7 effektive planleggingsmetoder for å hjelpe deg med å holde deg på sporet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Energy List, GTD, Bullet Journal og andre alternativer, blant dem er det sikkert den rette for deg.

1. Metoden for kort

Denne planleggingsmetoden ble foreslått av den berømte russiske tidsstyringsspesialisten Gleb Arkhangelsky. Han gir forretningscoaching, skriver bøker og driver til og med sitt eget tidsstyringskonsulentselskap. Sammen med noen prinsipper utviklet Gleb også en metode for rask planlegging ved hjelp av kort.

Hvordan det fungerer

Du trenger ikke en tykk dagbok i dette tilfellet: bare noen få ark papir er nok. Få tre kort for forskjellige formål. De kan være flerfarget, med notater eller med klistremerker. Det viktigste er at de skiller seg fra hverandre, og selvfølgelig liker du dem.

Det første kortet er strategisk. Den vil inneholde nøkkelmålene dine, for å oppnå det du må gjøre alle mulige anstrengelser. I den andre, viet til langsiktige mål, skriver du ned alle aktivitetene og planene for året eller flere år i forveien. Det tredje kortet vil inneholde den viktigste begivenheten for den kommende dagen. Og selvfølgelig vil det endre seg oftest.

• Nivå: nybegynner.
• Et pluss: ingen grunn til å forstå kunsten å planlegge. Alt er så raskt og enkelt som mulig.
• Minus: mindre viktige ting forblir fortsatt uplanlagte. Så du kan helt glemme dem.

2. Ivy Lees metode

Det fine med den amerikanske journalisten Ivy Lees metodikk er dens enkelhet og konsistens. De fleste forsøk på å komme i gang mislykkes på grunn av mangel på en plan, mangel på fokus og feil prioritering. For å løse disse problemene foreslår Lee å begrense oss til seks oppgaver om dagen og gjøre dem etter hverandre.

Hvordan det fungerer

På slutten av dagen, identifiser seks hovedting å gjøre og prioriter dem, start med det viktigste. Neste dag, om morgenen, start umiddelbart den første oppgaven på listen, og når du fullfører den, ta på deg den neste. Og så videre til den seirende.

• Nivå: nybegynner.
• Et pluss: Det gjør planleggingen mye enklere, gjør det lettere å komme i gang, og hold deg konsekvent mens du holder deg til målene dine.
• Minus: metoden fungerer dårlig hvis du ofte har uplanlagte aktiviteter i løpet av dagen.

3. Estimeringsmetode

Ofte i planleggingsprosessen går viktige oppgaver bort blant mindre oppgaver. Dette er fordi vi ikke markerer deres prioritet. Selv om du forstår behovet for å fullføre en oppgave, er det viktig å si det skriftlig. I løpet av arbeidsdagen er det faktisk ikke alltid tid til å vurdere viktigheten av hver enkelt sak.

Hvordan det fungerer

Gi de planlagte oppgavene poeng fra null til to, avhengig av graden av betydning. Hovedprioriteringen er to punkter. Ettpunktsoppgaven kan fullføres senere. Og små ansvar og daglige gjøremål får null poeng.

Husk å rangere arbeidet på slutten av dagen, for eksempel på en fempunktsskala. En uoppfylt sak, som fikk 1 eller 2, vil påvirke det kommende arbeidet og medføre ulemper. Som dårlige karakterer på skolen. Dette er viktig for å forstå din egen ytelse og administrere timeplanen din.

• Nivå: nybegynner.
• Et pluss: metoden vil lære deg å vurdere viktigheten av oppgaver og administrere effektiviteten din.
• Minus: passer ikke for alle. Oppdrag kan prioriteres og tallene kan være forvirrende når du skal på jobb.

4. Energiliste

Hver oppgave krever en annen mengde mental eller fysisk innsats. Samtidig kan kortsiktige aktiviteter ta mer energi enn lengre. Essensen av denne metoden er å fordele alle oppgaver i henhold til den nødvendige innsatsen og ta på seg dem avhengig av hvordan du føler deg.

Hvordan det fungerer

Når du lager oppgavelisten din, del alle oppgavene inn i tre kategorier: hard, medium og light. Den første er alt som krever maksimal konsentrasjon og stress, den andre er vanlig virksomhet, den siste er en enkel rutine som utføres nesten automatisk. Før du starter arbeidet, vurder styrkenivået og velg passende oppgave.

• Nivå: amatør.
• Et pluss: unnskyldninger fungerer ikke, for uansett hvor mye tid og energi det er, er det alltid noe å gjøre.
• Minus: selvdisiplin kreves. Når du er full av energi, må du ta på deg vanskelige ting, og ikke forlate dem til fordel for en enkel rutine.

