Hvordan administrere e-post: 10 tips fra TED-ansatte

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

TED-ansatt Michael McWaters delte 10 tips på bloggen sin for å holde innboksen ryddig.

Hvem, hvis ikke TED-redaktører og ledere, kan du snakke om metoder for å håndtere overbelastet post. Ifølge dem kommer hundrevis av brev til selskapet hver dag, og telleren for innkommende e-poster for noen ansatte har allerede passert tusen for lenge siden.

Michael McWaters, TED UX Architect, tilbyr 10 løsninger på dette problemet.

Du vil ikke ha mer tid i fremtiden enn du har nå

Michael la merke til at mange mennesker utsetter utsendelsen til senere fordi de tror at de på et tidspunkt i fremtiden vil ha mer tid til å gjøre dette. Vil ikke. Sysselsettingsnivået ditt vil sannsynligvis forbli i neste uke, måned, år. Du kan til og med være glad for det. Men det blir like mye tid til post. Så begynn å jobbe med henne nå.

Prøv å starte fra bunnen av

Det er to måter å gjøre det på:

1. Ta deg tid og gå til å rense posten din i flere trinn. Avhengig av hvor mange e-poster du har, vil det ta deg opptil ti pass å fjerne dem. Hvis dette er vanskelig, del arbeidet i flere 15-minutters biter.
2. Gå for blakk. Sett av tre eller fire timer og gjør innboksen din til det ideelle for renslighet og orden.

Ta deg litt tid hver dag

For Michael er dette den vanskeligste delen av planen. Du må jobbe med posten flere ganger hver dag. Han anbefaler å sette av 15 minutter hver fjerde time og kun fokusere på innboksen din.

Hvis brevet ikke er veldig viktig - slett

Det er en fristelse å sende hvert mer eller mindre viktig brev til en egen mappe for å håndtere det senere. Men hvis brevet ikke fortjener oppmerksomheten din akkurat nå, slett det.

Avslutt abonnementet på alle unødvendige utsendelser

Jeg synder ofte ved å slette e-poster fra utsendelser som ikke er interessante for meg. Michael er mer kategorisk:

Hvis nyhetsbrevet ikke er interessant for deg, slett ikke bare brevet, men avmeld deg også.

Nederst på hvert brev er det en knapp «Avslutt abonnement» eller Avslutt abonnement. Bruk den som anvist. Og jo oftere jo bedre. Du kan også bruke Unroll.me-tjenesten, som vi snakket om her. Den vil automatisk avslutte abonnementet på unødvendige utsendelser.

Hvis meldingen fortsatt er i innboksen din, les den

Hvis brevet ble bekreftet, og du ikke sa opp abonnementet og ikke slettet det umiddelbart, så les det. Hvis den er kort, les den med en gang. Hvis den er lang, send e-posten til den tidligere opprettede Les-mappen og kom tilbake til den når du har mer ledig tid. Michael mener at hvis du er ærlig med deg selv, vil minimumsprosenten av alle bokstaver falle inn i denne mappen.

Det er bedre å svare på korte e-poster med en gang

Hvis e-posten du har sendt krever et raskt svar, vennligst svar … umiddelbart. Ikke vent. Etter å ha sendt svaret, slett e-posten. Hvis brevet inneholder en kopi sendt til en annen mottaker, og han ikke trenger å vite svaret ditt, fjern det fra mottakerne.

Videresend e-poster til kolleger hvis de kan svare mer kompetent

Omdiriger e-posten med en liten forklaring og slett den fra innboksen din.

Bli opptatt med sortering

Enhver e-posttjeneste gir brukerne muligheten til å opprette mapper. Det er det beste verktøyet for å håndtere overbelastet post. Jeg har laget en mappe for jobb, bilder, studier og andre ting. Michael foreslår å lage mappene "Prosjekter", "Annet", "Svar senere". Hovedsaken er at du føler deg komfortabel.

Velg riktig applikasjon

For meg har Mailbox blitt en slik applikasjon. Michael valgte ham også. Men det er mange alternativer. Du kan skrive inn ordet "mail" og navnet på operativsystemet du leter etter en klient for i søket etter Lifehacker. Jeg lover at du finner noe som passer.

Utfall

Hvis du ikke kunne lese artikkelen (fortell oss hvorfor), så her er en kort liste over alle trinnene:

1. Demonter innboksen i noen få runder.
2. Bestem deg for hva du skal gjøre med brevet så snart det kommer.
3. Rengjør posten din fra tid til annen.
4. Avslutt abonnementet på unødvendige utsendelser.