Hvordan organisere dagen din: teknikker for produktivitetsgenier

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Tid er en knapp og uerstattelig ressurs. Lær å bruke det med omhu.

Benjamin Franklin-metoden

Benjamin Franklin var sønn av en såpemaker, men takket være selvorganisering og disiplin lyktes han på mange områder: innen politikk, diplomati, vitenskap, journalistikk. Han er en av grunnleggerne av Amerikas forente stater - han deltok i opprettelsen av uavhengighetserklæringen og landets grunnlov.

Franklins portrett er omtalt på en $100-seddel, selv om han aldri var president i USA. Han er kreditert med forfatterskapet til slike fangstfraser som "Tid er penger" og "Ikke utsett det du kan gjøre i dag til i morgen."

Tiden betydde virkelig for Franklin.

Elsker du livet? Så kast bort ingen tid, for tid er stoffet som utgjør livet. Benjamin Franklin

I en alder av 20 utviklet Franklin et tidsstyringssystem for seg selv, som han brukte hele livet. Samtidige kalte den "Franklins pyramide" (noen ganger også kalt "produktivitetspyramiden" - produktivitetspyramiden).

Pyramiden er basert på livsverdier. Dette er moralske retningslinjer for å løse eventuelle problemer. Franklin kalte dem dyder.

For seg selv identifiserte han 13 dyder: avholdenhet, stillhet, kjærlighet til orden, besluttsomhet, sparsommelighet, hardt arbeid, oppriktighet, rettferdighet, måtehold, renslighet, ro, kyskhet og saktmodighet.

For å jobbe med seg selv hver dag, startet Franklin en spesiell notatbok der han tok en side for hvert livsprinsipp. Han stilte hver side inn i syv kolonner (ukedager). Så tegnet han 13 horisontale linjer i henhold til antall dyder.

Dermed fokuserte han hver dag på en av dydene, og om kveldene på torgene noterte han feilene som ble gjort på veien mot «moralsk perfeksjon».

Det neste trinnet i Franklins pyramide er et globalt mål. Den er basert på livsprinsipper og svarer på spørsmålet: "Hva ønsker jeg å oppnå i en alder av N?" Et globalt mål for en lege kan for eksempel være ønsket om å bli avdelingsleder til fylte 35 år, og for en leder – å lansere sin egen startup.

Benjamin Franklin er virkelig forfaderen til å gjøre-planlegging. Han fulgte alltid rutinen og skrev bokstavelig talt hvert skritt han tok. Derfor, lenger i pyramiden hans er:

• hovedplan - trinnvise instruksjoner for å oppnå et globalt mål;
• langsiktig plan - mål for de neste 3-5 årene;
• kortsiktig plan - oppgaver for neste år og måned;
• planlegging for uken og dagen.

Alle trinn i pyramiden er plassert i rekkefølge - hver neste er basert på den forrige.

Produksjon

For å organisere dagen din i henhold til Franklin-metoden, må du bestemme de grunnleggende livsprinsippene, sette et globalt mål og lage en plan for å oppnå det.

For langsiktig og kortsiktig planlegging kan du bruke et av de elektroniske verktøyene eller lage en notatbok i papir og implementere "Quick Notes"-systemet.

Stephen Covey-metoden

Stephen Covey regnes som en av tilhengerne av Franklin-systemet. Han er en internasjonalt anerkjent ekspert og coach innen ledelse. Covey er en profesjonell foredragsholder og forfatter av mange bøker. En av dem ble inkludert på listen over Time Magazines mest innflytelsesrike forretningslitteratur.

Dette er boken, The Seven Habits of Highly Effective People, forut for sin tid. Covey skrev den i 1989, men den ble ikke en bestselger før den ble utgitt på nytt i 2004.

Coveys konsept er basert på en sekvens av syv ferdigheter.

1. Slip sagen, det vil si å forbedre deg selv hele tiden.
2. Oppnå synergi, det vil si strebe etter gjensidig fordelaktig samhandling.
3. Vær proaktiv.
4. Prøv å høre først, og først da - å bli hørt.
5. Start med å forestille deg sluttmålet.
6. Tenk vinn-vinn.
7. Gjør først det som må gjøres først.

Oppgavefordelings- og prioriteringsmatrisen vil bidra til å implementere sistnevnte ferdighet. Covey lånte den fra USAs 34. president, Dwight David Eisenhower.

Alle oppgavene er delt inn i fire grupper:

1. Haster og viktig (må gjøres så snart som mulig);
2. Ikke-haster viktig (strategiske oppgaver med fjern deadline);
3. Haster uviktig (du må gjøre det raskt, men du kan utsette eller ikke gjøre det selv);
4. Ikke presserende og uviktig (som regel kan slike saker slettes eller overlates til tredjeparter).

Ifølge Covey befinner vellykkede mennesker seg sjelden i tidsproblemer, da de raskt takler oppgaver fra kategori 1 og 3 og ofrer ting fra rute 4 uten medlidenhet. Samtidig bruker de 60-80 % av tiden og energien sin til løse problemer fra rute 2, fordi de er fremdriftens lokomotiv.

