Microsoft Word-funksjoner du vil bruke i arbeidet ditt

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Det viser seg at folk har jobbet i Word i årevis, men ikke kjenner dets grunnleggende funksjoner eller følger ikke innovasjonene. Det er på tide å ta igjen!

Noen få ord om hvorfor jeg påtok meg å beskrive de slett ikke unike funksjonene til Microsoft Word. Artikkelen modnet sakte i hodet mitt. Gang på gang måtte jeg beskrive den samme redaktørens evner til mine kolleger og kjære. Deres åpenbare innsikt, overraskelse over det de så, fikk meg til å skrive dette materialet. Jeg håper at du også vil lære noe nytt for deg selv.

Alle de følgende tipsene fungerer i Word 2013. Jeg anbefaler på det sterkeste å flytte til denne spesielle generasjonen av programmet hvis du har utsatt overgangen av en eller annen grunn.

1. Begynn å skrive hvor som helst

Klikk for å skrive-funksjonen er ikke ny, men ikke alle har hørt om den. Ofte må du observere hvordan en person klikker på «Enter»-knappen mange ganger for å komme til slutten av siden og for eksempel skrive inn bokstavutføreren der.

Et dobbeltklikk med mus kan erstatte et dusin tastetrykk.

Flytt markøren over det tiltenkte utskriftsstedet og foreta et par raske klikk med musen. Word selv vil plassere nye linjer, tabulatorer og seriffer for stedet du har angitt for det. Dette er godt synlig når du ser på de skjulte formateringsmerkene.

2. Oversett med en gang

Spør naboen din om hvilken oversetter han foretrekker, og du vil mest sannsynlig høre om Google, Yandex, PROMT, men neppe om Bing. Av en eller annen grunn er ikke Microsofts merkevareoversetter veldig populær i vårt område. Og forgjeves, fordi kvaliteten på arbeidet hans er ganske nok for daglige behov. Selvfølgelig gir Office rask oversettelse av tekst ved hjelp av Bing. Jeg anbefaler å prøve det.

Det er godt mulig at du slutter å haste mellom nettleseren og Word, og kopierer og limer inn setninger uendelig frem og tilbake.

Det er flere dusin språk og tre oversettelsesmetoder å velge mellom. Du finner dem på "Gjennomgang"-fanen.

3. Bruk kerning

Designere vet godt hva kerning er, og de opererer ofte med det når de setter tekster. Enkelt sagt er kerning ansvarlig for avstanden (avstanden) mellom bokstaver avhengig av formen deres. Endring av denne innstillingen kan krympe eller utvide det samme ordet, setningen eller avsnittet sammenlignet med standardtilstanden. Jeg har sett hvordan folk begynte å slette deler av teksten, eller omvendt "helle vann" bare for å passe det inn i en bestemt ramme. Kerning løser slike problemer på en mer sofistikert måte. Selvfølgelig gjør det vondt i øyet å spille grovt med det, men mindre manipulasjoner kan være passende.

Endring av kerning vil være nyttig når du bruker store fonter, for eksempel når du forbereder tittelsider til bøker, artikler, rapporter.

Trykk på kombinasjonen Ctrl + D for å få opp "Skrift"-dialogboksen, gå til den andre "Avansert"-fanen. Det er her du kan leke med kerning. Og litt mer om temaet. Bare i forbifarten vil jeg introdusere deg for et interessant nettleserspill der du må gjette den beste kerningen for lesing. Nyt!

4. Bruk skjult tekst

Kan et tomt Word-dokument veie flere titalls eller hundrevis av megabyte? Ja! Og for mange er det en uklarhet i sinnet. Folk ser ikke et eneste ord foran øynene deres, men de kan ikke forstå hvorfor filen er så stor? Onde virus eller skadelige hackere? Nei. Alt handler om skjult informasjon. Dette kan være grafikk, bilder og tekst.

I likhet med tegn som ikke kan skrives ut, vises ikke skjulte data på skjermen eller skrives ut, men de er fortsatt en del av dokumentet.

Med skjult tekst kan du:

• Skjul konfidensiell informasjon midlertidig.
• Legg igjen kommentarer eller gi svar på spørsmål som ikke bør blandes med hovedteksten.
• Skriv ut flere versjoner av det samme dokumentet, vekselvis skjule forskjellige deler av det. I dette tilfellet trenger du ikke rote med flere kopier av filen!

Velg en del av eller hele teksten, trykk Ctrl + D og sett en hake foran "Skjult"-alternativet. Fragmentet forsvinner og blir kun tilgjengelig for visning i visningen av tegn som ikke kan skrives ut. For klarhetens skyld er skjulte data understreket med en linje med svarte prikker.

