David Allen: Hvordan få orden på livet ditt

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

David snakker om informasjonsflyten rundt oss og hvordan man kan håndtere informasjonsoverbelastninger, hvis de virkelig eksisterer.

Jeg vedder på, David, de fleste som leser denne artikkelen nå føler seg fast i virksomheten – e-post, tekstmeldinger, telefonsamtaler – 24 timer i døgnet. Har stress tatt andre former i dag?

Folk føler seg nå overveldet fordi de ikke opplever det virkelige stresset som våre forfedre opplevde over en ganske lang historie. Hovedmålet var å overleve. Og det som er interessant, det var nettopp en slik krisesituasjon som fikk en person til å oppføre seg mer rolig: samle inn og behandle informasjon raskt, ta beslutninger og lytte til intuisjonen deres. De fokuserte kun på én ting – å overleve for enhver pris!

Men når du er fratatt denne krisen, begynner verden rundt deg å overvelde deg med bagateller, du er i sentrum av en flom: Skattene har økt, kulden har torturert, skriveren tygger på papir … Og alt dette søppelet fra våre elektroniske enheter 24 timer i døgnet, 7 dager i uken!

For å takle denne flyten må vi gjenvinne vår evne til å ta raske beslutninger og allokere begrensede ressurser. Generelt har ingenting endret seg siden antikken. Den eneste forskjellen er hvor mange flere beslutninger folk må ta nå.

Hvis du ikke kan fokusere på noe, må du lære å skjelne hva som er viktig for deg nå i din verden. Hvordan prioriterer vi alt søppelet som omgir oss? Du trenger tankekart for å veilede deg. Det bør være et kart som forteller deg hva du bør gjøre de neste tre årene og hva de neste tre minuttene. Og dette er forskjellige kort. I utgangspunktet kan kalenderen din også gjøre en god jobb. Hovedsaken er at han svarer på spørsmålet: hva skal jeg være oppmerksom på nå?

Hvilke verktøy bruker du personlig for å bli mer produktiv?

Jeg bruker Lotus Notes fordi vi bruker det som en bedriftsapplikasjon. Vennen min Eric Mack har utviklet en utvidelse som lar meg enkelt bruke kalenderen, e-posten og gjøremålslisten min her. Alt dette er synkronisert med min BlackBerry, fordi vi ennå ikke har konfigurert denne funksjonen for iPhone, men vi prøver å rette opp denne misforståelsen så snart som mulig.

Jeg bruker TheBrain og MindManager. De er forskjellige i funksjonalitet og tjener til å løse vesentlig forskjellige problemer.

Hva annet? Jeg har også en liten notatbok. Noen ganger fanger ideer opp på de mest uventede stedene, og du må skrive dem ned raskt. Derfor forblir papir i livet mitt som den enkleste måten å raskt fikse noe på.

Men jeg fortsetter å lete etter nye verktøy for å hjelpe meg med å administrere tiden og hjerneressursene mine. For eksempel begynte iPaden min gradvis å forvandle seg fra et leketøy til en ganske funksjonell dings. Men det er fortsatt veldig klønete, jeg liker bare ett program fra Adobe der du kan tegne de enkleste formene. Du kan leke med den, men den kan ikke erstatte en vanlig tavle ennå. Så jeg er langt fra høyteknologi i denne forbindelse. Jeg bruker også Microsoft Office. Jeg jobber på en Mac, men jeg har Parallels.

Og hva med ekte, ikke-elektroniske instrumenter?

Å, jeg har en skikkelig kurv der jeg legger alle notatene mine. Dette er min frelser, dette er en kurv som heter "Jeg vil ikke tenke på alt dette nå." Det viktigste er ikke å glemme å gå tilbake til denne kurven, til alt er muggent der. Og selv om jeg bare kaster ut 80% av notatene mine, frigjør det hodet veldig godt: Jeg kastet det i kurven og glemte det, så kom jeg tilbake og bestemte meg for om det var nødvendig eller ikke.

Det ville absolutt vært fint å gjøre alt dette elektronisk. Men det er et problem som kan karakteriseres som følger: ute av syne - ute av sinn! Den fysiske ekte kurven ruver hele tiden foran øynene dine, og det er lett å glemme elektronisk søppel. Jeg kjenner mange som er kjent med høyteknologi, og likevel går de tilbake til papiret, fordi det er mye mer åpenbart. Du må ha sterk viljestyrke og selvdisiplin for å gå tilbake til det som ligger et sted i datamaskinen.

