Hvorfor gjøremålslister ikke fungerer og hvordan fikse det

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

For å være produktiv, fokuser på tid, ikke oppgaver.

God tidsstyring betyr å få flere resultater på kortere tid. Den populære bloggeren og gründeren Thomas Oppong forklarer hvordan du legger gode planer for å nå målene dine og hvorfor enkle gjøremålslister bare kan komme i veien for produktiviteten.

Hvorfor vanlige gjøremålslister ikke fungerer

I en enkel oppgaveliste gjenspeiler du ikke hvor lang tid det vil ta å fullføre en oppgave. Og mest sannsynlig starter du med små og ukompliserte som ikke tar mer enn fem minutter.

Gradvis kommer du til den konklusjonen at du igjen og igjen tar opp bare enkle ting, og du utsetter stadig viktige og tidkrevende til senere. Det fører til at store prosjekter ikke ryker. Og de fleste punktene i planen forblir uoppfylt, fordi du fortsetter å legge til nye til dem, uten å ha noe kontrollsystem.

Her utløses Zeigarnik-effekten, ifølge hvilken folk husker ufullstendige eller avbrutt handlinger bedre enn utførte. Dette betyr at tankene om uferdige oppgaver fra gjøremålslisten vil fortsette å svirre rundt i hodet ditt til du fullfører dem. Du vil bli hjemsøkt av en besettende følelse som gjør det vanskelig å fokusere på å få jobben gjort. Dette kan til slutt føre til stress og søvnløshet.

Hvordan planlegge effektivt

Beskriv din ideelle dag

Jason Womack, executive coach, speaker og forfatter om produktivitet, anbefaler sin tilnærming til å organisere prosessen for å oppnå et mål. Han foreslår å skrive et manus for den perfekte dagen å fokusere på. Erkjennelsen av at det ideelle er for deg motiverer deg til å jobbe.

For å lage et skript, svar på følgende spørsmål.

• Hvordan vil du tilbringe dagen?
• Hvilke oppgaver skal utføres i dag?
• Når er du mest produktiv?

Basert på svarene kan du dele opp arbeidstiden i segmenter, som hver vil inneholde visse oppgaver fra din huskeliste.

Denne metoden vil hjelpe deg å jobbe mer effektivt med oppgavelisten din og håndtere presserende og viktige oppgaver i tide.

Planlegg alt på kalenderen

For å gjøre oppgavelistene dine så effektive som mulig for deg, ikke lag enkle planer uten tidsfrister og frister, men lær deg å bruke kalenderen med omhu.

Beskriv i detalj den kommende dagen eller en hel uke. Merk alle tingene dine på kalenderen og lev etter den opprettede timeplanen. Dette vil hjelpe deg med å bestemme hvilket prosjekt du skal takle først og om du kan legge til flere oppgaver.

I stedet for din vanlige prioritering, lag planelementer med dato og nøyaktig klokkeslett – spesielt på de viktigste oppgavene. Dette vil gi en følelse av at det haster, og du vil være i stand til å fullføre dem til et visst punkt.

Vurder hver oppgave

Hvis du ikke analyserer hvordan du bruker hver dag, er sjansen stor for at du kaster bort det meste.

En av de viktige reglene for produktivitet er å ikke la en oppgave ta lengre tid enn den trenger.

For effektiv tidsstyring er det ikke nok bare å vite hva som må gjøres. Du må vurdere hvor lang tid det vil ta. Det er bedre å si: "I dag har jeg bare 40 minutter til å gjøre dette," i stedet for å planlegge ting i en enkel viktighetsrekkefølge uten spesifikke tidsfrister.

Legg til oppgavelisten din et anslag over hvor lang tid det vil ta å fullføre hvert element. Prøv å planlegge hvert minutt fra 08.00 til 17.00. Bestem på forhånd når det blir pauser. Planlegg for å sjekke varsler, e-post og sosiale medier.

Det kan virke som om denne aktiviteten bare kaster bort tid. Men i virkeligheten setter det baren du prøver å møte. Som et resultat vil du se at konsentrasjonen har blitt bedre.

Å holde styr på hvor mye tid du bruker på oppgaver kan være en virkelig oppdagelse for deg. Dette vil definere stilen på arbeidet ditt og kan forbedre det. Det hjelper deg også å forstå når på dagen du er mer eller mindre effektiv.

Måling er det første trinnet som kreves for å overvåke og til slutt forbedre ytelsen. Hvis du ikke kan måle noe, kan du ikke forstå det. Hvis du ikke kan forstå noe, kan du ikke kontrollere det. Og hvis du ikke kan kontrollere det, kan du definitivt ikke forbedre det.

James Harrington entreprenør, prosessledelsesspesialist

Analyser tiden din, og så kan du fordele den riktig.

Tidslinje

Åpne dagsplanleggeren eller planleggingsappen og legg til tidsfrister i oppgavelisten din. Tilordne et prioritetsnivå for hver.

Og for å forstå hva som er verdt å bruke mer tid, svar deg selv på noen spørsmål:

• Hvilke oppgaver tar mindre enn 20 minutter?
• Hvilke oppgaver vil ta mer enn en time?
• Hva er det beste du kan gjøre om morgenen når du har mest energi?

Skriv nå i stedet for "Fullfør designprosjektet" "Fullfør designprosjektet på to timer". Selv om du ikke rekker å gjøre det ferdig, kommer du i det minste i gang uten å bruke hele dagen på det.

Hvis du ikke har et mål om å fullføre oppgaven på en bestemt dato, planlegg å bruke en viss tid på det hver dag. Og så gå videre til andre like viktige ting. Slik kan du gradvis bli kvitt store oppgaver.

Del opp store oppgaver i mindre

Noen oppgaver kan ta timer eller til og med dager. Hvis du har et stort prosjekt foran deg, bruk noen minutter til å tenke på det. Hvilke deler består den av? Hvor mye innsats tar det og hvor lang tid vil det ta? Skriv det ned.

Deretter deler du opp prosjektet i flere oppgaver med en klar deadline og løser dem én om gangen til det er fullført. Jo flere små handlinger du får, jo mer gjennomførbare vil de virke.

Når en utilnærmelig mengde arbeid blir til noe lite, fokuserer hjernen på det som skal gjøres akkurat nå – på en spesifikk oppgave og et lite mål. Derfor er det bedre å arrangere spurter på 40-60 minutter med korte pauser.

Arbeid med én oppgave om gangen

Gi det din fulle oppmerksomhet, og da vil du kunne være så effektiv som mulig.

Forbes' Mark Murphy forklarer: «Når folk kan unngå arbeidsavbrudd, er det en 67 % sjanse for at de får inntrykk av at «i dag var en veldig produktiv dag».

Det er virkelig fornuftig å jobbe i en time med én oppgave uten distraksjon. Men det kan være vanskelig, spesielt hvis du stadig mottar varsler eller må svare på spørsmål fra kolleger.

For eksempel hjelper Pomodoro-teknikken til å fokusere på arbeidet. Det innebærer 25 minutters arbeidssprint med korte 5 minutters pauser. Etter flere slike tilnærminger kan du slappe helt av.

Denne metoden er ikke universell: varigheten av konsentrasjon og arbeidsstil er forskjellig for alle. Så prøv forskjellige tidsstyringsteknikker og hold deg til den som fungerer for deg personlig.

Hvis du for eksempel er mer produktiv om morgenen, så utsett oppgaver som tar mer tid. Dette vil hjelpe deg å bli mer organisert og oppnå mer.