5. Bruk funksjonen "Dokumentinspektør" før du lagrer

Gammelt Word kan ikke åpne filen eller vises den feil? Kjent for alle og enhver! Denne typen problemer rundt meg skjer med skremmende regelmessighet, fordi mange organisasjoner og mennesker fortsatt jobber i Office 2003. Derfor, før du sender og/eller lagrer et dokument, er det verdt å sjekke det for kompatibilitet med tidligere versjoner av Word. Det er «Dokumentkontrolløren» som har ansvaret for dette.

Han vet også hvordan man kjører en lesbarhetssjekk for funksjonshemmede og, viktigere, finne skjulte egenskaper og data i et dokument.

For eksempel oppdager funksjonen tilstedeværelsen av makroer, innebygde dokumenter, usynlig innhold og andre potensielt problematiske filelementer.

6. Rediger PDF

Overfloden av alternativer er ikke alltid fordelaktig. Arbeid med PDF er et godt eksempel på dette. Noen ganger går folk seg vill allerede når de velger verktøyet de vil behandle PDF-filen med. Her er den klassiske Adobe Reader, og den alternative Foxit Reader, og en hvilken som helst mer eller mindre moderne nettleser, og mange flere nettjenester. Imidlertid ligger en av de mest vellykkede metodene på overflaten - dette er helten i artikkelen vår.

Word 2013 åpnes ikke bare, men gjør det også mulig å redigere innholdet i et PDF-dokument.

Editoren konverterer tekst, tabeller, lister, grafer og andre elementer til en DOCX-fil, og bevarer formateringen av originalen så nøyaktig som mulig. Det skal bemerkes at han viser seg veldig, veldig verdig. Du kan også legge til PDF-filer til et Word-dokument som et innebygd objekt. I dette tilfellet vil bare den første siden av PDF-en eller filkoblingsikonet vises.

7. Sett inn video

Det er ingen hemmelighet at langsiktig visning av tørr tekst raskt reduserer oppmerksomheten og fører til tap av interesse for leseren. Derfor fortynner nesten alle studenter, foredragsholdere og kontorarbeidere linjene med diagrammer, tabeller, grafer og andre visuelle triks. Imidlertid er det bare noen få som tar i bruk et mye kraftigere verktøy - video.

Word kan bygge inn Bing-søk-videoer i et dokument, legge til YouTube-videoer og bygge inn koder fra forskjellige nettsteder.

Og ikke bekymre deg for den endelige filstørrelsen. Dokumentet lagrer ikke selve videoen, men lager kun koblingen i en visuell form. Selvfølgelig kreves en internettforbindelse for å se.

8. Arbeid sammen med dokumentet og kommenter redigeringer

Husk ordene til klassikeren: "Hva man ikke gjør - vi skal gjøre sammen"? De er aktuelle den dag i dag. Men ikke alle forstår hvordan man skal organisere felles arbeid riktig. Dessverre er det fortsatt mulig å se hvordan en person fremhever et tekststykke med hvilken som helst farge, etter det, i parentes, legger han til revisjonen eller innvendingene og sender dokumentet tilbake. I slike øyeblikk begynner en nervøs rykning i øyelokket. Den nyeste utgaven av Word lar deg komfortabelt kommentere og gjøre endringer i en offentlig fil. Denne bør brukes!

Word 2013 gjør det mulig å svare på andres kommentarer, noe som gjør redaktøren til et flott verktøy for diskusjon i gruppearbeid.

Bruk noen minutter på å utforske Review-fanen, del dine nye ferdigheter med jevnaldrende, og du vil føle hvor enkelt det er å jobbe sammen.

9. Forenkle arbeidet med tabeller

La meg gjette, setter du fortsatt inn tabellrader og -kolonner ved å høyreklikke og navigere til det tilsvarende menyelementet? Det er mye enklere!

Plasser markøren rett over/under (venstre/høyre) der du planlegger å legge til en rad eller kolonne. Word vil umiddelbart foreslå å forstørre tabellen.

Den siste versjonen av editoren har forresten fått flere nye funksjoner for borddesign. Oppdater kunnskapen din.

10. Kombiner deler av dokumentet til blokker

For å være ærlig er det noen ansatte som er klare til å snu over 100 sider av et dokument bare for å drepe tiden. Hvis du raskt vil navigere i store filer, må du mestre flere hurtigtaster for lynrask navigering eller strukturere verkene dine riktig.

Ved å bruke overskrifter på forskjellige nivåer kan du skjule elementer av dokumentet du ikke jobber med for øyeblikket.

Plasser markøren ved siden av overskriften, og programmet vil be deg om å skjule innholdet i blokken. Dermed kan selv de mest enorme verkene få plass på bare et par sider.

Fant du ikke noe interessant for deg selv? Bare i tilfelle, les Lifehackers artikkel om 20 ordhemmeligheter for å gjøre jobben din enklere. Eller gi råd i kommentarfeltet.