6 tips for effektiv e-postbehandling

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

E-post er et av de beste kommunikasjonsverktøyene og kanskje det eneste som brukes av alle brukere uten unntak. Du liker kanskje instant messengers eller ikke, bruker Skype eller Facebook-chat, men du har sannsynligvis en e-postadresse.

Hver dag mottar vi i innboksen vår ikke bare meldinger fra venner og kolleger, men også dusinvis av reklamebrev, varsler, bare spam. For å unngå å drukne i det store volumet av innkommende meldinger, er det svært viktig å utvikle og bruke effektive e-postferdigheter.

opphavsrett

Planlegg en tid for e-postsjekk

Hvis du føler at du bruker for mye tid på å behandle e-post, og antall brev i innboksen din fortsatt ikke synker, så prøv å planlegge tiden for å sjekke postkassen strengere. Vanligvis begynner vi å sjekke e-post, finner en interessant lenke i brevet, går til nettstedet, derfra til en annen … og etter en halv time husker vi og går tilbake til å analysere bokstaver. Som et resultat har tiden gått, men saken har ikke rykket.

Prøv derfor å sette av en viss begrenset tid til deg selv til å jobbe med post. Alle kan stille inn frekvensen og varigheten av disse intervallene for seg selv, avhengig av korrespondansens volumet. Kanskje vil det være en time om morgenen og en time på slutten av arbeidsdagen, eller det kan være mer praktisk for deg å logge på e-postkontoen din hver time i fem minutter. Viktigst av alt, prøv å følge tidsplanen som er satt for deg selv, og ikke bli distrahert av noe utenforstående. Bevissthet som din tid er begrenset, vil uunngåelig føre til en økning i effektiviteten ved behandling av postkvitteringer.

Hver bokstav betyr en handling

Hovedregelen du bør bruke når du analyserer post er at hvert åpent brev krever at du gjør noe. Hvis du har åpnet et brev, bør du ikke legge det igjen i innboksen igjen. Du må enten umiddelbart svare på brevet, eller videresende det til noen som er flinkere til å håndtere dette problemet, eller planlegge en oppgave for deg selv i Google Task eller kalenderen – uansett, som et resultat av handlingen din, bør brevet slettes eller flyttes til arkivet, altså forlate innboksen … Hvis du følger denne enkle regelen, blir innboksen din ryddet opp før eller siden.

opphavsrett

Filtre og snarveier

Hvis du mottar et stort antall e-poster hver dag, tar det mye tid og krefter å analysere dem. Hvorfor bruker du ikke ressursene til postvesenet til dette, spesielt siden de fleste tjenestene har denne funksjonen og er perfekt implementert?

Det handler om å sette opp filtre for automatisk postbehandling. I stedet for å manuelt klikke på hvert innlegg, og hvert klikk er den samme tiden og innsatsen, må du bare angi filtrene du ønsker én gang. For eksempel vil alle meldinger fra adressene til dine slektninger automatisk gå til familiemappen og merkes med en markør som viktig. Alle pressemeldinger går til en egen mappe som omgår innboksmappen, og varsler fra sosiale nettverk sendes umiddelbart til papirkurven.

På denne måten kan du kategorisere meldinger i henhold til hovedemnene og forberede deg deretter på behandlingen. Du vil ikke lenger ha en situasjon der hjernen din, når du analyserer e-post, bytter fra husarbeid til forretningsproblemer, og deretter umiddelbart til underholdningsutsendelser, og deretter tilbake.

Det er et stort antall alternativer for å lage forskjellige filtre, og jeg er sikker på at når du først bygger et automatisk filtreringssystem, vil du spare dager og måneder av tiden din. I tillegg, ved å bruke de tildelte etikettene eller distribusjon etter mapper, kan du enkelt finne bokstavene du trenger i arkivet (husker du at innboksen vår er helt tom?).

Bruk søk

Mange brukere, spesielt nybegynnere, beholder alle e-postene sine i innboksen fordi de føler at de aldri vil finne dem igjen når de arkiverer. Hvis du setter opp et system med filtre og snarveier, som beskrevet i forrige avsnitt, er arkivet ditt allerede organisert og mye lettere å navigere i det. Men ikke glem søkefeltet også. For eksempel i Gmail er systemet for å søke etter bokstaver så perfekt (hvem tviler på det!) at det ikke vil være vanskelig å finne noen bokstav.

Bruk merker

Mange e-posttjenester har en funksjon for å merke meldinger med spesielle markører (i Gmail er dette stjerner). Med deres hjelp er det enkelt å markere de nødvendige meldingene som krever din oppmerksomhet og legge dem i en egen mappe. I Gmail kan du velge ditt eget sett med flagg og bruke dem ganske fleksibelt. Dermed vil ett blikk på innholdet i innboksen din være nok til å skille e-poster i henhold til deres betydning.

Bruk hurtigtaster

Bruk av hurtigtaster kan fremskynde behandlingen av korrespondanse så mye at det er verdt å bruke noen timer på å studere dem. Men før det, ta en titt på innstillingene (i Gmail er det Innstillinger - Generelt - Snarveier) og sørg for at de er slått på. Etter det trykker du bare på spørsmålstegnet på tastaturet, og du vil se en melding med alle Gmail-hurtigtastene.

E-post er et flott kommunikasjonsverktøy, men det betyr ikke at du må vie halvparten av livet ditt til denne prosessen. Maksimal automatisering av alle prosesser, raske svar eller videresending av meldinger, planlegging av tiden din, sammen med andre tips fra denne artikkelen, vil tillate deg å håndtere et hvilket som helst antall brev ganske raskt og spare mer tid til morsommere aktiviteter.