OmniFocus 2: Opplev kraften til GTD på OS X

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

For min lange praksis med selvorganisering har GTD blitt det beste, men ikke ideelle, systemet, og OmniFocus 2 er den beste arrangøren for GTD for Mac. Det er det vi skal snakke om.

Kraften til GTD ligger i systemet for å samle, sortere, se, kontrollere og ta beslutninger. En GTD-applikasjon bør som et minimum støtte alle disse prosessene. Ideelt sett bør alle disse prosessene, takket være applikasjonen, være enkle og raske. La oss ta en titt på gyldigheten av OmniFocus 2s påstand om å være den beste GTD-appen.

Samling ("innboks")

OmniFocus 2 har alt du trenger for raskt å legge til oppgaver i innboksen din. Du kan vise vinduet for å lage en oppgave ved å bruke egendefinerte hurtigtaster:

Som du kan se kan du i vinduet legge inn alle data om oppgaven (notat, prosjekt, kontekst, starttidspunkt og forfallsdato), eller du kan raskt skrive inn navnet og sende oppgaven til papirkurven.

Du kan opprette en oppgave i Innboks-mappen ved å sende en e-post til en spesiell e-postadresse. Emnelinjen blir tittelen på oppgaven, og innholdet legges inn i notatene. På iOS-enhetene mine skrev jeg OmniFocus-e-post i appen og opprettet oppgaver med to trykk på den måten.

Og en annen måte - gjennom kontekstmenyen "Tjenester":

Og slik at du ikke trenger å åpne kontekstmenyen hver gang du velger tekst, gå ned til "Tjenester"-elementet og finn muligheten for å sende utvalget til OmniFocus der, sett opp en hurtigtast. Dette gjøres på fanen "Tastatursnarveier" i tastaturinnstillingene:

Med dette oppsettet vil bruk av snarveien sende hver valgt tekst til OmniFocus 2-innboksen.

Sortering ("Prosjekter")

For mulighetene og bekvemmeligheten av sortering kan du opprette mapper og tre typer prosjekter: med sekvensielle, parallelle og separate saker. Ved sekvensielle oppgaver vil alltid kun én oppgave være aktiv i prosjektet, deretter blir den neste aktiv. Derfor, hvis du velger filteret Tilgjengelig, vil bare de første oppgavene fra de sekvensielle prosjektene vises.

Hvorfor det trengs prosjekter tror jeg det ikke er behov for å forklare, og mapper kan tilpasses ansvarsområder: faglig aktivitet, helse, relasjoner, utvikling, spiritualitet, økonomi og så videre.

Vis ("Sjekk")

Gjennomgang er den periodiske gjennomgangen av prosjekter og oppgaver for å holde fingeren på pulsen og ikke gå glipp av noe. Vi setter en visningsfrekvens for hvert prosjekt, og med denne frekvensen vises den på Checkout-fanen.

Det ser slik ut: vi åpner "Sjekk"-fanen og ser på oppgavene til NNN-prosjektet. En oppgave ble markert med flagg, en annen fikk frist, og starten på den tredje ble utsatt. Etter alle nødvendige manipulasjoner merker vi prosjektet som sjekket og glemmer det til neste treff på "Sjekk" -fanen.

Dette hjelper til å ikke gå glipp av noe viktig og sparer oss for daglig gjennomgang av prosjekter, som er nok til å sjekke en gang i uken eller til og med en måned.

Kontroll ("prognose")

Fanen "Værvarsel" har en lignende oppgave, men med handlinger og avtaler planlagt for hele dagen eller for et bestemt tidspunkt på dagen. Den synkroniserer med kalenderen din og samler den planlagte fristen i OmniFocus og den planlagte i kalenderen din på ett sted.

Denne fanen hjelper oss å ikke gå glipp av avtaler og arrangementer eller tidsfrister tildelt oppgaver.

Beslutningstaking ("Kontekster" og "Perspektiver")

Grekerne hadde to ord for tid: chronos og kairos. Chronos er begrepet tid, som forteller oss datoen eller hvor lang tid som gjenstår før hendelsen eller har gått fra den. Kairos er rett tid (Kairos er den gamle greske guden for et lykkelig øyeblikk).

De sier at Pushkin samlet navnene på de kresne kritikerne av verkene hans i en spesiell vase, og da kairos av en kaustisk stemning insisterte, tok han ut en tilfeldig og skrev et giftig epigram for den ulykkelige kritikeren.

I GTD-systemet blir konseptet kairos formidlet av ordet "kontekst":

Konteksten kan tilordnes i henhold til den mentale og fysiske tilstanden (kraftig, hodepine, utmattet …), i henhold til oppholdsstedet (kontor, hypermarked, hjem …), i henhold til personene som det er nødvendig å diskutere spørsmål (bedriftsrådet, Ivan Ivanovich …), i henhold til tilgjengelige verktøy etc.

GTD-regler tillater bare å tilordne én kontekst til en oppgave, og OmniFocus 2 følger denne regelen strengt. Men dette er ikke alltid berettiget, og man må lage sammenhenger som "Internett + Mac". Men applikasjonen lar deg angi geografiske koordinater for kontekster slik at påminnelser utløses når du nærmer deg et gitt sted.

Og for enda raskere beslutningstaking er det en mulighet til å skape perspektiver:

Som du kan se fra skjermbildet, er dette en enkel filtrering av oppgaver etter prosjekt (mappe), status (merket, i nær fremtid, etter forfallsdato …), tilgjengelighet (først tilgjengelig, venstre, alt, fullført), varighet, kontekst eller innhold av et tekstfragment i navnet eller oppgavenotatene.

For rask tilgang til perspektivet kan du angi det som en hurtigtast eller legge det til i favoritter, som vil plassere det i venstre sidefelt. De fire øverste fanene i skjermbildene er perspektivene jeg laget.

Outlook synkroniserer med iOS-versjoner i begge retninger, noe som gjør det mye enklere å ta beslutninger om neste oppgave.

Ulemper med OmniFocus 2

Uansett hvor hardt utvikleren prøver, er det rett og slett umulig for ufullkomne mennesker i en ufullkommen verden å lage en ideell applikasjon uten feil og mangler. OmniFocus 2 er intet unntak.

Den første ulempen (relativ) er prisen: grunnversjonen for OS X og iOS vil koste $ 40; Oppgrader til Pro - $ 40 for OS X og $ 20 for iOS (hvis du har kjøpt en tidligere versjon av OmniFocus, er oppgradering til Pro gratis).

Den andre ulempen er synkronisering. Det er tregt og gir feil hvis du har opprettet eller endret en oppgave offline uten tidligere å synkronisere enheten med de faktiske dataene på serveren.

Og den tredje ulempen er vanskelig for meg å beskrive med ord. På tre år med «forhold» med OmniFocus 1 og 2 har vi ikke klart å bli gode venner med ham, og hvorfor er ikke klart. Det ser ut til at det er alt som er nødvendig for en flott GTD-applikasjon (jeg tålte mangelen på synkronisering), men jeg opplevde stadig vanskeligheter med å ta beslutninger og se hele bildet av prosjekter og oppgaver.

Kanskje problemet er at jeg hadde brukt MLO i fem år før og aldri hadde vært i stand til å omstille meg til OmniFocus. Så jeg installerte nylig CrossOver og byttet tilbake til MyLifeOrganized. Men det er en annen historie…

Så. Hvis du vurderer arrangører for OS X og planlegger å bruke den fulle kraften til GTD-systemet, vil du ikke finne OmniFocus 2 bedre i dag.