Hvordan være den mest produktive ansatte på kontoret og likevel gå hjem klokken 17.30

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Noen ganger virker oppgavelisten uendelig for oss. Bare ved å se på det, føler vi oss allerede utslitt av hardt arbeid. Alle av oss plages av spørsmålet om hvordan vi skal være produktive, ha tid til å takle alle arbeidsoppgaver, men samtidig ikke tilbringe dager og netter på jobb. I denne artikkelen skal vi prøve å svare på det.

Dette er Cal Newport. Og han kan kalles virkelig produktiv, som han:

• en professor ved universitetet, som tilbringer der på heltid og, i tillegg til par, organiserer ulike aktiviteter for studenter;
• skriver seks (eller enda flere) artikler per år for vitenskapelige tidsskrifter;
• forfatter av fire utmerkede bøker og jobber for tiden med en femte;
• omsorgsfull ektemann og far;
• opprettholder en blogg om produktivitet og effektivitet, som jevnlig oppdateres med nye oppføringer.

Til tross for alt det ovennevnte, avslutter han arbeidet klokken 17.30 og gjør sjelden forretninger i helgene.

Nei, han er ingen superhelt og har ikke et team på 15 hjelpere. La oss slutte å være sjalu på slik organisering og effektivitet et øyeblikk og tenke på hvordan Cal klarer å gjøre alt.

Nedenfor finner du tips som vil hjelpe deg å lære hvordan du effektivt kan administrere tiden din, slutte å være lat, bare begynne å gjøre mer og dra hjem fra kontoret klokken 17:30. Så la oss begynne.

1. Gjøremålslister er onde. Planlegg selv

Gjøremålslister er ubrukelige i seg selv. De er bare ditt første skritt. Du må lage en klar timeplan for deg selv. Til hva? Dette vil hjelpe deg med å planlegge hva du faktisk kan gjøre. Dette vil tillate deg å fullføre en spesifikk oppgave nøyaktig når du kan utføre den mest effektivt, og ikke bare fordi den er nummer fire på listen.

Så lenge du ikke har en bestemt dato og klokkeslett på listen for hver oppgave, er du bare ønsketenkning.

Cal Newport

Planlegging oppmuntrer deg til å konfrontere virkeligheten. Du har en begrenset mengde tid og et spesifikt antall oppgaver. Men du kan ikke bestemme nøyaktig hvor lang tid hver oppgave vil ta for deg. Når du tar en titt på hele arbeidsomfanget, vil du kunne bruke hver arbeidstime produktivt, skvise mer ut av den og jobbe hvor og når og hvor det er mer praktisk for deg.

Eksperter er enige om at hvis du ikke beregner den nøyaktige tiden det vil ta å fullføre oppgaver, så dømmer du deg selv til å mislykkes på forhånd.

Sikkert mange av dere tror nå at de fleste oppgaver dukker opp plutselig og ikke kan forutses og planlegges. Ja, selvfølgelig, slike plutselige oppgaver er veldig vanskelig å inkludere i timeplanen din. Men for dette trenger du ikke være syv spenn i pannen. Alt kan endres når som helst. Likevel må du ha en plan, ellers vil du kaste bort din egen tid.

Vil du slutte å utsette? Tidsplanen vil hjelpe deg.

Cal Newport

Erkjennelsen av at du har et klart planlagt arbeidsomfang reduserer allerede lysten til å utsette med å gjøre ting. Du tenker ikke på om du skal jobbe nå eller ikke – avgjørelsen er allerede tatt.

Høres dette altfor ryddig ut og ikke så gøy for deg? Tenk feil.

Forskning viser at det er en god idé å planlegge ikke bare arbeidstid, men også fritid. Så du vil forbedre livskvaliteten: levestandarden til folk som tydelig planlegger til og med fritiden sin, er mye høyere enn for de som ikke gjør det.

Ok, vi dumpet gjøremålslisten og satt sammen en spesifikk tidsplan. La oss nå lære hvordan du prioriterer, for du kan vel ikke jobbe 24 timer syv dager i uken?

2. Anta at du skal reise hjem klokken 17:30, og planlegg deretter ting du skal gjøre før den tid

Arbeidet vil ta opp all den tiden du gir det. Gi henne 24 timer, syv dager i uken, og vær trygg, jobben vil forbruke alle disse 168 timene.

