Hvorfor en sjekkliste er et must for deg på jobben

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

En sjekkliste virker som en veldig gammeldags måte å organisere arbeidsflyten på, siden det er så mange moderne teknikker der ute. Men vi er klare til å overbevise deg, ved å bruke ett vitenskapelig eksperiment, meningen til en doktorgrad og erfaringen til vokalisten til gruppen Van Halen som argumenter.

I den moderne verden er vi utstyrt med enestående tilgang til informasjon. Vi kan lære mye ved å spørre riktig søkeord eller ved å åpne oppslagsverk på nett. Likevel, med denne mengde informasjon, får vi også mange vanskeligheter.

Vi vet mer nå enn noen gang før, men det er et problem med å gjøre teori til praksis, gi den verdi og nytte.

På mange måter har informasjonsalderen gjort oss langt mindre praktiske og kloke. La oss få vite mye, men vi mister lett konsentrasjonen, vi blir distrahert fra det viktigste, vi lar oppmerksomheten forsvinne. Dessuten mister vi lett det grunnleggende, viktig bakgrunnsinformasjon av syne, og gjør feil med en følelse av vår egen kompetanse.

Ifølge kirurg og folkehelseforsker Atul Gawande, M. D., bør folk få mest mulig ut av kunnskapen sin.

Atul Gawande amerikansk kirurg, journalist, forfatter

Vi kan tilgi feil på grunn av uvitenhet. Hvis en person ikke visste hva han skulle gjøre i en gitt situasjon, er vi glade for at han gjorde alt for å løse problemet. Men hvis han visste hvordan han skulle gå frem, men ikke brukte denne informasjonen på riktig måte, er det vanskelig å ikke bli sint.

Feil som er gjort på grunn av den faste troen på at "jeg vet best hva jeg skal gjøre" er ofte de mest smertefulle. Du prøvde ikke ditt beste og mislyktes, men fulgte bevisst ledelsen av overmot og mislyktes. Atul Gawande mener at dette ligner på hvordan en enkel feil gjort av en erfaren kirurg fører til at en pasient dør.

Hvordan håndterer vi dette havet av informasjon? Hvordan utnytte kunnskapen best mulig og gi rom for mirakler? Ifølge Dr. Gawande kan du føle din egen kraft og kompetanse ved å bruke en sjekkliste.

Dr. Gawande studerte nøye effekten av sjekklister på kirurger, eller rettere sagt, på antall tilfeller av infeksjon hos pasienter under operasjonen. Til tross for at forsøket involverte respekterte og kompetente kirurger, sto alle, på en eller annen måte, i fare for å gjøre feil under operasjonen.

Sjekklisten som ble presentert for kirurgene var kort og enkel. Det sto:

• Vask hendene med såpe og vann.
• Tørk av pasientens hud med et antiseptisk middel.
• Plasser sterile bandasjer på pasientens kropp.
• Ta på deg en lue, maske, steril kjole og hansker.

Medisinstudenter lærer disse trinnene utenat, de er åpenbare, enkle og nødvendige. Men en person er ikke en maskin, og han kan glemme en av handlingene. Å hoppe over ett trinn kan føre til infeksjon, som betyr tilleggsbehandling, økonomiske kostnader og i verste fall pasientens død.

Overraskende nok, så snart denne sjekklisten dukket opp foran øynene til legene, begynte de å gjøre færre feil. Antall infeksjoner gikk ned med 66 %. Det sparte mye penger, men enda viktigere, det reddet over tusen liv.

Selvfølgelig er en sjekkliste som en måte å strukturere tanker, effektivisere handlinger og huske nødvendig informasjon nyttig ikke bare for leger, men også for hver enkelt av oss.

Du kan synes det er støtende å skrive en sjekkliste for ikke å glemme noe. Du er tross alt smart nok og kan stole på din egen hukommelse. Men hovedmålet med en sjekkliste er disiplin som vil hjelpe deg å følge den tiltenkte veien og unngå feil.

