Multitasking versus produktivitet: Slik unngår du å skade hjernen din

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

"Du er som Julius Cæsar - du gjør tre ting på en gang!" – Vi er vant til å beundre folk som gjør alt på en gang. Det er sant at multitasking skader oss mer enn det hjelper. Hvordan trangen til å jobbe med alle prosjekter samtidig kommer i veien og hvordan få ting gjort når det ikke er nok tid til alt, sier Ben Slater, direktør for markedsføring og salg i Seed, som fremmer vitenskapelig tilnærming til HR.

Hvor mange nettleserfaner har du? Akkurat nå? Mer enn ti, tror jeg. Kanskje tjue. Noen er for forskning, noen hjelper deg med å holde kontakten med kolleger og kunder, og noen er åpne for moro mens ingen ser. Det spiller ingen rolle hvorfor du trenger disse fanene - de hjelper fortsatt ikke. Vi kan ikke lenger bare sette oss ned og gjøre én ting. Jeg innrømmer at jeg selv, mens jeg skrev dette innlegget, sjekket e-posten min og svarte på tweets.

Når vi bytter mellom tusen oppgaver, føler vi at vi ikke har et sekund til å hvile. Og så tenker vi at i dag var nok en dårlig dag: vi hadde det fryktelig travelt og hadde ikke tid til å gjøre noe. Kvelden er imidlertid ikke bedre. Vi spiser mens vi ser på TV-skjermen, leser en bok, hører på radio. Hvem hindrer deg i å bare sette deg ned og fokusere på én ting?

Vi distraheres hele tiden fra hovedmålet, som i seg selv er dårlig. Men nå er det flere bevis på at multitasking er dårlig for hjernen vår. Høres skremmende ut. Det virker som det er på tide å prøve å jobbe i en annen modus.

Hvorfor gjør vi alt samtidig

Hva er svaret? For det er ingen annen måte.

Teknologier er oppfunnet for å gjøre livet enkelt og raskt. Smarttelefoner, som sveitsiske hærkniver, gjør alt på alle områder, fra å legge planer for helgen til å stemme en gitar. Når en applikasjon er oppfunnet for hvert trinn, er det vanskelig å ikke bruke dem hvert sekund. Gikk du på supermarkedet? Hvorfor ikke lage en handleliste ved å lytte til en populær podcast? Skal du spise lunsj med vennene dine? Legg ut på Facebook slik at noen andre kan trekke opp!

Hva vitenskapen sier

Vitenskapen vet hvorfor vi elsker å gjøre flere oppgaver samtidig.

Hvorfor er det fint

Vår egen hjerne bedrar oss! For han liker det når vi visstnok er opptatt opp til halsen. Forskning som multitasking fører til frigjøring av dopamin, lykkehormonet. Vi bør belønnes for hardt arbeid!

Vi, som skjær, blir lett distrahert av alt nytt, lyst og skinnende. Og den delen av hjernen som er ansvarlig for konsentrasjonen lider mest av dette.

Lystsentrene aktiveres når vi bytter mellom oppgaver. Man trenger bare å se på et nytt brev i innboksen, et varsel på det sosiale nettverket – en liten dose av nytelseshormonet kommer umiddelbart inn i blodet. Selvfølgelig er det lett å bli distrahert under slike forhold.

Hvorfor er det ille

Fordi det provoserer stress. Multitasking har vist seg å gi økt produksjon av et annet stoff, kortisol, et stresshormon som påvirker alt fra mental ytelse til muskeltetthet. Hvis du ofte blir distrahert, kan du si farvel til de hardt opptjente pressekubene. Liker du ikke perspektivet? Du kan ikke svare på alle disse meldingene, er det alt?

Nei, dette er ikke nok. Forskere sier at selve evnen til å multitaske forstyrrer å gjøre ting og senker IQ med omtrent 10 poeng. Du vet at du har uleste e-poster, noe som betyr at produktiviteten din allerede har gått ned.

For å forstå omfanget av konsekvensene, se bare ett eksempel. Naturlegemidler er kjent for å redusere tenkeevnen. Vel, den negative effekten av multitasking på hjernens kognitive funksjon er enda sterkere.

Caesar kunne, så jeg kan

Hvis du hele tiden jobber og bytter fra en aktivitet til en annen, kan du utvikle en vane og bli en ekspert på multitasking. Og lær hvordan du umiddelbart filtrerer all informasjon for å bli et produktivitetsgeni. Hvilken av de to påstandene er riktig?

Ingen. Forskere sier at "multi-site-brukere" er mye mindre orientert i informasjonsflyten og ikke raskt kan skille viktig informasjon fra søppel. Det er et par isolerte eksempler på mennesker som kan gjøre alt på en gang, men dette er unntakene, ikke regelen.

Det som distraherer oss mest

Hva får oss oftest til å bryte ut av jobben?

For meg er det største onde den endeløse strømmen av nye brev. Jeg tror mange står overfor dette. Venner og kolleger klager også over innkommende meldinger. Vi mener at vi må svare på alle brev, men gjør vi dette, så blir det ikke tid igjen til noe annet.

Meldinger er så godt forankret i arbeidsflyten at mange er fiksert på å ikke ha uleste meldinger i innboksen. Og når telleren viser null, føles det som om vi har funnet den digitale verdens hellige gral.