Du må sette grenser hvis du vil balansere jobb og privatliv. Tidsbegrensninger vil bidra til effektiviteten din.

Sett en frist for deg selv: du går fra jobb kl. 17.30. Og planlegg deretter mengden oppgaver du kan mestre på dette tidspunktet.

Cal kaller dette tett tidsplan ytelse.

Du kan også gå den andre veien: lag deg den ideelle arbeidsplanen for en boms, og gjør så det stikk motsatte. Jobb hardt og hardt uten å synes synd på deg selv. Stol på meg, når du jobber hardt, vil smarte og nyttige løsninger finne deg på egen hånd.

Men ikke glem at du må beskytte deg mot overarbeid. Du skal føle at du har kontroll over timeplanen din. Jo mer du føler at du har kontroll over situasjonen, jo mindre stress opplever du.

Ok, du forestiller deg den perfekte dagen for en boms og gjør det motsatte. Dette vil hjelpe deg å effektivt takle dine nåværende oppgaver. Hva med langsiktige prosjekter?

3. Lag en plan for inneværende uke

Jeg tror du vil være enig i at kortsiktige planer ikke er kult lenger. Hvis du bare tenker på i dag, vil du aldri være i forkant.

Vil du skrive bøker, være med på ulike aktiviteter, forske og være en god forelder på samme tid? Du trenger en spesifikk plan for uken.

Cal Newport

Folk liker ikke å se på langsiktige planer, men de glemmer hvor mye nytte de kan gi dem. Jeg vet hva jeg gjør hver time, dag, uke, måned i livet mitt. Synes du dette er vanskelig? Lettere enn du tror. Det tar én time mandag morgen. Kun.

Mandag morgen legger jeg en plan for uken. Jeg går gjennom posten min, tenker på oppgavene jeg må få gjort, sjekker kalenderen min og tenker på hvordan jeg skal planlegge tiden min på denne måten. Når jeg har en plan, sender jeg den til meg selv på e-post, nå vil jeg alltid se den i innboksen min. Her kan jeg observere det hver dag, og jeg kan også alltid gå tilbake til det mange ganger om dagen hvis jeg plutselig glemmer prioriteringene mine.

Og Cal har rett. Du bruker tiden din mer effektivt når du følger en plan.

Kanskje du tror at det er nok bare å tenke gjennom alle de kommende oppgavene for uken i hodet ditt, men det er ikke nødvendig å skrive dem ned. Nei, det er ikke sånn.

Hvis du skriver en plan for saker, er det mer sannsynlig at du holder deg til den: du vil ha noe håndgripelig, ikke ideelt, det vil minne deg om prioriteringene dine.

Så du har nå en klar timeplan og en ukeplan. Men du føler at noe annet mangler. Og du tenker riktig.

4. Gjør færre oppgaver, men gjør det med lidenskap

Du tenker sannsynligvis noe sånt som: "Jeg har bare for mye å gjøre. Jeg vil aldri være i stand til å takle dem i den tildelte tiden."

Og Cal innrømmer at du kan ha rett. Men du bør ikke gi opp eller jobbe i panikk før klokken 22.00.

Du burde ha mindre å gjøre enn du har nå. Husk at ikke alle dine saker er så viktige som de kan virke. Du sier ja oftere enn du burde. Spør deg selv: "Hva er virkelig verdifullt for meg i livet?" Og deretter kutte av så mye unødvendig som mulig.

Cal Newport

Vi blir alltid satt pris på for det vi er best på. Så hvis du ønsker å lykkes, ikke bli overveldet, la deg gjøre færre oppgaver, men du vil ha muligheten til å utføre dem bedre. Folk sier ja for ofte. Jeg sier nei til mange og mange. Jeg unngår nådeløst oppgaver som slapper av hvis jeg føler at de egentlig ikke betyr noe for meg.

Du føler at du ikke har tid i det hele tatt, men John Robinson, en tidsstyringsspesialist, er uenig med deg og mener at vi i dag kan ha mye mer fritid enn noen gang.

Han insisterer på at moderne mennesker ikke jobber hardere enn sine forgjengere (selv om de fleste av oss tror noe annet). Forskning viser at i løpet av de siste 40 årene har folk brukt mye mindre tid på å fullføre arbeidsoppgaver og er mye mer sannsynlig å engasjere seg i uproduktive distraksjoner. Alle har ifølge John tid til å hvile.

