til bildeteksten "Over".

• Gå til hovedmenyen på "Layout"-fanen.
• Velg "Today Row" i nedtrekkslisten øverst til venstre.
• Legg til feillinjer med flere parametere ved å følge instruksjonene som i det femte trinnet. Du trenger en planke langs den vertikale aksen, med minusretningen, den endelige stilen til No point, med en relativ verdi på 100 %.

Du har nå en vertikal linje som representerer gjeldende dag. Endre fargen på linjen til rød, øk størrelsen til 3 pt.

I prøven er gjeldende dato fast, så den endres ikke. Men for prosjekter som er aktivt utviklet, anbefales en annen måte å registrere data på. For å gjøre dette, legg inn datoen i celle B2 ved å skrive inn formelen = I DAG () og spesifiser i datavalg-dialogboksen for verdien av X-aksen celle B2 i stedet for området du spesifiserte tidligere.

Trinn 10. Legg til tekstblokker

Nå mangler diagrammet bare legenden for legenden slik at den kan forstås av hele teamet.

• Velg diagrammet, gå til hovedmenyen på fanen "Sett inn". Velg "Bokstaver".
• Plasser etikettområdet i øvre høyre hjørne av diagrammet. Velg grensen til tekstboksen med høyre museknapp, velg "Format Shape"-elementet i kontekstmenyen. I vinduet som åpnes velger du fylltypen "Solid", fargen er grå. Formater etiketten. Du kan sette inn et hvilket som helst antall blokker.

Nå kan du lage et diagram på 20-30 minutter ved å bruke bare favorittredigeringsprogrammet MS Excel.