7 huskelistefeil som hindrer produktiviteten din

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Ifølge eksperter bør disse aktivitetene unngås for å få mest mulig ut av oppgavelisten.

1. Lag en liste om morgenen

Det virker naturlig å skrive ned planene for dagen først om morgenen. Det er imidlertid allerede for sent. Det sier Eileen Roth, forfatter av Organization for Dummies. "Hvis du lager en liste over oppgaver om morgenen, og klokken 8.00 har en avtale på den andre siden av byen, så har du neppe tid til det," sier hun.

Lag en liste på slutten av dagen. Dette vil tillate deg å forlate arbeidssakene dine og hvile i fred. «Du går hjem fra jobb og tenker ikke lenger på gjøremålslisten, fordi du allerede har satt den opp og vet hva du trenger å oppnå i morgen. Sinnet ditt kan endelig hvile, sier Eileen.

2. For mange oppgaver til å bli oppført

Hvis oppgavelisten din kan ta uker eller måneder å fullføre, setter du deg opp for feil på forhånd. Dette vil få deg til å føle deg overveldet.

I følge Kyra Bobinet, forfatter av Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy, and Meaningful Life, er tre oppgaver det ideelle tallet for en liste. "Hjernen vår oppfatter informasjon som er gruppert i tre deler," sier hun. "Så start med å liste opp de tre beste tingene å gjøre."

De fleste innser ikke engang hvor få virkelig produktive timer det er på en dag.

«Vår mentale styrke er en mye mer begrenset ressurs enn tid. Vi har bare 3-6 timer hver dag når vi kan jobbe hardt, sier Christina Willner, skaperen av Amazing Marvin-oppgavelisten, produktivitetsapper.

I tillegg er det mange som ikke skjønner hvor lang tid det kan ta å fullføre enkelte oppgaver. Dette er grunnen til at for lange gjøremålslister er ineffektive. Vilner anbefaler å skrive ned estimert tid for å fullføre den ved siden av hver oppgave. Spor denne tiden for å gjøre mer nøyaktige beregninger i fremtiden.

3. Inkluder drømmer eller veldig store mål på oppgavelisten din

Ambisiøse mål som å skrive en bok eller bestige Mount Everest bør ikke stå på oppgavelisten din. Sett dem i stedet på en egen ønskeliste.

Gjøremålslisten bør inneholde klare planer.

Hvis du trenger å fullføre et stort prosjekt, må du dele det opp i flere små og oppnåelige oppgaver og først da skrive dem ned på listen. Dette er anbefalt av Paula Rizzo, forfatter av List Thinking: How to Use Lists to Be More Productive, Successful, and Less Anxious.

Å se på en omfattende liste over alle målene dine vil få deg til å føle deg overveldet. I tillegg vil du være misfornøyd med at du ikke kan fullføre alle de skriftlige planene. Noen av dem krever faktisk ganske mye tid og krefter.

4. Vurder hver oppgave likt

Produktivitetstrener Nancy Gaines argumenterer for at gjøremålslisten bør være en prioritert liste. "Ta bare inn de tingene som driver karrieren eller virksomheten din fremover," sier Gaines. – Hvis ikke dette er prioritert, så bør det ikke stå på lista. Det vil bare distrahere deg."

Hun anbefaler å følge «3-3-3»-systemet når du lager listen: Kryss ut de tre minst viktige oppgavene fra listen, deleger tre oppgaver som ikke er verdt tiden din, og fullfør de tre øverste oppgavene.

5. Sett vage mål

Hvis oppgavene på listen er vagt formulert, må du i fremtiden tenke på hvordan du utfører dem, og til og med huske hva de betyr. Så å lage listen bør vies behørig oppmerksomhet.

"Bruk litt mer tid på planlegging og gjør oppgavelisten din så spesifikk som mulig," råder Maura Thomas, forfatter av Secrets of Personal Productivity. For eksempel, i stedet for å skrive en "utgiftsrapport", skriv "skriv inn data i et regneark."

Unngå vage ord som "planlegge", "implementere" eller "utvikle". "Hvis du har lite tid og ser på ordet" utvikle "på listen, vil du sannsynligvis hoppe over dette punktet," sier Mora. "Lagre disse ordene til den store prosjektlisten din."

6. Bruk samme liste til alle oppgavene er fullført

Problemet er at hver dag bringer noe nytt. Derfor trenger du ikke nødvendigvis gjøre det du har gjort i dag i morgen. Og planene dine for i morgen kan endre seg selv før denne tar slutt, sier Eileen Roth. Så du må lage en ny oppgaveliste hver dag.

7. Ikke knytt listen til kalenderen din

Hvis listen og kalenderen ikke er knyttet til hverandre og de inneholder forskjellige oppgaver, vil du neppe klare alle. I dette tilfellet vil du ikke ha tid til å fullføre oppgavene fra listen. Med mindre du må ofre søvn, helger, ferier eller tid du ønsker å tilbringe med familien din, «advarer Katie Mazzocco, forfatter av Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running A Small Business.

Prøv å alltid sette av tid på kalenderen din til å fullføre oppgaver fra listen.