12 enkle triks for å få ting gjort raskere i Excel

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2024-01-13 02:37

Hvordan raskt legge til data, lage en smart tabell eller lagre en ulagret fil.

1. Legg raskt til nye data i diagrammet

Hvis det vises nye data på arket for det plottede diagrammet, som må legges til, kan du ganske enkelt velge et område med ny informasjon, kopiere det (Ctrl + C) og deretter lime det direkte inn i diagrammet (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Anta at du har en liste over fulle navn (Ivanov Ivan Ivanovich), som du må gjøre om til forkortede navn (Ivanov I. I.). For å gjøre dette, trenger du bare å begynne å skrive ønsket tekst i den tilstøtende kolonnen for hånd. På den andre eller tredje linjen vil Excel prøve å forutsi handlingene våre og utføre videre behandling automatisk. Alt du trenger å gjøre er å trykke på Enter-tasten for å bekrefte, og alle navn vil bli konvertert umiddelbart. På samme måte kan du trekke ut navn fra e-post, lime navn fra fragmenter og så videre.

3. Kopier uten å bryte formater

Du er mest sannsynlig klar over den magiske autofullføringsmarkøren. Dette er et tynt svart kryss i nedre høyre hjørne av cellen, trekkende på som du kan kopiere innholdet i en celle eller en formel til flere celler samtidig. Imidlertid er det en ubehagelig nyanse: slik kopiering bryter ofte med utformingen av tabellen, siden ikke bare formelen kopieres, men også celleformatet. Dette kan unngås. Umiddelbart etter å ha trukket det svarte krysset, klikk på smart-taggen - et spesielt ikon som vises i nedre høyre hjørne av det kopierte området.

Hvis du velger alternativet Fyll uten formatering, vil Excel kopiere formelen uten formatering og vil ikke ødelegge oppsettet.

4. Vise data fra et Excel-regneark på et kart

I Excel kan du raskt vise geodataene dine på et interaktivt kart, for eksempel salg etter by. For å gjøre dette, gå til Office Store på Sett inn-fanen og installer Bing Maps-plugin derfra. Dette kan gjøres fra nettstedet ved å klikke på Hent det nå-knappen.

Etter å ha lagt til en modul, kan du velge den fra rullegardinlisten Mine apper på Sett inn-fanen og plassere den på regnearket ditt. Det gjenstår å velge cellene dine med data og klikke på Vis steder-knappen i kartmodulen for å se våre data om den. Om ønskelig, i plugin-innstillingene, kan du velge type diagram og farger som skal vises.

5. Hopp raskt til ønsket ark

Hvis antallet regneark i filen har overskredet 10, blir det vanskelig å navigere i dem. Høyreklikk på en av rulleknappene i arkfanene i nedre venstre hjørne av skjermen. Innholdsfortegnelsen vises, og du kan hoppe til et hvilket som helst ark umiddelbart.

6. Konverter rader til kolonner og omvendt

Hvis du noen gang har måttet flytte celler fra rader til kolonner for hånd, vil du sette pris på følgende triks:

1. Fremhev rekkevidden.
2. Kopier den (Ctrl + C) eller, ved å klikke på høyre museknapp, velg "Kopier" (Kopier).
3. Høyreklikk på cellen der du vil lime inn dataene og velg ett av alternativene for Lim inn spesial fra hurtigmenyen - Transponer-ikonet. Eldre versjoner av Excel har ikke dette ikonet, men du kan fikse problemet ved å bruke Lim inn spesial (Ctrl + Alt + V) og velge Transpose-alternativet.

7. Rullegardinliste i en celle

Hvis det i en celle er ment å legge inn strengt definerte verdier fra det tillatte settet (for eksempel bare "ja" og "nei" eller bare fra listen over bedriftsavdelinger og så videre), kan dette enkelt organiseres ved å bruke rullegardinlisten.

