En ikke-opplagt, men fungerende måte å kutte ned på utsendelsestiden

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

For å optimalisere tiden du bruker på å jobbe med posten din, ikke prøv å sette e-postene dine i perfekt orden. Alt er mye enklere, sier en ansatt i MailChimp. Et par enkle steg - og du trenger bare halvannen time om dagen for å håndtere alle bokstavene.

Jon Smith fra MailChimps supportteam har funnet ut den perfekte e-postformelen ved å prøve og feile. Først opprettet han mange mapper, deretter slettet han hver enkelt, men ingen av disse tilnærmingene fungerte. Og så kom han til et helt annet system.

Til tross for at svar på brev nærmest står sentralt i arbeidet hans, klarte han å redusere tidsbruken på ulike aksjoner med post til halvannen time om dagen. Han fant ut at selv når postkassen er full av brev, kan et par enkle handlinger snu ting.

Det du ikke bør kaste bort tiden din på

Som John sier, prøvde han først å klassifisere brev og opprettet alle slags mapper: for meldinger fra sjefen, for informasjon om forskjellige prosjekter, meldinger som det var nødvendig å gjøre noe med, og så videre. Han mente at dette skulle hjelpe ham å spare tid. Men faktisk begynte han å bruke mer tid på å prøve å lære klassifiseringssystemet utenat og mindre tid på selve arbeidet.

Jeg mottok for eksempel en melding fra sjefen min om et prosjekt jeg jobbet med, og denne meldingen krevde også at jeg tok visse handlinger. I hvilken mappe skal den plasseres? Og hva var sannsynligheten for at jeg husker hvor jeg skal lete etter dette brevet senere?

John Smith

Så John bestemte seg for å kvitte seg med alle mappene, og fullstendig kaos hersket i posten hans. Mangelen på et system var ikke bedre enn et altfor komplekst system. Så bestemte John seg for å revurdere sin tilnærming til å jobbe med post. Han bestemte seg for å sortere brevene ikke etter emne, men etter typen handling de måtte ta. Slik gjør du det.

Ikke kompliser for mye

Bare legg igjen meldingene du trenger å svare på i innboksen din. De viktigste, hvis du ikke kan finne ut av dem med en gang, merk dem som ulest.

Kanskje dette vil virke ulogisk for deg, fordi de mest brennende tingene bør gjøres så raskt som mulig. Det er det, og noen ganger er det virkelig behov for å umiddelbart svare på slike meldinger. Men ved å merke viktige meldinger som ulest, vil du definitivt ikke miste dem i den generelle messen. I tillegg trenger du ikke flytte disse e-postene på denne måten: de forblir i innboksen din og får oppmerksomhet til du når dem.

Jeg prøver å sørge for at det ikke samler seg mer enn 60–70 meldinger i postkassen min om gangen. Dette er akkurat det antallet bokstaver som jeg enkelt kan håndtere i en gang.

John Smith

Lag en vanlig postplan for deg selv

John setter av en time hver morgen til å rydde postkassen. Som allerede nevnt, legger han ofte igjen hastemeldinger "ulest". John skumles raskt gjennom nyhetsbrev og intern kommunikasjon i selskapet og svarer på så mange ikke-hastemeldinger som han kan håndtere innen den timen.

Når timen for utsendelse går mot slutten, lukker ikke John Smith postkassen, men legger mye mindre vekt på den. Etter hvert som nye meldinger kommer, skanner han raskt innholdet og avsenderens navn for å prioritere dem. Hvis en melding kan besvares uten å avbryte andre aktiviteter over lang tid, gjør John det. Men han begynner ikke å poste igjen.

Mot slutten av arbeidsdagen setter John av ytterligere 30 minutter til å bruke dem utelukkende til å jobbe med post. På dette tidspunktet er han engasjert i brev som krever at han foretar seg noe: gi godkjenning, skrive et detaljert svar eller ta en avgjørelse. Det er da han legger merke til meldingene han merket som ulest.

Jeg kunne brukt mye mer tid på å jobbe med post, men slike tidsbegrensninger hjelper meg til å konsentrere meg bedre og bli mer produktiv.

John Smith

Klassifiser e-poster etter type svar

For noen meldinger opprettet John fortsatt separate mapper. Enkelte brev som han ikke merker som ulest, distribuerer han kun i to retninger. Meldinger som krever handling eller svar fra en kollega (ikke nødvendigvis haster), legger John i mappen "To Do". Det er for e-poster som kan behandles neste dag eller senere i uken.

Enda mindre presserende brev flytter John til "Les"-mappen. I tillegg bruker den spesielle filtre som automatisk plasserer nyhetsbrevet i denne mappen. Det tar bare et par minutter å installere filtrene, men dette enkle trinnet vil spare deg for mye tid og krefter senere.

Hvis du bruker denne metoden, vil du få tre aktive mapper, forskjellig i hvor haster det er å svare på meldinger: Innboks med uleste meldinger, Å gjøre og Les.

Arkiver meldinger

For alt annet bruker John Smith funksjonen for meldingsarkivering. Dette hjelper ham med å tømme postkassen og lederen for unødvendige oppgaver.

Så snart jeg leser meldingen og tar de nødvendige tiltakene, enten det er en bedriftsnyhet eller et nyhetsbrev jeg abonnerer på, arkiverer jeg den.

John Smith

Hvis en melding inneholder viktig informasjon som John ønsker å beholde for fremtidig referanse, merker han den arkiverte meldingen med en stjerne slik at den kan bli funnet raskere.

Vær spesielt forsiktig når du bestemmer deg for å slette et innlegg

John bruker sjelden funksjonen for sletting av meldinger. Dette er en lekse han har lært av ekte praksis. En dag slettet John en melding fra en kollega som inneholdt informasjon som han ikke anså som viktig på det tidspunktet. Etter at denne ansatte forlot selskapet, trengte John informasjon fra det brevet. Så skjønte han at han var i trøbbel.

Etter det begynte jeg å slette bare de bokstavene som definitivt ikke vil være nyttige for meg i fremtiden. Ikke bli fornærmet, kjære kollegaer, som sender meg søte gifs med katter, men dette er meldingene som havner i «Papirkurven».

John Smith

For å komme frem til dette systemet prøvde John Smith mange forskjellige tilnærminger som ikke var effektive nok for ham. Han testet metodene som andre brukte, men veldig snart skjønte han at han måtte prøve noe annet. John kom til den konklusjon at ethvert system fungerer bare når det passer godt inn i forholdene for ditt spesielle arbeid.

Prøv denne metoden eller finn noe eget. Du kan kanskje finne en måte å bruke enda mindre tid på post.