12 eksperttips som hjelper deg å holde deg på sporet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Overarbeid er et symptom på dårlig planlegging.

Omdømmet til en som alltid får jobben gjort i tide, er mye verdt. Men det oppstår ikke av seg selv, bare fordi du prøver veldig hardt, ikke får nok søvn, og generelt fungerer som en hest. Alt det ovennevnte er ekstreme tiltak for noen som ikke vet hvordan de skal planlegge.

Her er noen nøkkelprinsipper for å hjelpe deg med å håndtere arbeidsmengden og fullføre prosjektet i tide.

1. Innse at det å ikke overholde tidsfrister alltid er et personlig valg

Det er områder hvor nesten den eneste måten å få til et godt prosjekt er å lyve for kunden at du vil takle oppgaven raskere enn konkurrentene dine. Men husk at det å jobbe i en slik bransje kun er ditt valg. Og hvis det er gjort, er det verdt å akseptere at fristene uunngåelig vil bli savnet, og du må takle angst og andre ubehagelige følelser.

2. Vurder muligheten for endring

Siden alt kommer ned til personlige valg, bør du vurdere en annen bransje - en der frister er forventet og verdsatt. I den kan du få den tilfredsstillelse at du holder løfter og kommer mennesker til gode.

3. Ikke lag falske frister

Fristelsen er stor, fordi en tidlig deadline ser ut som et godt insentiv: alle teammedlemmer vil fullføre oppgavene sine nøyaktig før den virkelige fristen kommer. Men folk er forskjellige. Man vil lytte til ordene dine og virkelig gjøre alt i tide. Og den andre vil vurdere datoen du spesifiserte som bare en anbefaling.

Et mer effektivt grep er å forklare ansatte helt fra starten av hva som egentlig menes med fristen og hva konsekvensene vil være hvis dere alle sammen bryter den. Og den falske fristen er omtrent som den berømte historien om en gutt som sløsende ropte: "Ulv!" Da han virkelig ble angrepet, kom ingen for å hjelpe.

4. La litt tid

Ikke gi løfter til partnere og kunder basert på interne tidsfrister. Et prosjekt som ikke har tid til overs vil sannsynligvis bli forsinket. Ikke mulig, men sikkert. Jo lengre perioden det går mellom ferdigstillelse av prosjektet og levering til kunden, desto større er sannsynligheten for at du passer inn i tidsfristen.

5. Sett pris på innsatsen du legger ned

Å gjøre noe rett i tide er dyrere enn å gjøre det samme i et "når det ordner seg"-format. Og hvis du ikke bryter tidsfrister, behandle det som en verdi som bør inkluderes i lønnen din. Bruk deretter pengene du har tjent for å sikre at du ikke går glipp av neste frist.

6. Fortell deg selv hovedproblemet

For å overholde tidsfrister trenger du en systematisk tilnærming til planlegging og fremdrift steg for steg. Hvis du stadig skjærer hjørner eller brenner ut innen forfallsdatoen for prosjektet, har du mest sannsynlig et systemisk planleggingsproblem. Og det må tas tak i.

7. Revider oppgaven om nødvendig

Å utføre det avtalte arbeidet bare delvis, bare for å overholde tidsfristen, er åpenbart et tapende trekk. Det er mye mer kompetent å hele tiden være i kontakt med kunden og om nødvendig revidere referansevilkårene sammen ved å slette eller legge til separate blokker. «Nå skal vi gjøre dette, men dette kommer i neste versjon» er en helt akseptabel melding. Spesielt når folk forventer å motta produktet i tide.

8. Bryt opp den globale fristen i flere lokale

Hvis du har et stort, forgrenet prosjekt, er det dårlig å sette en enkelt tidsfrist: du kommer definitivt ikke i tide. Bedre å bryte den totale fristen i 10-15 mellomliggende. Dette vil tillate deg å forstå hvordan virksomheten utvikler seg og å reagere på lokale forsinkelser før det er for sent.

9. Ikke forvent å ta kvantitet

Det mytiske konseptet «mann-måned» er en alvorlig felle. Ni personer, selv med veldig stor innsats, vil ikke være i stand til å bære og føde et barn på en måned. Det vil ikke alltid være mulig å få fart på et prosjekt ved å ansette flere ansatte.

Hvis du løser problemet med tidsfrister på denne måten, vil du mest sannsynlig ikke være i tide. Vurder et alternativ: ha et tilstrekkelig antall personer på alle stadier av prosjektet, og disse stadiene beveger seg parallelt, hvis mulig.

10. Hvis noe kan bestemmes på forhånd, gjør det

Når du bare trenger én person til å godkjenne hvert trinn i et prosjekt, er det lite sannsynlig at du vil kunne kjøre flere prosesser parallelt. Men dersom det utarbeides en streng spesifikasjon på forhånd, vil mange ting bli godkjent før prosjektstart.

11. Skille virksomhet fra følelser

Når du diskuterer når en deadline nærmer seg, koker diskusjonen ofte ned til spørsmål om tillit, skam og takknemlighet for hver enkelt persons innsats. For at slike diskusjoner skal være effektive, er det bedre å forstå systemiske kompleksiteter og stole på reelle data, i stedet for følelser.

12. Ikke vær stille om problemer

Slike vanskeligheter vil ikke løses på egen hånd. I dagens verden full av instant messengers og andre tilkoblingsmuligheter, er det ingen enkelt teknisk grunn til at en leder ikke kunne vite om fremdriften til et prosjekt og problemene som oppstår, så vel som teamet.