Hvorfor det ikke er nok tid og energi til de viktigste tingene og hva du skal gjøre med det

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Hastefellen har skylden. Vi finner ut hvordan det fungerer og hvordan vi ikke kommer inn i det.

Hvor mange ganger på slutten av en hard, travel dag har du innsett at du så ut til å spinne som et ekorn i et hjul i mange timer og løst mange problemer, men ikke viet tid til virkelig viktige prosjekter? Hvor mange ganger har du lovet deg selv å ta opp personlige saker som er meningsfulle for deg: sport, kreativitet, studier, men kunne ikke engang starte dem på flere måneder? Hvis dette har skjedd med deg, har du, som de fleste andre, falt i fellen for at det haster.

Hva er hastefellen

Forskning fra Johns Hopkins University School of Business har vist at vi oftere enn ikke forlater interessante og viktige oppgaver til fordel for presserende. Og vi er bokstavelig talt disponert for å utsette betydelige prosjekter for senere, først og fremst å ta på oss de som, slik det ser ut for oss, må gjøres akkurat nå.

Dette kalles hastefellen. Det fører oss til stress, følelsesmessig utmattelse og merkelig nok tap av penger. Forskere har funnet ut at vi har en tendens til å ta på oss en oppgave som virker mer presserende, selv om vi betaler mindre for den enn for en oppgave med mykere tidsfrist. Dette skjer av flere grunner.

Hvorfor går vi i hastefellen

1. Vi lider hvis vi ikke kan fullføre oppgaven

Dette ble funnet tilbake i 1927, og da ble det bekreftet mer enn en gang: folk føler seg ukomfortable hvis det er en uferdig sak som henger over dem. Denne funksjonen ved tenkning ble kalt Zeigarnik-effekten. Og siden hasteoppgaver som regel er små nok og ikke tar mye tid, kan vi ikke utsette dem, for da blir ikke neste punkt på gjøremålslisten krysset ut. Og vi tar tak i disse små oppgavene, løser dem én etter én og kan ikke stoppe. Som med en pakke chips: før du spiser alt, vil du ikke roe deg ned.

2. Vi sitter fast i en tunnel og ser ingenting rundt oss

Det vil si at vi finner oss selv så overveldet av kortsiktige saker at vi bokstavelig talt ikke kan puste ut, se på timeplanen vår fra utsiden og vurdere hva som virkelig er viktig og hva som ikke er det. Denne situasjonen kan sammenlignes med tunnelsyn: vi ser ikke hele bildet, men bare et fragment som er i sentrum for vår oppmerksomhet akkurat nå.

3. Vi klarer ikke å organisere arbeidsdagen riktig

Hvis prosessene ikke feilsøkes på grunn av din eller ledelsens feil, begynner rutineoppgaver å bokstavelig talt ta tid og krefter. La oss si at du er for lat til å lage maler for dokumenter og brev – og hver gang bruker du mange dyrebare timer på å jobbe med dokumentasjon eller innkommende post. Eller prosjektlederen din har ikke blitt enig med klienten om å gjøre alle redigeringene på en gang, og du må distraheres av nye kommentarer utallige ganger.

4. Det virker for oss at hvis vi ignorerer en presserende oppgave, vil katastrofe skje

En ond leder eller klient vil komme og han vil banne mye, du vil bli fratatt penger, himmelen vil falle til bakken, vi vil alle dø.

Alle disse varslene om nye meldinger, anrop, redigeringer, ytterligere små bestillinger skaper en illusjon om at de ikke kan utsettes. Selv om det faktisk ikke er så mange virkelig brennende oppgaver.

Hvordan unngå å bli fanget i haster

1. Start dagen med viktige og ikke-hastende oppgaver

De klassiske tidsstyringsbøkene sier at den første tingen å gjøre er å «spise frosken». Det vil si å gjøre unna en liten og lite hyggelig oppgave. Det er logikk i denne tilnærmingen: etter å ha foretatt en vanskelig samtale eller svart på kjedelige brev, føler vi oss som vinnere og på vei oppover tar vi opp andre ting.

Men det er en risiko for at den første "frosken" blir fulgt av den andre, så den tredje, den fjerde … Og nå er det kveld, "froskene" har blitt spist umåtelig, men hendene har ikke nådd det virkelig viktige oppgaver. Derfor kan du prøve det motsatte: start dagen med det som er mer viktig, men ikke presserende, og bare deretter gå videre til alle denne haugen av små oppgaver.

2. Lær å ta en pause

Ikke skynd deg å umiddelbart svare på nye meldinger og utføre små oppdrag og forespørsler. Pust inn og ut og sett pris på hvor presserende dette egentlig er. Hvis oppgaven lider, utsett den ved å prioritere det større og mer verdifulle prosjektet.

3. Prøv å jobbe i blokker

La oss si 40 minutter for viktige oppgaver og 15 minutter for presserende oppgaver. Still inn en timer slik at små rutiner ikke suger deg for mye, og så snart den piper, gå tilbake til store ting. Mest sannsynlig vil en samtale eller et brev kunne vente i de neste 40 minuttene.

4. Kombiner ting

Mange små ting kan gjøres mens du sykler på T-banen, står i kø på postkontoret og venter på et barn fra en tegnetime. Det er usannsynlig at det vil være mulig å engasjere seg i en avhandling, en bok, en rapport eller en plan i slike øyeblikk, men det er fullt mulig å raskt svare på meldinger, fylle ut noen skjemaer, gjøre mindre endringer.

5. Husk at presserende oppgaver aldri vil ta slutt

Det er en veldig stor feil å tro at nå skal du raskt rydde opp i all denne rutinen: avtale time hos lege, svare på brev, bestille nye joggesko til barnet ditt, fylle ut et meldekort – og så, med lett hjerte, vil ta opp viktig arbeid og personlige prosjekter: oppdater porteføljen og CV-en din, les en bok på et fremmedspråk, se etter informasjon for forskning. Akk, dette vil ikke være slik. Små ting vil fortsette å falle på deg til du tar kontroll over dem.