Hvordan gjøre det du trodde var umulig

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Produktivitetshemmelighetene til Scott Hanselman, en av Microsofts mest kjente programmerere.

Scott Hanselman er ikke bare en av verdens mest respekterte netteksperter fra Microsoft. Han er en stor foredragsholder. På bloggen, podcasten og videoene hans snakker han om dingser, IT og personlig effektivitet. Her er hva Scott Hanselman mener om produktivitet.

Ikke vær redd for å gjøre feil

«Noen ganger er det nyttig å gjøre en tabbe. Ikke vær redd for å bryte skogen, det er til og med merkelig å høre dette rådet fra en så supereffektiv person som Hanselman. På toppen av karrieren ser han ut til å være i tide for alt: blogging og Twitter, opptak av podcaster, regelmessig tale på konferanser. De siste årene har han vært medforfatter av mer enn et halvt dusin bøker. Til tross for at han har kone og to barn.

Hvordan gjør han det? Svaret interesserer ikke bare deg. Mange er forvirret: «Scott, hvorfor en så hektisk aktivitet? Sover du i det hele tatt?" Hanselman svarer: «Fordi jeg må danse! Hver gang jeg begynner å tenke at jeg burde slutte, husker jeg denne memen og denne inspirerte gutten."

«Jo mindre du gjør, jo mer kan du gjøre. Dette er en typisk skaleringslov, sier Hanselman. Skalering er å endre grensene dine ved å endre tilnærmingen til produktivitet.

Hanselman avslørte hemmelighetene sine for produktivitet i et 42-minutters foredrag. Alle rådene hans, fra ettbokstavsregelen til å finne din egen Robert Scoble, er gjennomførbare.

Ifølge ham tilpasset han ganske enkelt produktivitetsteknikkene til David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (Pomodoro-teknikk) og Katie Sierra.

Følgende er et sammendrag av Hanselmans GOTO 2012-tale og et sammendrag av presentasjonen hans på Webstock 2014.

Se etter fareskilt

Det var ikke alltid vanskelig å holde fokus. Internett var ikke alltid fullt av hundrevis av sider med ferskt, ennå ikke lest innhold. Informasjonsflyten som distraherte deg var ikke alltid kontinuerlig. Hanselman husker at da han nettopp lærte å programmere, var all kunnskapen han trengte inneholdt i to bøker.

Scott Hanselman

Exabyte med informasjon lages på Internett, halvparten av dette er søppel. Distraksjoner spiser opp en tredjedel av dagen. Vi er overveldet, men vi sier til oss selv at vi kan klare alt, vi trenger bare å jobbe sent.

Stoppe! Dette er et fareskilt. Hvis du tar deg selv i å tenke at du må være oppe sent for å få med deg timeplanen din, har du et problem. Et stort problem, og løsningen er ikke så enkel som «Jeg håper jeg rydder opp i alle oppgavene i huskelisten min».

"Håp er ikke en plan," sier Hanselman. "Håpet venter når du bare følger strømmen."

Forstå forskjellen mellom produktivitet og effektivitet

Så hva gjør du når du ser et skilt som advarer om en fare? Hanselman har en løsning. Men før han avslører det, definerer og kontrasterer Scott produktivitet og effektivitet.

• Produktivitet handler om å nå et mål. Det er viktig å bestemme seg for hva som skal gjøres. Produktivitet handler om å velge de riktige målene og målene, og deretter oppnå dem.
• Effektivitet handler om å utføre oppgaver på den mest ergonomiske, prosessorienterte måten.

Scott Hanselman

Produktivitet handler om å gjøre det rette. Effektivitet er å gjøre ting riktig. Med andre ord betyr produktivitet å velge en retning, og effektivitet betyr å løpe fort i den retningen.

Når du forstår at det er to forskjellige ting, vil du forstå hvor kraftige verktøy de er.

Definer hva arbeid betyr

Hanselman fokuserer også på treenigheten av begrepet "arbeid" beskrevet.

1. En forhåndsbestemt jobb er en som er planlagt på forhånd.
2. Arbeidet som kommer opp er det som distraherer deg fra planen.
3. Definert arbeid er når du setter deg ned og tenker på hva du skal gjøre.

Ifølge Hanselman er det nødvendig å vie mer tid til det tredje punktet. Hvor ofte setter du av en time i timeplanen din til å tenke nøye gjennom hva du skal gjøre videre? I stedet ser vi på gjøremålslisten, får vi panikk, omformer gjøremålslisten i håp om å lappe hullene. Men faktisk vokser listen bare av dette.

Ta deg tid til å tenke på ditt neste arbeid. For fagfolk tar dette i gjennomsnitt ikke mer enn en time om dagen.

Gjør, kast, deleger, utsett

Hanselman fremhever en annen Allen-teknikk fra hans berømte Getting Things Done: Do, Drop, Delegate eller Procrastinate.

Dette er en flott e-postløsning. Gjør en oppgave fra e-post hvis den tar et minutt og er planlagt. Ellers dropp, deleger eller utsett det – gjør det senere eller deleger det til noen andre.

"Ikke vær redd for å bryte skogen" høres unaturlig ut. Faktisk lar denne tilnærmingen deg bedre fokusere på jobben enn en situasjon der ansvarsbyrden legger permanent press på psyken.

