Å utsette den rette måten: Hvordan bli produktiv ved å utsette oppgaver?

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Utsettelse sidestilles automatisk med skadelige psykologiske fenomener, forbundet med latskap eller bortkastet tid. Alle i en stemme hevder at med det er det nødvendig å kjempe, og forklare hvordan du gjør det. Men hva om utsettelse ikke er så ille, og du kan til og med øke produktiviteten ved å utsette virksomheten din på riktig måte?

Hvorfor utsetter vi?

Utsettelse oppstår fra opposisjon av to deler av hjernen. En av disse er det limbiske systemet, som inkluderer lystsenteret. Den andre er den prefrontale cortex, vår indre planlegger. Så det limbiske systemet kjemper for nytelsen her og nå, og den prefrontale cortex kjemper for det som er best for oss i det lange løp.

I følge Timothy A. Pychyl, Ph. D. og forfatter av Procrastination Digest, er den prefrontale cortex den delen av hjernen som skiller oss fra dyr som kun styres av reflekser og stimuli. Dessverre har vi også svakere områder i hjernen, så vi må tvinge oss selv til å gjøre noe.

På den annen side, så snart kontrollen vår avtar, lar det limbiske systemet oss umiddelbart forlate en vanskelig eller uinteressant oppgave slik at vi føler oss bra.

Så utsettelse er først og fremst assosiert med biologi. Økonom George Ainslie kalte til og med utsettelse «den grunnleggende menneskelige impulsen».

Frykt har skylden

Entreprenør og investor Paul Graham ser mer enn bare utsettelse i utsettelse. Han sier folk ofte er redde for store prosjekter. Store problemer er skremmende, og de sårer bokstavelig talt sjelen.

Sannsynligvis har alle møtt dette før: når du bestemmer deg for å ta på deg et ambisiøst, storstilt prosjekt og plutselig står overfor et stort antall små problemer som dukker opp underveis.

Når en haug med presserende oppgaver hele tiden distraherer deg, kan det være vanskelig å fokusere og begynne å skrive en stor roman. Hver gang små problemer hindrer oss i å starte et stort prosjekt, er det det limbiske systemet som sørger for å ta oss vekk fra psykens mest ubehagelige reaksjon – frykten.

I en artikkel i New Yorker forklarer James Surowiecki utsettelse på denne måten: «For å beskytte deg selv mot risikoen for tap og fiasko, foretrekker du å ubevisst skape omstendigheter som gjør suksess urealistisk i prinsippet. Det er en refleks som skaper en ond sirkel."

Hvorfor bør ikke utsettelse behandles?

Det finnes forskjellige typer utsettelse, og noen av dem er fordelaktige. Generelt er det tre typer, avhengig av hva du gjør i stedet for å jobbe:

• gjør ingenting;
• å gjøre noe mindre viktig;
• å gjøre noe viktigere;

Det er ikke vanskelig å gjette hvilken type utsettelse som faktisk er mer fordelaktig for deg. I stedet for å gjøre en haug med unødvendige ting, skrive e-post eller gjøre husarbeid, kan du fokusere på viktigere arbeid.

På den annen side skrev John Perry, professor ved Stanford University, i Huffington Post at det er to typer utsettelse som hjelper oss å øke produktiviteten vår.

Den første typen er assosiert med perfeksjonisme. Professoren hevder at siden de fleste som utsetter er perfeksjonister som drømmer om perfekte oppgaver, kan det være fordelaktig å utsette prosjekter.

Hvis du lar oppgaven ligge til siste øyeblikk, vil du gjøre dem tilstrekkelig, uten å gjøre om tusen ganger på grunn av tull for å oppnå et ideal som ikke eksisterer.

Jeg er en perfeksjonistisk som utsetter. Jeg skal gjøre det perfekt, men i morgen.

Ennå utsettelse kan være nyttig for å forstå hvilke oppgaver som egentlig ikke er så viktige … Når du legger dem til side, forsvinner de til slutt av seg selv, og du trenger ikke å kaste bort tid på dem.

God utsettelse

Hvis vi ønsker å bruke utsettelse på en positiv måte, finnes det flere teorier om hvordan man gjør det. Den første er Paul Grahams idé om tre typer utsettelse, eller "god" utsettelse.