Det sies nå mye om at vi er utsatt for informasjonsoverbelastning. Hva kan du si om dette?

Hva er informasjonsoverbelastning? Hvis det virkelig var det, kunne du gå inn på biblioteket og falle død. Eller gå til Internett og eksplodere, spre seg i småbiter.

Faktisk er stedet som er mest mettet med informasjon samtidig det mest avslappende – det er naturen. Så mange forskjellige bilder, lyder og lukter omgir oss. Har du forresten hørt om sansedeprivasjon? Du kan bare bli gal hvis du ikke føler alt dette på lenge.

Her er poenget et annet. Det er mange ting i naturen som bærer informasjon, men bare noen få av dem er virkelig meningsfulle for oss, for eksempel: dyr, bær eller brennesle. Problemet med e-post er ikke at den inneholder mye informasjon, men at vi basert på denne informasjonen må ta noen grep eller ta en avgjørelse. Og når du mottar et brev, uansett fra hvem: fra en fetter eller fra en sjef, forbereder du deg, før du åpner det, på det faktum at handlinger vil kreves av deg. Du blar allerede gjennom alternativene for hva dette brevet kan inneholde: "dette kan være viktig, veldig viktig, det vil få meg til å endre planene mine …" Multipliser nå disse tankene med antall brev du mottar per dag.

I tillegg er spredte tanker og manglende evne til å konsentrere seg en stressfaktor og en sterk bremse på prestasjonen. På jobb tenker du på husarbeid, og hjemme tenker du på jobb. Du er overalt og du er ingensteds. Og gjennom dagen følger en kjedelig følelse av angst deg.

Igjen, ingenting har endret seg mye, bortsett fra hvor ofte det skjer. På 72 timer kan du og jeg motta så mye informasjon som vil endre fokus og prioriteringer, som foreldrene våre ikke fikk på en måned. I 1912 snakket noen om telefonen på samme måte som de sier om e-post: «å, det vil ødelegge livskvaliteten», «samtaler vil bli overfladiske og ubetydelige», «alle vil bare bli distrahert av det»! Høres kjent ut, ikke sant?

Og i 1983 ble en mann med en liten dagbok i lommen ansett som en produktivitetsnerd.

Magasinet vårt har publisert mange artikler om teknologiens mulige innvirkning på menneskelig kunnskap og evnen til å tenke. For eksempel: "Gjør Google oss dumme?" Hvordan tror du menneskelig visdom og tenkeevne endrer seg til det bedre eller til det verre?

Vel, du hadde sannsynligvis oppslagsverk i barndommen. Og du leser dem til og med i håp om å lære mer om verden. Hva har endret seg, bortsett fra at tilgang til kunnskap har blitt et stort antall ganger enklere? Vi lever i en flott tid, jeg synes det er fantastisk at vi enkelt kan kommunisere slik, samtidig som vi er i forskjellige deler av kloden.

Bare tenk på suksessen en person kan oppnå med en prosessor i hodet! Forutsatt at han blir den eneste, selvfølgelig. Men hvis du forblir den siste personen på jorden, trenger du ikke lenger planleggere eller GTD i det hele tatt.

Vennligst svar på hovedspørsmålet, hva er det viktigste en person trenger å huske slik at han kan føle full kontroll over livet sitt?

Alt skal lastes opp fra hjernen din til eksterne medier. Jeg vet ikke hva som kan være enklere! Registrer hva som er viktig (selv potensielt), klargjør hva disse tingene betyr for deg, og lagre resultatene slik at du alltid kan gå et skritt tilbake og se på ting bredere.

I bunn og grunn kommer alt ned til én ting: slutt å bruke hjernen din som et sted å samle inn og organisere all informasjonen du bryr deg om. Hvis du prøver å holde alt dette i hodet, vil du snart finne kvikksand der, hvor alt umiddelbart vil synke. Jeg drømmer om en strålende fremtid når vi fullstendig kan frigjøre hodet fra søppel og vie våre sinn utelukkende til kloke tanker.