Uansett hvor mange nye meldinger det er i postkassen, forstyrrer de oss. Og det er derfor:

1. Det forventes et øyeblikkelig svar fra oss

Det tar tid å skrive og sende et svar. Du trenger ikke å svare på dette sekundet, du kan godt utsette brevet til det øyeblikket du er klar til å håndtere det.

Vi er alltid innen rekkevidde. Ute av kontoret? Så hva, du kan sjekke e-posten din ved hjelp av smarttelefonen eller nettbrettet. Hva kan komme i veien?

Offentlige forventninger dikterer hva vi må svare. Vi ønsker ikke å opprøre avsenderen. Jeg bruker en e-postplugin som lar meg se når mottakere åpner meldingene mine. Og selv om jeg er imot et umiddelbar e-postsvar, er det vanskelig å bli kvitt irritasjonen når noen leser en e-post, men ikke har hastverk med å svare.

2. Alle kan skrive

Det er lite sannsynlig at du sender et brev med vanlig post til en person du ikke kjenner.

Men vår tilnærming til e-post er annerledes. Vi nøler ikke med å finne ut noens e-post på noen måte. Når vi får det, kan jaktsesongen anses som åpen. E-postmeldinger er så upersonlige at vi kan sende hundrevis av e-poster til fullstendig fremmede.

Boksene er fylt med kalde meldinger. Vi kaster bort verdifulle minutter på å prøve å filtrere dem ved å sende dem til arkivet og til papirkurven. Det som frustrerer meg mest er at folk som sender ut slike nyhetsbrev nesten ikke får svar på dem. Det gir ingen mening å sende brev med et snev av personalisering, folk sletter dem også uten å lese dem.

3. Brev tvinger deg til å ta umiddelbare beslutninger

Mens vi vasser gjennom bokstavene, må vi ta mange avgjørelser, og denne prosessen er svært belastende for hjernen. Når vi kaster all vår styrke inn i en konstant endring av oppmerksomhetsobjekter, bruker vi energi og drivstoff på hjernens hektiske arbeid, og så føler vi oss slitne og utmattet.

Selv de populære appene for e-postbehandling som er designet slik at du ikke kaster bort tid på å analysere e-posten din, eliminerer ikke behovet for å bestemme seg hele tiden: svare akkurat nå eller utsette til i morgen?

Hvordan slutte å kaste bort tid og bli mer produktiv

Hvis du forventer universelle råd fra meg som umiddelbart vil løse alle problemer, så må jeg skuffe deg. Det er ingen ferdig løsning, men det er taktikker å følge for å unngå multitasking og bli mer produktiv.

1. Planlegg ting på kvelden

Jeg har ikke åpnet Amerika for deg, men denne metoden fungerer. Å bruke ti minutter om kvelden på å skrive en liste over nøkkeloppgaver for neste dag hjelper deg å holde fokus på jobben.

List opp tingene du må fullføre i morgen, og begynn å sjekke e-post og meldinger først etter at du har fullført alle elementene på listen.

2. Bruk "tomat"-tidsstyringsteknikken

Jeg bruker den selv, er veldig fornøyd med den. Det er en tidsstyringsteknikk av italieneren Francesco Cirillo på slutten av 1980-tallet.

Del opp arbeidsdagen din i flere 25-minutters perioder med intenst, anstrengende arbeid, med fem minutters hvile i mellom. Metoden bygger på hypotesen om at hyppige pauser stimulerer mental aktivitet.

Jeg bruker 25-minutters biter til å takle hovedoppgavene som er planlagt på kvelden. Og i pauser går jeg over til å analysere e-post og sjekke varsler.

Jeg anbefaler på det sterkeste å gi denne teknikken grønt lys. Du kan til og med kjøpe en morsom tomatformet timer for å måle aktivitets- og hvileperioder.

3. Sett av en spesiell tid for post i timeplanen

Selv bruker jeg andre metoder, men mange eksperter anbefaler å inkludere et eget tidspunkt for sortering av korrespondanse i timeplanen.

Marker en linje i dagboken din for å bruke en del av dagen til å lese e-poster, svare på tweets og meldinger, og bare åpne e-post i løpet av denne tiden. Slå av varsler på smarttelefonen og i nettleseren for å overholde denne regelen, selv om du er redd for å gå glipp av en e-post som haster ved et uhell.

Utfall

Det er ingen å klandre for at vi må gjøre så mange ting samtidig. Å tvinge deg selv til å ignorere innkommende meldinger og slutte å hoppe fra en oppgave til en annen er ikke en lett oppgave.

Hver melding vi sender hjelper deg å spise lykkehormonene i en skje og gir deg en følelse av tilfredshet når det ser ut til at vi er så organiserte og ansvarlige. Sannheten er en annen: vi blir rett og slett distrahert fra den viktige saken.

Det er veldig vanskelig å stoppe det. Men jeg liker å konsentrere meg bare om jobben. Prøv en av metodene jeg anbefalte og sammenlign produktiviteten din før og etter.

P. S. Du kan høre på musikk

Ikke bekymre deg, du trenger ikke å lukke iTunes! Deler av hjernen er ansvarlige for å lytte til musikk, aktiviteten deres krysser ikke arbeidet ditt, noe som betyr at det ikke reduserer produktiviteten.

Hva gjør du for ikke å bli distrahert av bagateller?