En nybegynnerguide til GTD

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

GTD-tidsstyringsteknikken hjelper deg med å organisere og spore oppgaver, få all informasjon ut av hodet og begynne å handle.

Hva er GTD

Hjernen vår kommer lett på nye ideer, men det er mye vanskeligere å huske dem alle. Han husker for eksempel at du må kjøpe bursdagsgave til moren din neste uke. I stedet for å minne deg på dette når du går forbi favorittbutikken hennes, vil hjernen din ganske enkelt få deg til å føle at du burde ha kjøpt noe.

GTD (Getting Things Done) er en teknikk som hjelper til med å gjøre vage ideer, impulser, innsikter og nattlige refleksjoner til handling. Når du lærer å stole på dette systemet, vil ikke hjernen din holde all informasjonen. Dette vil redusere stress, og du vil ha styrke til mer produktive aktiviteter.

Hvordan denne teknikken fungerer

GTD er basert på et listesystem som du organiserer det du tenker på. For å implementere det i livet ditt, må du registrere og behandle den innkommende informasjonen. I tillegg må du lage slike lister: "Innkommende", "Neste handlinger", "Venteliste", "Prosjekter" og "En dag". Alt som krever din oppmerksomhet vil først gå til "Innboks" og deretter gå til en av de andre listene.

1. Samling

Samle all informasjon som trenger din oppmerksomhet, fra brevene du trenger for å svare til de geniale ideene som dukker opp mens du dusjer. Innsamlingsstedet kan være en notatbok, et vedlegg eller en e-post som du sender brev til deg selv.

Da du først begynte å bruke GTD-teknikken, prøv å frigjøre hodet fra all akkumulert informasjon. Skriv ned alt du trenger eller ønsker å gjøre, alt som har opptatt deg de siste dagene eller ukene, forstyrret konsentrasjonen din eller ble husket i det uleilige øyeblikket.

2. Behandling

Vurder den akkumulerte informasjonen. Dette er hovedregelen for hele systemet. Gjør dette regelmessig slik at du ikke samler for mye av det. For å behandle informasjon, still deg selv en rekke spørsmål.

• Er det løsbart? Du spør deg selv om noe kan gjøres for å fjerne dette elementet fra listen. Hvis ikke, slett den eller flytt den til En dag-listen. Lagre nyttig informasjon som du ikke trenger å gjøre noe med, for eksempel en oppskrift eller en interessant artikkel, på et eget sted. Ting du ønsker å gjøre i en fjern fremtid (lær japansk, skriv en bok), flytt dem til "Someday"-listen slik at de ikke rangerer blant "Next actions".
• Er det mulig å fullføre en sak i ett trinn? I GTD kalles alt som krever mer enn ett trinn et prosjekt. Hvis du har flere relaterte oppgaver i innboksen din, oppretter du et eget prosjekt for dem. Legg til navnet på listen over prosjekter og velg én handling for å legge til i «Neste».
• Tar det mer enn to minutter? Hvis ikke, gjør det med en gang. Det er raskere enn å legge det til i neste oppgaveliste eller delegere det til noen andre. Hvis det tar mer tid å fullføre oppgaven, bør du vurdere om bare du kan gjøre det, eller om du kan delegere det til noen.
• Kan jeg delegere det til noen? I så fall delegere. Når du trenger å spore fremdriften, flytt elementet til "Venteliste". Hvis du ikke kan delegere en oppgave, legg den til i kalenderen din eller i "Neste"-listen.
• Er det en bestemt frist? Hvis ja, legg dette til i kalenderen din. Ikke skriv ned alt du vil gjøre på en dag. Skriv bare inn det som må gjøres: et tannlegebesøk, et møte, en flytur. Hvis det ikke er noen spesifikk frist, flytt saken til Neste trinn.

3. Organisasjon

Sorter alt på plass: i en av fem lister, i en mappe med nyttig informasjon for fremtiden, i kalenderen eller i søpla.

Legg til "Venteliste" alle saker som har stoppet opp av en eller annen grunn. For eksempel når du ikke kan fortsette før du får svar på e-posten din, eller når du venter på levering. Husk å ta med datoen ved siden av hver vare.

De neste trinnene bør ha oppgaver som må fullføres så raskt som mulig. Formuler dem som mulige fysiske handlinger, slik at det blir lettere å komme i gang. For eksempel er det bedre å skrive ned "ring Lena og ordne at hun kan sitte med barnet på torsdag kveld" enn "lage noen til å sitte med barnet", selv om det i hovedsak er det samme.

Ideelt sett bør du legge til en kontekst-tag til hvert element i "Neste". Han vil fortelle deg hvor du bør være, med hvem, hva du trenger å ta med deg. Du kan for eksempel ha tagger «shopping», «på jobb», «med barn», «telefon», «datamaskin». Du kan også angi hvor mye tid du har til denne saken eller hvilken prioritet den har. Deretter kan du om nødvendig raskt sortere alle saker etter tagger.

4. Oversikt

Sørg for å sjekke alle listene en gang i uken. Jo lenger du lar ting ligge i innboksen, desto vanskeligere blir det å håndtere dem senere.

• En neste handling må defineres for hvert prosjekt.
• Hvert element på «Neste» bør være noe du vil gjøre i uken som kommer. Flytt alle unødvendige ting til "Someday"-listen eller slett dem helt.
• Fra tid til annen, prøv å flytte noe fra "En dag"-listen til "Neste trinn".

5. Utførelse

Gjør noe! Hvis du har organisert systemet riktig, vil dette være det enkleste trinnet. Ved å gjenta de fire første trinnene med jevne mellomrom, vil du være helt trygg på at alle tingene på listen er nødvendige for at du skal gjøre fremgang og komme nærmere målene dine.