7 regler for forretningskommunikasjon i messengers

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Hvordan oppføre seg i chatter, for ikke å miste ansikt foran kunden og ikke ramme kolleger.

1. Ikke bruk messenger som eneste kommunikasjonskanal

Chat er for effektivitet. Det er praktisk å raskt avklare de arbeidspunktene som ikke kan vente. Du bør imidlertid ikke oversette all arbeidskorrespondanse til messengeren: nøkkelmeldinger går tapt i den (og noen ganger blir de slettet), og folk som ikke er ansvarlige for å ta avgjørelser er ofte involvert i diskusjonen om problemet. Dette kompliserer bare kommunikasjonen.

2. Ikke ta alvorlige avgjørelser i korrespondanse

Til tross for den utbredte bruken av instant messengers i både små og internasjonale selskaper, klassifiserer ikke forretningsetikett denne kanalen som en offisiell. Så, i tilfelle en omstridt situasjon, vil sannheten være for den som sikret avtalen på e-post.

Bruk jobbe-e-posten din til å registrere avtaler som er oppnådd i WhatsApp eller Telegram og koordinere videre handlinger.

Et annet argument for denne anbefalingen er at dokumenter lagres i posten mer pålitelig, om nødvendig vil du raskt finne informasjonen du trenger. Mens du kan bli ekskludert fra chatten, og selve messengeren kan bli blokkert i morgen.

3. Skriv kort og saklig

Messenger-brukere liker ikke lange meldinger som må rulle uendelig.

Formuler tankene dine klart og entydig og hold deg til regelen "én tanke, ett budskap". Vær lakonisk, ikke uttrykk deg selv billedlig, og unngå parasittiske ord. Dette tetter opp korrespondansen. I stedet for å bruke lang tid på å beskrive noe, send et eksempel – en lenke eller et bilde. Så samtalepartneren din vil umiddelbart forstå hva talen handler om.

4. Følg stilen til innleggene dine

Arbeidskorrespondanse i messenger innebærer ikke en slik uformell kommunikasjon som du har råd til med din beste venn eller mor. Etter å ha opprettet en chat eller dialog, bør du ikke sende en haug med uttrykksikoner og bruke ord som kanskje ikke er kjent for samtalepartnerne dine (for eksempel ASAP eller "videreover").

For å gjøre det enklere å bytte fra personlig til jobbkommunikasjon, fordel korrespondansen over budbringere. Så Telegram kan brukes til jobbkommunikasjon, og WhatsApp - for personlig.

5. Vær forsiktig med uttrykksikoner

Uttrykksikoner i forretningskorrespondanse har lenge vært gjenstand for heftig debatt. Men hvis vi snakker om generelle regler, er alt ganske enkelt her.

Hvis du nettopp møtte en person og ikke så ham personlig, ikke send ham uttrykksikoner: han setter kanskje ikke pris på det, og din videre kommunikasjon vil ikke fungere på den beste måten.

Når du sender tekstmeldinger med en kollega eller kunde du kjenner lenge og forstår hvordan de reagerer på meldinger, vil uttrykksikoner være passende. Men her er det fortsatt bedre å gjøre med standardsettet, og det er bedre å legge igjen klistremerker med Yegor Letov og karikaturer av kjente politikere til venner.

6. Ikke vær redd for å bruke spørsmålstegnet ofte

Hovedoppgaven med korrespondanse i messenger er å raskt få svar på aktuelle spørsmål. Samtidig beskriver mange ganske ofte i detalj essensen av problemstillingen, men forklarer ikke hva de ønsker å få fra kollegaer eller kunden.

Still spørsmål, bruk spørsmålstegn. Dette vil trekke den andre personens oppmerksomhet til meldingen og oppmuntre vedkommende til å svare deg så snart som mulig.

7. Sjekk T9

Autokorrektur unngår grove stavefeil, men noen ganger virker det mot deg. Hvis du sender "proktolog" i stedet for ordet "produktolog", vil ikke mottakerne umiddelbart forstå betydningen. Og de som ikke er særlig humoristiske vil bli fornærmet i det hele tatt.

Bruk skrivebordsversjoner av messengers når det er mulig. Før du sender meldingen, kan du raskt se etter feil og rette dem om nødvendig.