Produksjon

For å være mer effektiv, på slutten eller begynnelsen av dagen, skriv ut og prioriter oppgavene dine ved å bruke Eisenhower Matrix (eller Covey Matrix, avhengig av hva du foretrekker). For å gjøre dette kan du bruke appen Eisenhower (iOS) eller MyEffectivenessHabits (Android). Prøv å holde andelen: 40 % - viktige hastesaker, 60 % - viktig ikke-haster.

Tim Ferriss metode

Timothy Ferriss er en populær produktivitetsguru. Opptak av hans offentlige opptredener samler millioner av visninger, og bøkene selges i samme enorme opplag.

Ikke så rart - hvem vil vel ikke "jobbe 4 timer i uken, ikke henge rundt på kontoret" fra samtale til samtale ", og samtidig bo hvor som helst og bli rik"? Ferriss bok med samme navn har blitt nummer én på bestselgerlistene til The New York Times og The Wall Street Journal.

Metoden hans er basert på to pilarer:

1. Paretos lov: 20 % av innsatsen gir 80 % av resultatet, og de resterende 80 % av innsatsen – kun 20 % av resultatet. Dette betyr å fokusere på aktivitetene som virkelig betyr noe.
2. Parkinsons lov: Arbeid fyller hele tiden som er tildelt det. Det betyr at oppgaven må tildeles nøyaktig så mye som trengs for å fullføre den.

Du trenger ikke forlenge arbeidsdagen for å få gjort mer. Tvert imot, forkort det, fokuser kun på det som virkelig er viktig. Kast alt annet, outsource eller deleger.

Ferriss' tilnærming følger planleggingsteknikken 1-3-5. Essensen er enkel: en viktig ting legges til oppgavelisten, tre mellomstore og fem små. Ni totalt. De er a priori fordelt etter haster, noe som bidrar til å bli kvitt følelsen av en nødsituasjon.

Ferriss er en motstander av multitasking og informasjonsoverbelastning. Når flere ting gjøres samtidig, blir oppmerksomheten ufokusert. Som et resultat øker ikke produktiviteten, men reduseres. Det samme er tilfellet med kontinuerlig absorpsjon av informasjon. Å stadig sjekke e-post, direktemeldinger og sosiale nettverk skaper bare en falsk følelse, men bringer den ikke nærmere målet.

Men stress, tvert imot, Ferriss vurderer våre assistenter.

Frykt er en indikator. Frykt er vår venn. Noen ganger viser han hva han ikke skal gjøre, men oftere viser han hva som er verdt å gjøre. Tim Ferriss

Det skal bemerkes at Tim Ferriss ikke er alene om å strebe etter produktivitet ved å jobbe mindre. Stever Robbins, forfatter av De 9 trinnene for å jobbe mindre og få mer, foreslår metoden "aktive dager", der du tildeler deg selv en "vakthund" på en bestemt dag for å spore fremgangen din.

Produksjon

Denne metoden er for deg hvis du ikke kan følge en streng tidsplan og gjøremålslister ikke fungerer for deg. Organiser dagen din slik at 20 % av tiden er opptatt av de vanskeligste og viktigste tingene. La resten gå sin gang. Med andre ord, hvis du trenger å holde et forretningsmøte, må du velge dag, tid, varighet og strengt følge tidsplanen. Resten av dagen kan vies til alt som pågår.

Gleb Arkhangelskys metode

Gleb Arkhangelsky er en ekspert innen tidsstyring, grunnlegger og leder av selskapet med samme navn. Dens særegenhet ligger ikke i opprettelsen av originale utviklinger, men i det faktum at den beskriver metodene for tidsstyring på en enkel og tilgjengelig måte, og tilpasser dem til innenlandske realiteter.

Arkhangelsky er forfatteren av flere populære forretningsbøker: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive og andre.

Sistnevnte er den mest populære. Time Drive utforsker viktigheten av planlegging, målsetting og motivasjon, samt kraftige tidsstyrings- og anti-utsettelsesteknikker.

• "frosker". Alle har kjedelige oppgaver som hele tiden utsettes til senere. Disse ubehagelige handlingene hoper seg opp og knuser psykologisk. Men hvis du starter hver morgen med å "spise en frosk", det vil si først og fremst utføre en uinteressant oppgave, og deretter gå videre til resten, så vil tingene gradvis bli ordnet.
• "Ankere". Dette er materielle tilknytninger (musikk, farger, bevegelse) assosiert med en viss følelsesmessig tilstand. "Ankere" er nødvendige for å tune inn på løsningen av et bestemt problem. Du kan for eksempel venne deg til å jobbe med post til klassisk musikk, og når du er for lat til å laste ut innboksen, trenger du bare å slå på Mozart eller Beethoven for å fange den ønskede psykologiske bølgen.
• Elefantbiff. Jo større oppgaven er (å skrive en avhandling, lære et fremmedspråk og så videre) og jo strammere tidsfristen er, jo vanskeligere er det å komme i gang. Det er vekten som skremmer deg: det er ikke klart hvor du skal begynne, om du har nok styrke. Slike oppgaver kalles "elefanter". Den eneste måten å "spise en elefant" på er å lage "steker" av den, det vil si å dele en stor bedrift i flere små.