5. Metode 1-3-5

Et stort antall saker fraråder ønsket om å ta på seg dem. Derfor anbefaler mange tidsstyringseksperter å skille ut opptil ni oppgaver og utføre dem avhengig av graden av viktighet.

Så mindre mål kan overføres til en annen dag, mens du fullfører de viktigste av de planlagte oppgavene. Metode 1–3–5 er ganske enkel å bruke, selv om det tar litt tid og krefter å isolere oppgaver.

Hvordan det fungerer

Planlegg ni ting for deg selv hver dag: 1 - den viktigste oppgaven vil alltid være en prioritet; 3 - saker som krever løsning i løpet av arbeidsdagen; 5 - små oppgaver som utføres når det er mulig.

Ikke glem at du må beholde antall tilfeller og ikke overskride det. Ellers vil metoden være ineffektiv.

• Nivå: amatør.
• Et pluss: allerede i planleggingsprosessen forkastes unødvendige oppgaver og kun de virkelig nødvendige står igjen på listen.
• Minus: teknikken fungerer ikke på dager hvor antallet viktige oppgaver overstiger det anbefalte.

6. GTD - Få ting gjort

På russisk høres navnet på teknikken ut som "Bringing things to completion" eller "How to put things in order." Den ble utviklet av den amerikanske tidsstyringseksperten David Allen.

I boken med samme navn antydet han at det er viktig for en travel person å frigjøre hjernen fra aktuelle oppgaver. Dette er den eneste måten å konsentrere seg om deres kvalitetsimplementering. Denne metoden er flott for å holde en skrivebordsplanlegger.

Hvordan det fungerer

For å bruke GTD-metoden med selvtillit, må du venne deg til den. Det er et helt system for å vurdere oppgaver, og det er ikke lett å takle det med en gang. Skriv ned ting og merk dem med spesielle symboler:

1. En tom sirkel er en oppgave å fullføre.
2. Sirkelen med den utstrekede stripen er oppgaven som utføres nå.
3. Halvfylt sirkel - oppgaven er ikke helt fullført.
4. En fylt sirkel - oppgaven er fullført.
5. Sirkel med et kryss - oppgave kansellert.
6. En fylt sirkel med en pil - Noen andre gjør oppgaven.
7. Utropstegnet er den høyest prioriterte oppgaven.
8. En sirkel med en prikk - du må hele tiden huske på denne oppgaven.

• Nivå: amatør.
• Et pluss: avansert mulighet for øyeblikkelig planlegging. Du trenger ikke å holde styr på prioriteringen av oppgaver. Hvis du har en jobb - gjør det.
• Minus: metoden er dårlig tilpasset for langsiktig planlegging. Heller egnet som et tillegg til den viktigste.

7. Bullet Jornaling

Det mest fleksible planleggeralternativet er en planlegger og en personlig dagbok på samme tid. Den ble oppfunnet av den amerikanske designeren Ryder Carroll og forklart i videoopplæringen ovenfor.

Denne metoden lar deg skrive ned eventuelle tilfeldige tanker i dagboken din, samt viktige forretningsoppgaver eller planer i lang tid. Dette er ikke lett å håndtere, men når du først har blitt vant til det, slutt aldri å planlegge.

Hvordan det fungerer

På den første siden lager du en innholdsfortegnelse med seksjonstitlene og fyller den ut mens du går. Neste er den årlige reverseringen med store mål og viktige datoer. Det hjelper deg med å evaluere planene dine som helhet. Månedlige reverseringer er på de følgende sidene. Til venstre skriver du ut månedsdagene og ukedagene. Overfor dem, merk hendelsene, datoene som definitivt ikke vil endre seg. Til høyre er vanlige oppgaver for måneden.

Eventuelt kan du legge til oppgaver for hver uke, eller til og med planlegge dag for time. Bruk spesialtegn for å fremheve ulike oppgaver. Til å begynne med er det bedre å skrive slike notater på et eget ark til du blir vant til å bruke dem. Viktigst av alt, ikke glem å inkludere sider med måneder eller for eksempel lister i innholdsfortegnelsen.

• Nivå: profesjonell.
• Fordeler: i motsetning til de vanlige alternativene, kan denne dagboken startes fra hvilken som helst dato og til og med i en vanlig notatbok. Det er også praktisk å lage sjekklister og lister her.
• Minuser: det vil ta tid å sortere ut alle detaljene og bli vant til denne metoden.