Hva er konklusjonen fra dette? Du føler at du ikke har tid fordi det blir revet i stykker til irriterende små oppgaver som tapper livet ditt og deg.

Så gjør mindre. Men gjør det «mindre» med lidenskap og spenning.

Planene dine er strukturerte og de passer perfekt inn i timeplanen din. Men ett spørsmål er fortsatt åpent: hvilke oppgaver bør du utføre?

5. Vær mindre oppmerksom på små oppgaver – fokuser på det som er av høyere prioritet

På jobben gjør vi forskjellige ting. Små ting som å analysere e-post, aktuelle og, hvis du tenker deg om, ikke alltid nødvendige møter og avlytting på neste kontorsladder krever ingen spesiell mental innsats fra oss. Du bruker ikke talentene dine her. Hvis du er engasjert i en viktig virksomhet, krever det aktivering av alle dine evner og ferdigheter. Dette fører til kvalitetsresultater.

Hva er problemet med små oppgaver? Vi drukner i "grunnt vann".

Folk som ofte jobber helger og netter føler at de gjør mye mindre enn de som sier farvel til jobben klokken fem om kvelden. Dette er fordi de jobber mye, men betydningen av oppgavene de utfører er ikke stor.

Det er usannsynlig at noen ble administrerende direktør bare fordi de svarte på alle e-poster eller deltok på et unødvendig mindre møte. Ja, omhyggelig utførelse av selv små oppgaver vil redde deg fra å bli sparket, men du vil bare kunne utvikle deg når store oppgaver blir hovedprioriteten din.

Ha tid til å vie utelukkende til prioriterte oppgaver. Hvordan starte denne vanskelige virksomheten?

Det viktigste er å slutte å sjekke e-posten din først om morgenen.

Tim Ferris bestselgende forfatter av How to Work 4 Hours a Week

Prøv å ikke sjekke e-posten din de første to timene etter oppvåkning. Det er til og med vanskelig for noen mennesker å forestille seg dette, de vil sikkert ha spørsmål som: "Hvordan kan jeg gjøre dette? Jeg må definitivt sjekke e-posten min, ellers kan jeg ikke komme meg på jobb." Du vil bli overrasket over å vite at dette i de fleste tilfeller ikke er tilfelle i det hele tatt.

Ja, kanskje du virkelig burde gå inn i e-posten din og hente informasjon som lar deg fullføre oppgaven 100 %. Men du kan først fullføre den med 80 eller 90 %, og først deretter krype inn i bokstavene dine for ytterligere informasjon. Så du vil spare deg selv om morgenen fra unødvendig og overflødig informasjon, som oppmerksomheten din definitivt vil bytte til, og du vil være i stand til å vie deg utelukkende til arbeid.

Så hvordan knytter vi alt det ovennevnte sammen? Merkelig nok, bare for å oppsummere.

Cal ga oss fem gode tips:

1. Gjøremålslister er onde. Lag en tidsplan for deg selv.
2. Anta at du skal reise hjem klokken 17:30, og planlegg deretter ting du skal gjøre før den tid.
3. Lag en plan for inneværende uke.
4. Gjør færre oppgaver, men gjør det med lidenskap.
5. Vær mindre oppmerksom på små oppgaver – fokuser på høyere prioritet.

Nå høres ordene "plan" og "planer" kaldt ut for deg, og du forstår ikke de spesifikke fordelene de vil gi deg. Men når du først gjør dem til en del av livet ditt, innser du at du har fritid til familie og venner. I tillegg vil du gjøre ting du kan være stolt av.

Cal Newport

Intellektuelt arbeid er faktisk mesterlig arbeid. Men det er ikke så vanskelig som det ser ut til: du driver ikke med treskjæring, men jobber med informasjon. Du utvikler ideer. Du må skille hveten fra klinten og noen ganger lage ideer fra råvaren. Hvis du begynner å se på denne prosessen fra en mesters perspektiv, vil du bli lykkeligere, mer fornøyd med arbeidet ditt og selvfølgelig mer vellykket i ditt profesjonelle liv.

Velg hvem du vil være: en tilbaketrukket kontor eller en vellykket skaper?