Hvordan ikke være en e-postslave: 7 tips fra lederen av LinkedIn

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Et stort antall mennesker møter det samme problemet hver dag: e-post, designet for å strømlinjeforme og organisere arbeids- og kommunikasjonsprosesser, blir ofte til en ond tilsynsmann, som tvinger deg til å holde et øye med innkommende mennesker, som om du jobbet på et løpende bånd.. Så fort du blir distrahert, gjør den stadig akkumulerende informasjonen raskt en pen og ren postkasse til en dump, som vil bli vanskeligere å rydde opp jo lenger du ikke kommer tilbake til posten.

I dag gir vi deg noen enkle tips for å administrere e-postinteraksjonene dine fra Jeff Weiner, administrerende direktør i LinkedIn. Denne mannen på vakt blir tvunget til å holde kontakten med hundrevis av mennesker hver dag, og han har flere triks som gjør at han ikke kan drukne i dette skredet av informasjon.

Innboksen min har egentlig blitt det sentrale knutepunktet i arbeidsflyten min – jeg kommuniserer jevnlig med over 4300 ansatte i 26 byer rundt om i verden via post. Dette er ikke å si at jeg alltid har vært en fan av e-post, eller at jeg ikke har hatt situasjoner der arbeidet mitt med post lignet sisyfisk arbeid.

Uansett, i løpet av årene har jeg utviklet flere praktiske retningslinjer som gjorde at jeg kunne gå fra begrepet «post kontrollerer meg» til konseptet «jeg kontrollerer posten».

1. Ønsker å motta mindre post – send mindre post

Dette rådet virker latterlig enkelt, spesielt i sammenheng med et så vanlig problem, men for meg selv anser jeg det som den gylne regelen for vellykket e-postbehandling.

Denne konklusjonen kom til meg under mitt arbeid i et tidligere selskap, hvor to av de som er mest knyttet til meg forlot selskapet. De kommuniserte veldig effektivt med folk, jobbet hardt og sendte, som det viste seg, mye post. Mens de jobbet for selskapet virket mengden av korrespondanse som kom via e-post helt normalt, men etter at de dro, fant jeg ut at trafikken i posten min gikk ned med omtrent 20-30%.

All denne aktiviteten i posten var ikke bare brevene deres: det var mine svar til dem, men det var også brev og svar fra alle adressater knyttet til korrespondansen. Ofte krevde ikke disse meldingene min obligatoriske deltakelse i diskusjonen.

Fra det øyeblikket satte jeg meg selv en klar betingelse – å ikke skrive unødvendig. Resultatet: mindre post og mer innboksbestilling uten at det går på bekostning av arbeidsaktivitetene. Siden den gang har jeg forsøkt å ikke avvike fra denne regelen.

2. Merk ventende e-poster som ulest

Å merke en e-post som ulest har fundamentalt endret måten jeg jobber med e-post på. Det er nok for meg å raskt gå gjennom de innkommende brevene, umiddelbart svare på de mest presserende og slette unødvendige. De samme bokstavene som jeg må tilbake til senere, hvis det er tid, merker jeg som ulest. Dette eliminerer frykten for at et viktig brev, lest og ubesvart, vil bli glemt og begravet i innvollene i postkassen. Den samme tilnærmingen lar oss implementere en slags ToDo-liste, som jeg må komme tilbake til senere.

Jeg prøver å avslutte hver arbeidsdag med et minimum av slike ventende brev, og ideelt sett burde de ikke vært det i det hele tatt. Hvis jeg på denne dagen ikke har tid til å gå tilbake til dem, vil jeg begynne med dem neste arbeidsmorgen.

3. Etabler en tydelig forsendelsesplan

I løpet av de siste årene har livet mitt på arbeidsdagene gått etter en ganske oversiktlig timeplan. Våkn opp kl 5:00-5:30 om morgenen, en time til postkontoret, lese nyheter, frokost, leke med barna, trening, kontor, komme hjem, legge barna til sengs, middag med kona, hvile (vanligvis er dette å se på TV med tilhørende rengjøring av innboksmappen under annonser og kjedelige øyeblikk).

Det viste seg at ved å følge en slik tidsplan kan jeg enkelt administrere posten, men så snart timeplanen er endret litt, begynner kaos i postkassen.

I dette tilfellet vil du ikke føle det økende presset fra erkjennelsen av at boksen din plutselig blir stående uten tilsyn. Å holde en tidsplan på rett spor vil bidra til å holde ting under kontroll. Det hjalp Benjamin Franklin, det hjelper deg også.

4. Uttrykk deg tydeligere

Husker du det ødelagte telefonspillet? Det var ganske morsomt da, men nå er alt tatt i betraktning i konseptet arbeid og virksomhet, og det er ikke tid til spill.

Ord er svært viktige og må velges veldig nøye for å unngå tvetydighet og misforståelser. Jo mer entydig og tydelig å forstå teksten din, jo mindre sannsynlighet vil du motta et nytt brev som ber om å avklare det første.

5. Tenk på mottakerne

Det ser ofte ut til at feltene Til og Cc av mange oppfattes som like. Med deres hjelp kan du faktisk entydig gjøre det klart fra hvem av mottakerne du forventer svar, og hvem en kopi av brevet ble sendt til for å holde ham informert.

Faktisk er det å ikke fremheve mottakerne som det kreves svar fra, den raskeste måten å skape panikk og forvirring i korrespondansen på. 6 mottakere i stedet for 1 mottaker og 5 kopier er 5 ekstra mulige svar, som hver kan vokse til en hel egen bokstavkjede.

6. Bekreft mottak

Hvis du er angitt som mottaker, og brevet virkelig er adressert til deg, så vær ikke lat med å informere avsenderen om at du har mottatt brevet. Du trenger ikke mange ord, et enkelt "mottatt" eller "mottatt" vil være nok. Dette vil bli et tegn på at du har mottatt informasjonen i sin helhet og i rett volum og at avsenderen ikke lenger er pålagt å sende deg noe annet om samme emne.

Hvis du ikke har bekreftet mottak, forblir avsenderen fullstendig uvitende om brevet. Kanskje den ble borte i dypet av boksen din? Hvis dette er viktig informasjon, vil tvil og angst tvinge avsenderen til å skrive et nytt brev til deg med en forespørsel om å bekrefte mottak av det første brevet, eller å spørre noen andre om din tilstedeværelse på arbeidsplassen. Ekstra personer er involvert, ekstra brev sendes og mottas.

7. Hold følelser borte fra posten

E-post kan være et nyttig verktøy hvis den brukes riktig. Det kan også bli en ødeleggende kraft hvis det brukes feil. Det vanligste eksemplet er bruk av post for å diskutere kontroversielle, motstridende og sensitive saker.

Det slutter aldri å forbløffe meg hvordan folk bruker ord og uttrykk i korrespondanse som de aldri ville sagt foran det samme publikummet.

Hvis du plutselig befinner deg i en slik korrespondanse, så gjør en enkel ting - stopp. Du kan løse en tvist eller konflikt ved å ta telefonen og ringe adressaten, eller ved å møte ham personlig. Slike delikate ting bør ikke behandles i tekstkorrespondanse. Teksten formidler ikke den følelsesmessige komponenten, intonasjonen og andre viktige ting som kan være avgjørende for en konstruktiv løsning på problemstillingen.

(via Jeff Weiner)