Dette er når du utsetter uviktige oppgaver, som små oppdrag, for å bruke tid på virkelig seriøse ting.

Bounties er en klassisk form for destruktivt arbeid, og utsettelse hjelper til med å takle dem. Det er mange ting som absolutt alt kan gjøre. Samtidig er det prosjekter og saker som bare du kan håndtere, og hvis du må utsette oppdrag er det ingenting å bekymre seg for. Tvert imot er dette den riktige tilnærmingen til arbeid.

Det er en annen god grunn til at det er nyttig for store prosjekter å la viktig arbeid stå uferdig. Våre seriøse prosjekter krever alltid to ting som kansellerer oppdrag: mye tid og riktig stemning.

Når vi jobber med et prosjekt med inspirasjon, er det dumt å kaste bort tid på en uviktig oppgave bare fordi vi ble bedt om å gjøre det. Hvis du bruker all tid på store prosjekter kan det selvsagt bli blokkeringer i små saker, men det kan være verdt å gjøre dette for å få et flott resultat.

Til syvende og sist er det veldig gøy å jobbe med slike prosjekter, så det er lett å utsette små ting – det limbiske systemet har ikke noe imot det.

Strukturert utsettelse

Dette er en annen type gode hyller som John Perry foreslo.

Ifølge ham er strukturert utsettelse en fin strategi for å jobbe effektivt. Alt handler om den samme psykologiske frykten for store og alvorlige ting.

Vanligvis når du lager en huskeliste, går de viktigste og vanskeligste oppgavene til toppen, mens de mindre viktige går ned. Når utsettelse slår på, gjør du alle tingene fra bunnen av listen, og gjør ikke de viktigste.

Trikset er at du kan lure deg selv og sette vanskelige ting øverst på listen som egentlig ikke er så viktige.

Robert Benchley skrev om dette psykologiske faktum tilbake i 1930:

Alle kan gjøre hvilken som helst mengde arbeid, forutsatt at det ikke er arbeidet de skal gjøre i det øyeblikket.

Pierce Steele, en psykolog ved University of Calgary, argumenterer for at mange som utsetter, gjennom slikt selvbedrag, allerede har gjort egenskapene deres til en god vane.

Hvordan få utsettelse til å fungere for deg?

Det er flere måter du kan få utsettelse til å øke produktiviteten din:

Begynn i det små

Hvis et stort prosjekt skremmer deg så mye at du ikke kan takle det, kan du begynne i det små. Gjør de små oppgavene som trengs for dette prosjektet, slik at du smertefritt kan gå videre til implementeringen, slutte å være redd og utsette.

I tillegg kan du samarbeide med andre mennesker slik at din del av prosjektet blir mindre, og det fortsatt er tid til andre oppgaver.

Tilpass oppgavelisten din

Strukturert utsettelse som foreslått av John Perry kan godt fungere. Prøv å lure deg selv ved å legge til på toppen av listen din oppgaver som virker utrolig viktige og presserende, men som faktisk tolererer og lar dem trygt utsettes eller ikke gjøres i det hele tatt.

Det viktigste er å tro at de er viktige og vanskelige, så vil du fullføre alle de andre oppgavene på listen (faktisk viktig) for å unngå "monstrene dine".

Sett reglene

Forfatter og manusforfatter Raymond Chandler har satt to regler for seg selv for å hjelpe ham i gang. Hver dag setter han av seg fire timer til arbeid, og husker to grunnleggende regler:

1. Du kan ikke skrive
2. På dette tidspunktet gjør du ingenting

Å sitte bare sånn i fire timer er fryktelig kjedelig, så han ble en veldig produktiv forfatter.

Krev mer av deg selv

Ifølge John Perry prøver prokrastinatoren hele tiden å redusere forpliktelsene, i håp om at hvis det er færre ting å gjøre, vil det bli flere oppgaver fullført.

John forklarer at dette fjerner den viktigste årsaken til utsettelse, men fjerner også valget mellom viktige og uviktige oppgaver. Så til slutt, med få oppgaver på gjøremålslisten din, vil utsettelse være at du ikke gjør noe i det hele tatt.

Dette er veien som vil gjøre deg til en grønnsak, ikke en effektiv person.

Moral: utsettelse er ganske naturlig for en person, og det forårsaker ikke nødvendigvis skade, det viktigste er å utsette riktig.