Hvordan bruke GTD-systemet effektivt i livet

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

En trinn-for-trinn-plan, etter hvilken du enkelt kan implementere denne produktivitetsteknikken i livet ditt, sette prioriteringer og alltid være i stand til å finne tid til viktige ting.

Dette materialet er en fortsettelse av artikkelen "". For det første er det verdt å gjøre deg kjent med det, siden mange av konseptene som brukes er forklart i detalj der.

Denne artikkelen er en trinn-for-trinn-guide for hvordan du bruker GTD i det virkelige liv. Når jeg skrev, fulgte jeg følgende prinsipper:

• Allsidighet. Ideene beskrevet her er universelle, og med deres hjelp vil alle bygge et GTD-system for seg selv som fungerer med akkurat de tjenestene de er vant til.
• Enkelhet. Systemet skal være intuitivt enkelt å bruke. Et minimum av tid og energi bør brukes på å legge inn og behandle informasjon, samt på å planlegge de neste trinnene. Først da vil systemet fungere på lang sikt og selv etter lange pauser: hvis du for eksempel drar på ferie i en måned, vil du kunne gjenopprette tilnærmingen din til forretningsledelse når du kommer tilbake.
• Pålitelighet. Det viktigste er å være trygg på systemet ditt, nemlig at du ikke glemmer noe planlagt, da du vil se en påminnelse til rett tid.
• Konsentrasjon om det som er viktig. Systemet skal hjelpe deg med å fokusere både på det du gjør for øyeblikket og på de tingene som er viktige på lang sikt.
• Glede. Saks- og oppgavebehandlingssystemet skal gi deg glede. For eksempel, når du ligger på sofaen etter en hard dag på jobb med telefonen i hendene, krysser du fullførte oppgaver fra listen og får ekte glede av det. Spesielt når det fortsatt visualiseres av veksten i produktivitetsgrafen din.

5 hovedstadier av GTD-systemet

Trinn 1. Innhenting av informasjon

Det er nødvendig å samle absolutt alle tilfeller, selv de minste, da vil bevisstheten vår være ren og vi vil opptre så produktivt som mulig.

Det er grunnen til at standard oppgavelister ikke fungerer, fordi de fleste registrerer ofte bare de viktigste tingene, og hundrevis av oppgaver som ikke er så viktige blir ikke tatt med i det hele tatt. Men det er nettopp slike små oppgaver, som regelmessig minner seg selv på seg selv, som bruker en betydelig del av hjernens ressurser og skaper tilleggsopplevelser som fører til tretthet og stress.

Et av de viktige prinsippene til GTD-systemet er å fullstendig tømme alle oppgaver fra hodet og sette dem i et pålitelig system som vil hjelpe deg å huske viktige ting til rett tid.

Du må også ta hensyn til at det bør være et minimum antall kurver for å samle inn innkommende informasjon. Ideelt sett en. Da blir det lettest å håndtere.

Trinn 2. Informasjonsbehandling

På dette stadiet behandler vi informasjonen som er i innboksen vår.

Det er tre alternativer for hvordan vi kan gå frem på dette stadiet:

• Merk oppgaven som "Handling", og angir neste trinn for fullføringen og fristen. Du kan hoppe over å spesifisere en frist hvis du ennå ikke har en klar forståelse av når du må fullføre oppgaven.
• Flytt informasjon til "Katalog" hvis du ikke trenger å gjøre noe med den, men det kan være nyttig i fremtiden.
• Slett informasjonen, avgjør at den er "Trash": det vil si at du ikke trenger å gjøre noe med den, og den vil ikke være nyttig i fremtiden.

Trinn 3. Organisering av aktiviteter

Alle handlinger går gjennom neste trakt.

Filter 1 - "Klipping"

Still deg selv spørsmålet: bør jeg virkelig gjøre denne handlingen? Hvis du er i tvil, slett den.

Filter 2 – «Delegering»

Still deg selv spørsmålet: hvis dette må gjøres, må jeg da virkelig gjøre det personlig? Hvis ikke, delegerer og angir vi ansvarlig person, sluttresultat, mellomliggende kontrollstadier (knutepunkter) og frist.

Hvis handlingen skal utføres av deg, gå til neste filter.

Filter 3 - "Handling"

Still deg selv et spørsmål: vil denne handlingen ta mer enn 2-5 minutter? Hvis ikke, gjør det nå og frigjør hodet. Hvis ja, vennligst registrer deg.

Handlinger i systemet kan være av følgende typer.

"Følgende handlinger" - enkle oppgaver som består av én handling (ringe, skrive, gå, og så videre). For eksempel vil aksjonen «Bytt vinterdekk på hjul» bestå av følgende enkle handlinger: Ring og meld deg på bilservice, avtal tid i kalenderen og kjør opp til bilservice til rett tid.

Det er praktisk å samle slike handlinger i lister etter sted og omstendigheter (kontekstuelle lister). Det kan være In Store-listen, hvor du lister opp alt du trenger å kjøpe når du er i butikken, eller In the Chair-listen, hvor du legger til ting og oppgaver som du kan gjøre på kvelden etter jobb i favorittstolen din.. Eller en liste med «sjefspørsmål», hvor du skriver ned alle spørsmålene du har til sjefen din, slik at du så kan løse dem alle på én gang.