Det er bemerkelsesverdig at Gleb Arkhangelsky legger stor vekt på ikke bare rasjonalisering av arbeidsprosesser, men også til hvile (det fulle navnet på bestselgeren hans er "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). Han er overbevist om at uten god hvile, som inkluderer sunn søvn og fysisk aktivitet, er det umulig å være produktiv.

Produksjon

Planlegg hver dag. Todoist, Wunderlist, TickTick og andre lignende programmer og tjenester vil hjelpe deg med dette. Del opp komplekse store oppgaver i enkle små. Om morgenen, gjør det mest ubehagelige arbeidet, slik at du i den gjenværende tiden bare kan gjøre det du liker. Utvikle triggere for å hjelpe deg med å takle latskap, og husk å inkludere hvile i timeplanen din.

Francesco Cirillo-metoden

Du er kanskje ikke kjent med navnet Francesco Cirillo, men du har sikkert hørt om Pomodoro. Cirillo er forfatteren av denne berømte tidsstyringsteknikken. På et tidspunkt hadde Francesco problemer med studiene: den unge mannen kunne ikke konsentrere seg på noen måte, han ble distrahert hele tiden. En enkel kjøkkentimer i form av en tomat kom til unnsetning.

Essensen av Pomodoro-metoden er at tiden som er tildelt for å jobbe er "pomodoro". En tomat = 30 minutter (25 minutter for arbeid og 5 for hvile). Vi starter timeren og jobber med maksimal effektivitet og minimal distraksjon i 25 minutter. Et signal høres - det er tid for en fem-minutters pause. Så starter vi timeren igjen.

Dermed måles produktiviteten ved antall utførte «tomater» per dag. Jo større jo bedre.

For ikke å bruke 25 minutter på å tenke på ting selv, må du lage en liste over oppgaver på forhånd. I den kan du også merke antall hele "tomater" (et kryss settes foran oppgaven) og distraksjoner (en apostrof settes). Dette lar deg bestemme hvor lang tid det tok å fullføre en oppgave og hvor vanskelig den var.

Pomodoro-metoden er rimelig og fleksibel. Hvis du vil - hold en huskeliste på papir og mål 25-minutters segmenter med en kjøkkentimer, eller om du vil - bruk spesielle tjenester og applikasjoner.

Windows	OS X og iOS	Android

I følge Cirillo er den optimale varigheten av "tomaten" 20–35 minutter. Men etter å ha mestret teknikken, kan du eksperimentere og endre intervallene for deg selv.

Du kan bli kjent med Francesco Cirillos metode i detalj.

Produksjon

På begynnelsen av dagen, lag en gjøremålsliste og følg opp med pomodoros. Hvis du blir distrahert innen 25 minutter, sett symbolet 'ved siden av oppgaven. Hvis tiden er utløpt, men oppgaven ikke er fullført ennå, sett + og dediker neste "tomat" til den. I løpet av den fem minutter lange pausen, bytt helt fra jobb til hvile: gå, lytt til musikk, drikk kaffe.

Så, her er fem grunnleggende tidsstyringssystemer som du kan organisere dagen din med. Du kan studere dem mer detaljert og bli en apologet for en av teknikkene, eller du kan utvikle din egen ved å kombinere ulike teknikker og teknikker.

GTD - et alternativ til tidsstyring

David Allen, skaperen av GTD-metodikken, er en av de mest kjente teoretikere for personlig effektivitet. Boken hans, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ble kåret til tiårets beste forretningsbok av magasinet Time.

Begrepet Getting Things Done er et buzzword, og mange mennesker sidestiller det feilaktig med tidsstyring. Men selv Allen kaller GTD «en teknikk for å forbedre personlig effektivitet».

Her er hvordan Vyacheslav Sukhomlinov, en ekspert på denne saken, forklarte forskjellen mellom tidsstyring og GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov administrerende direktør for restaurantbedriften. GTD Practical Application Expert er ikke tidsstyring. Tidsstyring er umulig. Alle har like mange timer i døgnet. Det er ikke hvor mye tid som betyr noe, men hva du fyller den med. Du må være i stand til å behandle store strømmer av innkommende informasjon, bestemme hvilke handlinger som trengs for å nå mål, og selvfølgelig handle. GTD handler akkurat om det. Dette er en viss måte å tenke og leve på. Og GTD handler også om tilstanden til flyt og reduksjon av psykisk stress.

Er du klar til å krangle? Velkommen til kommentarer. Hva tror du handler mer om GTD – tidsstyring eller personlig effektivitet? Fortell oss også hvilke teknikker som hjelper deg med å organisere dagen din.