Hvorfor lage en sjekkliste

1. Sjekklisten hjelper deg å sørge for at du ikke glemmer grunnleggende og enkel informasjon. Dr. Gawande mener at sjekklisten skaper et slags «kognitivt nettverk» som beskytter oss mot våre egne mangler – grensene for hukommelse og oppmerksomhet. Sjekklisten sikrer at du ikke glemmer vanlige sannheter i øyeblikket når tretthet eller latskap nærmer seg.
2. Sjekklisten frigjør tankene dine, og gir den muligheten til å jobbe med virkelig vanskelige oppgaver. Når du har sluttet å bekymre deg for enkle og trivielle ting, får du en sjanse til å fokusere på tøffe valg. Dette fungerer spesielt godt i tilfeller der uventede eller ikke-planlagte situasjoner stadig oppstår og det er ganske vanskelig å kontrollere seg selv.
3. Sjekklisten hjelper å være disiplinert. Dette er viktig når det gjelder rutineoppgaver. Når vi blir vant til å gjøre noe fra dag til dag, mister vi lett entusiasme og oppmerksomhet, gjør feil og feilberegninger. Hvis du føler deg for komfortabel på arbeidsplassen din, du slapper av og oppmerksomheten din blir distrahert, vil sjekklisten hjelpe deg å holde deg våken hvert minutt.
4. Sjekklisten sparer tid. Du trenger ikke lenger tenke på hvert trinn: du har allerede beskrevet alt på et stykke papir. Hvis en beslutning må tas nå, er tid den mest verdifulle ressursen. En sjekkliste vil hjelpe deg å vinne dyrebare sekunder.

Ja, en sjekkliste er ikke den mest originale måten å kontrollere arbeidsflyten på. Men samtidig viser dette enkle verktøyet seg å være utrolig verdifullt for de som ønsker å redusere feil og forbedre kvaliteten på arbeidet sitt.

Hvordan lage en effektiv sjekkliste

Det er gode sjekklister og dårlige sjekklister. Så hvordan lager du en sjekkliste som hjelper deg i gang?

1. Fokuser kun på enkle ting. Hensikten med en god sjekkliste er å formidle nødvendig informasjon. Ingen detaljer. Sjekklisten er ikke en veiledning, ikke en omvisning i arbeidsflyten din. Dette er et diagram som hjelper deg å huske de viktigste tingene. En god sjekkliste bør ha fem til ti punkter.
2. Sjekklisten skal være enkel og praktisk. Bruk klare ord som nøyaktig beskriver oppgaven. Hvis du trenger ekstra tid til å huske nøyaktig hva hvert element betyr, er sjekklisten din dårlig.
3. Bestem når du skal pause. Når vil du bruke sjekklisten din? Når går du videre til neste element? Hvordan sjekker du at varen er fullført? Velg et tidspunkt når du går gjennom sjekklisten og sørg for at alt er gjort og at du kan gå videre til neste oppgave.
4. Definer typen sjekkliste. For eksempel, hvis dette er en oppskrift, vil du lese hvert trinn og følge instruksjonene. Dette er en read-do type. Og hvis sjekklisten din inneholder arbeidsoppgaver for i dag og du bare krysser ut fullførte oppgaver fra den, så er dette typen "laget - bekreftet". Dette trinnet vil bidra til å effektivisere arbeidet ditt med sjekklisten og kontrollere deg selv bedre.
5. Vær forberedt på å revidere og oppdatere sjekklisten din. Revider den gjerne og gjør nye oppgaver eller redigeringer. Du må eksperimentere for at sjekklisten din skal være virkelig effektiv.

Det siste trinnet er spesielt viktig. Sjekklisten din er ikke hugget i stein; den er mottakelig for skiftende omstendigheter.

Ingen brune M&M-er

David Lee Roth, forsanger i Van Halen, har en merkelig vane. Rocker-rytteren ser tilstrekkelig ut: den viser de tekniske kravene til utstyret. Men ett av punktene sjokkerer med jevne mellomrom de ansatte i konserthus, stadioner og musikkklubber: Et sted midt på listen står en M & M's-bolle, som ikke skal inneholde et eneste brunt godteri.

Disse rytterne fungerer som sjekklister: ansatte beveger seg fra punkt til punkt, og oppfyller musikerens krav. Når David Lee Roth takker ja til en jobb, er han først og fremst interessert i en bolle med godteri. Kan du gjette hvorfor?

Mens du ber om å fjerne alle brune M & M-er høres sprø ut, kan David Lee Roth forklare det. Hvis stadionpersonalet legger igjen brunt godteri i bollen, betyr det at de ikke tar hensyn til rytteren. Når David kommer over en slik dragee, går han for å sjekke alt annet: om instrumentene er godt tilkoblet, om utstyret er riktig innstilt, om hans krav til lokalene og utstyret er tatt i betraktning. Og hvis det ikke er brunt godteri og arbeidstakerne på stedet respekterte selv et så merkelig ønske, kan musikeren være sikker: alt annet ble også gjort.