Jeg registrerer vanligvis alle slike handlinger enten i «Google Kalender» (avtaler og arrangementer), eller i Todoist, en skytjeneste hvor det er praktisk å organisere oppgaver.

"Prosjekter" - oppgaver som krever mer enn ett trinn for å fullføre. For å få prosjektet i gang, må du beskrive de første trinnene for implementeringen og legge igjen en påminnelse om det i et pålitelig system. Som et resultat blir prosjektet til en kjede av enkle handlinger, som hver kan utføres i løpet av de neste fem minuttene og få resultatet.

Jeg legger ut prosjekter på Trello-kort. Kortet er en ideell beholder for prosjekter hvor du kan plassere:

• beskrivelse og formål med prosjektet;
• lenker til andre dokumenter om prosjektet;
• navnene på de ansvarlige;
• frist;
• sjekklister med følgende trinn;
• kommentarer til prosjektet;
• nødvendige filer og så videre.

Forsinkede handlinger … Hvis vi ikke kan planlegge de neste handlingene uten ytterligere hendelser eller informasjon (for eksempel venter vi på at en venn skal sende telefonnummeret til en biltjeneste, hvor det er mulig å bytte dekk lønnsomt), legger vi slike handlinger i "Utsatt " liste. Eventuelt kan du angi en påminnelse om å sjekke noe.

Slike gjøremålslister kan også struktureres som kontekstuelle lister. Lag for eksempel en liste med oppgaver som du har tildelt assistenten din.

Liste "En dag" inneholder oppgaver som ikke krever aktiv handling nå, men som vi gjerne vil gjennomføre i fremtiden.

Det kan bli:

• bøker, videotreninger og kurs som du ønsker å kjøpe;
• nyttige ferdigheter som du ønsker å mestre;
• steder du ønsker å besøke;
• ting du ønsker å kjøpe.

Du må med jevne mellomrom se på denne listen, ta notater og gjøre dem om til mål som du vil jobbe mot.

Trinn 4. Regelmessig gjennomgang

For at systemet skal fungere, er det nødvendig å jevnlig gjennomgå hovedoppgavene og prosjektene for å slette de som ikke lenger er relevante, og sortere de nye etter prioritet og sende dem på jobb.

Følg disse tipsene for å holde denne anmeldelsen regelmessig:

• Legg igjen 30–60 minutter i timeplanen din for gjennomgangen (til å begynne med en gang i uken vil være tilstrekkelig).
• Lag en sjekkliste eller plan for en slik gjennomgang, hvor rekkefølgen staves, hva som kommer etter hva. Denne planen bør ikke være for komplisert og gjennomgangen bør ikke ta deg for lang tid, eller du vil bare ikke gjøre det regelmessig.

Nedenfor er et eksempel på min ukentlige oversiktssjekkliste. Jeg laget den i formatet som et jukseark med en sekvens av handlinger, som viser tjenestene/dokumentene jeg ser nærmere på. Du kan ordne det med en vanlig liste eller tegne et frihåndsdiagram som er praktisk for deg.

Skriv ut fire av disse sjekklistene per måned. Under den ukentlige gjennomgangen, ta en av dem i hånden og kryss de ferdige punktene fra listen. Denne enkle øvelsen vil motivere deg til å fortsette å gjøre disse anmeldelsene.

Trinn 5. Handlinger

Når planen for uken er lagt, gjenstår det å handle. Unngå en av de største GTD-begynnerfeilene når du bruker for mye tid på å organisere oppgaver i stedet for å faktisk fullføre dem.

Her er noen tips for å gjøre handlingene dine mer effektive.

1. Lag en plan for dagen basert på planen for uken. Del opp dagen i blokker, lag 2-3 blokker for viktige oppgaver og et par blokker for andre oppgaver. Blokkenes varighet er i gjennomsnitt 60–120 minutter. Sett inn ledig tid mellom blokkene for uforutsette oppgaver.
2. Arbeid med Pomodoro-systemet, for dette kan du stille inn en timer på telefonen. Essensen er enkel: hver 25-30 minutters arbeid, ta en pause i fem minutter, og etter den tredje arbeidsblokken - en lengre pause (15-30 minutter). Totalt er det tre blokker på 30 minutter, med pauser på fem minutter, etterfulgt av en lang pause på 15-30 minutter. Du kan gjøre 2-4 slike sykluser per dag, avhengig av hvor ofte du blir distrahert.
3. Under blokker med viktige ting, prøv å ikke bli distrahert av andre mennesker og fremmede lyder (for dette kan du slå på spesiell musikk for konsentrasjon i hodetelefonene).
4. Bestem når energinivået ditt er høyest (for eksempel fra 7 til 9 om morgenen), og i løpet av denne tiden, gjør de viktigste tingene som bringer deg nærmere dine personlige mål.
5. Ikke planlegg for mange viktige ting for dagen: 1-3 er nok. Det er viktig at du på slutten av dagen, etter å ha sett på de overstrekede oppgavene i planen din, er fornøyd og legger den samme realistiske planen for morgendagen.