Hvordan gjøre møter mer produktive

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Entreprenør og investor Ray Dalio delte hemmelighetene til vellykkede møter.

1. Bestem hvem som leder møtet og for hvem det holdes

Ethvert møte må oppnå noens mål. Dette er personen som skal lede samtalen. Han identifiserer målene for møtet og hvordan de skal løses. Ellers vil alle si fra tilfeldig, og det blir ingen produktiv diskusjon.

2. Bestem hvilken type kommunikasjon som skal råde

Møteformen avhenger av formålet med møtet. For eksempel gjennomføres diskusjon og instruksjonsforelesning på ulike måter. Diskusjoner tar lang tid. Jo flere deltakere det er, jo mer drar de på. Så velg møtedeltakerne dine med omhu.

Ikke bare inviter de som er enig i din mening. Unngå både gruppetenkning, når deltakerne ikke uttrykker sine egne meninger, og enkeltstående beslutningstaking.

3. Vær utholdende og åpen

Du må håndtere konflikter, komme deg ut av vranglås og forvalte tiden din klokt. Vanskeligheter oppstår vanligvis når en uerfaren ansatt snakker. Vei det som er viktigere for deg: spar tid uten å diskutere hans mening, eller forstå hvordan han tenker. Det andre alternativet vil bidra til å bestemme hvordan en person vil takle visse ansvarsområder. Hvis du har tid, diskuter med ham hvor han tar feil. Men innrøm alltid din egen feil.

4. Ikke hopp fra ett emne til et annet

Så på møtet vil ikke en eneste sak bli løst. For å unngå dette, merk samtalen på tavlen.

5. Følg logikken i samtalen

Under tvister går følelsene høyt og gjør det vanskelig å objektivt oppfatte virkeligheten. Hold deg rolig og rasjonell. For eksempel sier folk noen ganger, "Jeg tror det er sant," og oppfører seg som om det er et etablert faktum. Selv om samtalepartnerne deres ser situasjonen på en helt annen måte. Så at logikken råder i samtalen, og ikke følelser, spør en slik person: "Er det virkelig sant?"

6. Fordel ansvar for hver deltaker

Når beslutninger tas av en gruppe, glemmes det ofte å tildele ansvar. Og da er det ikke klart hvem som skal gjøre hva og hvem som har ansvaret. Sørg for å tydelig definere ansvaret til hvert medlem av gruppebeslutningen.

7. Skriv inn regelen om to minutter

Gi alle to minutter til å uttrykke tankene sine rolig. Og først da diskutere forslaget hans. På denne måten vil alle deltakere si sin mening uten frykt for å bli avbrutt eller misforstått.

8. Stopp de som snakker for fort

Rask tale er vanskeligere å forstå. Noen utnytter dette. Folk vil ikke virke dumme og spør ikke igjen, selv om de ikke forstår noe. Ikke fall for dette agnet. Det er ditt ansvar å avklare eventuelle uklarheter og løse tvister. Så ikke vær redd for å si: «Beklager, jeg skjønte det ikke. Kan du snakke saktere? Og så spør etterslepet av spørsmål.

9. Oppsummer samtalen

Hvis alle utvekslet ideer, trekk konklusjoner. Hvis du kommer til enighet på møtet, gjenta det høyt. Hvis ikke, si det også. Hvis du har identifisert oppgaver for fremtiden, fordel dem blant deltakerne og spesifiser tidsfrister.

Skriv ned konklusjoner, arbeidsteorier og problemer slik at alle får tilgang til dem. Dette vil gjøre det lettere å spore fremdriften.