1. Velg en celle (eller et celleområde) som skal ha en slik begrensning.
2. Klikk på "Validation"-knappen på "Data"-fanen (Data → Validation).
3. I rullegardinlisten "Type" (Tillat) velger du alternativet "Liste" (Liste).
4. I "Kilde"-feltet, spesifiser området som inneholder referansevariantene av elementene, som deretter faller ut når du skriver.

8. Smart bord

Hvis du velger et område med data og på "Hjem"-fanen klikker du på "Formater som en tabell" (Hjem → Formater som tabell), vil listen vår bli konvertert til en smart tabell som kan gjøre mange nyttige ting:

1. Strekkes automatisk når nye rader eller kolonner legges til.
2. De angitte formlene blir automatisk kopiert til hele kolonnen.
3. Overskriften til en slik tabell er automatisk fast ved rulling, og den inkluderer filterknapper for filtrering og sortering.
4. På fanen som dukket opp "Design" i en slik tabell, kan du legge til en rad med totaler med automatisk beregning.

9. Sparklines

Sparklines er miniatyrdiagrammer tegnet rett i celler som visualiserer dynamikken i dataene våre. For å lage dem klikker du på Linje- eller Kolonner-knappen i Sparklines-gruppen på Sett inn-fanen. I vinduet som åpnes, spesifiser området med de opprinnelige numeriske dataene og cellene der du vil vise gnistlinjene.

Etter å ha klikket på "OK"-knappen, vil Microsoft Excel opprette dem i de angitte cellene. På "Design"-fanen som vises, kan du ytterligere tilpasse fargen, typen, aktivere visning av minimums- og maksimumsverdier, og så videre.

10. Gjenopprett ulagrede filer

Tenk deg: du lukker rapporten som du fiklet med siste halvdel av dagen, og i dialogboksen som vises "Lagre endringer i fil?" plutselig trykker du av en eller annen grunn "Nei". Kontoret kunngjør ditt hjerteskjærende skrik, men det er for sent: de siste timene med arbeid gikk i vasken.

Faktisk er det en sjanse til å rette opp situasjonen. Hvis du har Excel 2010, klikk deretter på "Fil" → "Nylig" (Fil → Nylig) og finn knappen "Gjenopprett ulagrede arbeidsbøker" i nedre høyre hjørne av skjermen.

I Excel 2013 er banen litt annerledes: Fil → Detaljer → Versjonskontroll → Fil - Egenskaper - Gjenopprett ulagrede arbeidsbøker.

I påfølgende versjoner av Excel, åpne Fil → Info → Arbeidsbokbehandling.

En spesiell mappe fra innvollene til Microsoft Office åpnes, der midlertidige kopier av alle opprettede eller modifiserte, men ulagrede bøker lagres i et slikt tilfelle.

11. Sammenligning av to områder for forskjeller og tilfeldigheter

Noen ganger når du arbeider i Excel, må du sammenligne to lister og raskt finne elementer som er like eller forskjellige i dem. Her er den raskeste og mest intuitive måten å gjøre det på:

1. Velg begge sammenlignede kolonner (hold nede Ctrl-tasten).
2. Velg Hjem-fanen → Betinget formatering → Fremhev celleregler → Dupliserte verdier.
3. Velg det unike alternativet fra rullegardinlisten.

12. Valg (justering) av beregningsresultater for de nødvendige verdiene

Har du noen gang tilpasset inngangsverdiene i Excel-beregningen for å få utdataene du ønsker? I slike øyeblikk føler du deg som en erfaren artillerist: bare et par dusin iterasjoner av "undershoot - overflights" - og her er den, den etterlengtede hiten!

Microsoft Excel kan gjøre dette for deg, raskere og mer nøyaktig. For å gjøre dette, klikk på "Hva hvis"-knappen på "Data"-fanen og velg kommandoen "Parametervalg" (Sett inn → Hva hvis Analyse → Målsøk). I vinduet som vises, spesifiser cellen der du vil velge ønsket verdi, ønsket resultat og inndatacellen som skal endres. Etter å ha klikket på "OK" vil Excel utføre opptil 100 "bilder" for å finne den nødvendige totalen med en nøyaktighet på 0, 001.