9 tips som hjelper deg å jobbe raskere i Word

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Selv om du har jobbet i MS Word lenge og anser deg selv som en ekspert, kan du alltid bli enda mer produktiv.

Du er kanskje allerede kjent med noen av teknikkene. Men det viser seg ofte at selv ekte fagfolk kommer langt og ikke kan mange nyttige triks.

1. Autotekst

Du kan bruke denne funksjonen til raskt å skrive inn ofte brukte ord og uttrykk, noe som sparer deg for mye tid. Du kan dele dette rådet med kolleger og gjøre livet enklere for dem også.

Du trenger bare å skrive teksten (eller lage grafikk) som du ofte bruker i dokumenter, og formatere den om nødvendig. Velg deretter teksten og trykk Alt + F3. Gi et kort navn (for eksempel en forkortelse) og lagre. I fremtiden, i stedet for hele frasen, skriv inn navnet du har valgt og trykk F3. Den lagrede teksten eller bildet vises automatisk i dokumentet.

2. Autokorrektur

Autotekst vil redusere tiden brukt på å skrive repeterende tekst, men vil ikke løse problemet med skrivefeil og feil. Autokorrektur fikser noen vanlige feil. Word gjør dette av seg selv mens du skriver. Og enda bedre, hvis du selv legger til de ordene der det ofte er skrivefeil.

For eksempel vet du at du alltid mangler "t" i ordet "byrå". Åpne innstillinger (Fil → Alternativer → Stavekontroll → Autokorrekturalternativer i versjon 2010, 2013, 2016) og fyll inn det du vil erstatte. Neste gang du skriver "byrå" uten "t" vil Word rette opp selve feilen. På samme sted kan du legge til eller fjerne erstatningen av anførselstegn-poter med anførselstegn-juletrær, en bindestrek med en bindestrek, og så videre.

3. Lim inn alternativer

Når du limer inn tekst fra Internett eller andre filer, må du formatere den for å matche stilen til dokumentet ditt. Selvfølgelig kan du velge alternativet "bare tekst" hver gang, men du vil nok glemme dette ofte. I et slikt tilfelle kan du gjøre uformatert liming til standardalternativet.

Gå til "Fil" → "Alternativer" → "Avansert" → "Kopier, klipp og lim inn" og velg alternativet "Lagre kun tekst" i elementet "Lim inn fra andre programmer". Nå, i alle dokumenter du jobber med, vil kopiering av innhold fra filer eller nettsider formatere det slik at det samsvarer med teksten din.

4. Slette en stil

En annen måte å fjerne tekstformatering på er med stilbehandling. Velg innholdet du ønsker og trykk Ctrl + Mellomrom, eller velg Normal på Hjem-fanen i Stiler-gruppen.

5. Samarbeid i sanntid

Office Online ble introdusert i Office 365 2013. 2016-versjonen tilbyr enda flere funksjoner som samarbeid i sanntid. Sannsynligvis er de fleste brukere kjent med dette prinsippet fra Google Docs.

Lagre dokumentet til OneDrive eller SharePoint Online. Klikk på Del og velg hvem du vil jobbe med på denne filen. Send en invitasjon til medforfatter slik at de valgte personene kan bli med deg. Alle som har tilgang til dokumentet vil se hvem som gjør hvilke endringer. Så arbeidet med prosjekter vil bli mye mer effektivt: ingen trenger å vente på svar med redigeringer og ny informasjon per post.

6. Maler

Du kan finne og laste ned et stort antall maler på nettet. Du kan komme i gang med dem og redigere etter behov – mye raskere enn å gjenoppbygge prosjektet.

7. Vedlegg

I mobilapplikasjonen for Android og iOS kan du opprette og redigere dokumenter fra smarttelefonen eller nettbrettet og se filer fra skylagringen. Det er bedre å bruke Word-applikasjonen enn andre mobilredigerere: På denne måten kan du være sikker på den samme formateringen og alltid ha tilgang til den nyeste versjonen av dokumentet - i et skrivebordsprogram, i nettleserversjonen av Word, på en smarttelefon eller nettbrett.

For å jobbe må du logge inn på kontoen din. Hvis du eller organisasjonen din har et Office 365-abonnement, trenger du ikke betale noe i appen.

8. Egendefinert tabellformat

Hvis du ofte formaterer tabeller etter din smak, kan du redusere arbeidsmengden. Lag en stil og legg den til i Tabellstiler-gruppen. Deretter, i denne gruppen, høyreklikker du på ønsket stil og gjør den til standardformatet.

9. Skriv ut hvor som helst

Dette kan virke rart for noen, men de fleste Word-brukere bruker pilene på tastaturet når de skal flytte markøren og begynne å skrive på et nytt sted i dokumentet. Men dette kan gjøres mye raskere - med et dobbeltklikk. Åpne et tomt ark og dobbeltklikk hvor som helst for å begynne å skrive der.

Du er nå klar til å være så produktiv som mulig i Word!