Hvorfor oppgavelister ikke fungerer og hva du skal gjøre med det

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Her er noen tips om hvordan du kan gjøre "kroppen" din fra en enkel notatbok til et kraftig verktøy for beslutningstaking, planlegging og analyse av fremdriften til oppgavene som er tildelt.

Å administrere gjøremålslister kunne ikke vært enklere. Jeg skrev mine saker i en spalte, og så er det bare å ta det og stryke det ut mens du gjør det. Hva annet kan du tenke deg?

Men hvis du ser på antall forskjellige desktop-, mobil- og webapplikasjoner som implementerer dette konseptet, blir det klart at alt ikke er så enkelt i det hele tatt. Til tross for all mangfoldet av verktøy og funksjoner, fungerer oppgavelister fortsatt ikke! Kanskje du bare ikke vet hvordan du bruker dem?

Alle mennesker begynner å bruke oppgavebehandlere i det øyeblikket de føler at deres daglige rutine blir til kaos. De begynner å glemme viktige ting, forvirre rekkefølgen på oppgaver og oppgaver, svikter kollegene og kommer for sent til dates. I et slikt øyeblikk velger en person en "tudushka" etter hans smak og prøver å bringe organisasjon inn i livet hans. Og som regel lykkes han først. Men det går litt tid, og oppgavelistene slutter å fungere, og det opprinnelige rotet kommer tilbake til livet.

Hvorfor skjer det?

Poenget er at oppgavebehandlere bare er et verktøy. Som må settes opp riktig for at det skal fungere bra. Og her er noen tips om hvordan du gjør det.

1. Del

Ikke i noe tilfelle bør du dumpe alle de store og små tingene dine på én stor, lang liste. Det er ikke noe mer deprimerende enn å vurdere oppgavelisten din med dusinvis av oppføringer. I dette tilfellet er sannsynligheten for å noen gang å komme til halen på listen til null. Ulike produktivitetsstudier antyder generelt at antall oppgaver på ett ark ikke bør overstige 7-8 stykker. Separer derfor oppgavelister etter kategori, prosjekt, emne, haster og andre kriterier.

2. Legg til frister

I følge Parkinsons lov tar arbeidet alltid så mye tid som du gir det til. Derfor er det bare fornuftig å opprettholde en liste over oppgaver hvis du skriver den omtrentlige utførelsestiden ved siden av hvert element. Ja, i virkeligheten kan det være avvik; ja, noen dager går det galt, men mesteparten av tiden fungerer denne tilnærmingen. Etter å ha satt ned den omtrentlige tiden for å fullføre en bestemt oppgave, vil du ubevisst forsøke å samsvare med den, og dette endrer spillereglene radikalt. Prøv det, og du vil bli overrasket over hvor kraftig gjøremålslisten din kan bli.

3. Prioriter

Dette punktet er enkelt og greit. Vi utfører viktige saker først og fremst, små og ikke-haster – hvis vi har tid. Alt som gjenstår er å prioritere listen din, og gjøre det riktig. Tross alt er det veldig presserende saker, men helt uviktige for deg. Og det skjer omvendt. Derfor tilbyr vi deg følgende prioritering:

• viktige og presserende saker;
• viktig, men ikke presserende;
• haster, men ikke veldig viktig;
• ikke haster og uviktig.

4. Vurder

Og den siste regelen på denne listen, men ikke minst viktig, er behovet for å analysere og evaluere oppfyllelsen av listen din. Ikke søk å umiddelbart gjemme deg og glem den fullførte oppgaven for alltid. Prøv å sette av noen timer i slutten av hver uke, og kanskje til og med en hel dag i slutten av måneden, til å gjøre status. Plukk opp de overkryssede elementene fra arkivet og evaluer hva som ga deg implementeringen.

• Hvor godt og raskt gjorde du jobben din?
• Kunne det vært gjort bedre, eller burde det kanskje ikke vært verdt det i det hele tatt?
• Hvor langt har du kommet mot målet ditt?
• Hva må til for å komme et skritt videre?

Etter at du har svart på disse og lignende spørsmål, vil listen din få en helt annen betydning for deg. Den vil forvandle seg fra en enkel notatbok "for ikke å glemme noe" til et kraftig verktøy for beslutningstaking, planlegging og analyse av prestasjoner.