Å si nei er vanskelig. Men skyldfølelsen knyttet til ordet «ja» er mye verre enn ubehaget ved å gi opp. Overalt, inkludert Internett, kan du kontrollere og sortere datastrømmene dine.

For å filtrere informasjon og planlegge ting å gjøre, anbefaler Hanselman en tidsstyringsmatrise.

	Som haster	Ikke-haster
Viktig	Jeg Kritiske situasjoner. Haste problemer. Prosjekter og oppgaver med frist.	II Etablering av forbindelser. Søk etter nye muligheter. Planlegger. Gjenvinning av styrker.
Uviktig	III Uvedkommende samtaler og telefonsamtaler. En slags korrespondanse. Noen møter. Rutinemessige saker.	IV Småting som kaster bort tid. Korrespondanse. Telefonsamtaler. Et tomt tidsfordriv.

Når noe samtidig haster og er viktig, for eksempel en kone føder eller det oppstår et anfall av blindtarmbetennelse, bør du handle med lynets hastighet. Hvis saken ikke haster og er uviktig, er det bedre å ikke gjøre det i det hele tatt. Og dessverre, vi kaster ofte bort tid på ting som haster, men som er uviktige. Å handle raskt er en dårlig vane for mange av oss.

Forstå e-post

Scott Hanselman mottar hundrevis av e-poster hver dag og deler sin tilnærming til Inbox.

Bruk én bokstavsregelen

Endring av innstillingene for innkommende brev endrer radikalt tilnærmingen til å jobbe med e-post. Lag en mappe for brev der du er i kopien, og en egen mappe for meldinger, hvor du er eneste mottaker. Bokstavene som faller inn i den første mappen er a priori uviktige.

Men hva om sjefen sender deg en kopi av oppgaven og deretter spør: "Hvorfor fullførte du ikke oppgaven min?" Svaret er enkelt: "Jeg var med i kopien, jeg trodde du bare informerte meg." Sjefen ville aldri gjøre det igjen.

Som samfunnsarkitekt hos Microsoft bruker Hanselman en annen mappe i postkassen sin, Ekstern. «Dette er folk som ikke jobber for selskapet, men som er viktige for meg. Jeg svarer på alle e-postene deres, forklarte Scott.

Ikke sjekk e-posten din om morgenen eller om kvelden

Det er enkelt: du svarte på brevet om morgenen, fikk et umiddelbart svar, svarte igjen … Som et resultat kan korrespondansen som du planla å bruke mindre enn en time på, ta en halv dag.

Scott Hanselman

Å sjekke posten om morgenen er som å reise i tid. 9:00 - stå opp, sjekk mailen din. Vi våknet - det er allerede middag, det er på tide å ta en matbit. Og nå er klokken allerede 14:30, det er på tide å jobbe … Hvordan skjedde dette? Du har nettopp åpnet e-postklienten din om morgenen.

Dessuten, å svare på e-poster om morgenen (eller om natten), venner du folk til denne tiden. Ved å svare på en e-post klokken 02.00 én gang, har du bygget et rykte for å skrive e-poster klokken 02.00 og signalisert at det haster.

Sjekk e-posten ved middagstid i henhold til din daglige rutine og bli overrasket over hvor mye du kan få gjort på en dag.

Finn din Robert Scoble

Du bør ikke sjekke e-posten din nå og da i frykt for å gå glipp av noe. "Jeg har vanligvis en tom innboks, men når jeg er på ferie, kan det være 500 e-poster," forklarer Hanselman.

På konferanser kan du ofte se foredragsholdere som, etter at de knapt har fullført talen, er mer sannsynlig å løpe til den bærbare datamaskinen for å se på e-postkontoen sin. Man får inntrykk av at jobben deres er å slette brev i tide.

For å utrydde denne vanen, anbefaler Hanselman å bruke såkalte pålitelige aggregatorer. Dette er kolleger som alltid er klar over dagens tilstand. Hos Microsoft var det Robert Scoble.

Scott Hanselman

Jeg har blitt abonnert på tusenvis av blogger. Men hvorfor? Hvem er verdens beste bloggleser? Robert Scoble! For meg selv bestemte jeg meg for: Jeg er ikke Scoble, å lese så mange blogger er unaturlig. Og vet du hva jeg gjorde? Jeg begynte å lese bloggen hans. Av de tusenvis av blogger jeg har fulgt, har jeg forlatt fem, som fungerer som en nyhetsaggregator for meg. Dette er det samme som å se alle nyhetssendingene på dagtid eller bare se det siste programmet på kvelden.

Finn din "betrodde aggregator" i selskapet. For å gjøre dette, spør deg selv, hvem er personen som alltid er klar over hva som skjer og vil gjerne dele det med deg?

Hold deg i flyten

Uansett hva som skjer i verden og i livet ditt, vil du sikkert vite om det. Hvis neste 11. september skjer, vil du bli informert.

Prøv derfor som i en kokong. Ikke la oppmerksomheten vandre ved å trykke Alt + Tab i Gmail hele tiden.

Lagre tastetrykk

Etter eksemplet til journalisten og Microsoft-evangelisten John Adella, ber Hanselman om å «spare tastaturslag». Følgende eksempel vil forklare hva dette betyr.

Scott Hanselman

Hvis Brian sender meg et brev med et veldig interessant spørsmål om ASP. NET, og jeg svarer langt og inspirert (fem avsnitt med kodeeksempler, og så videre), så gir jeg ham ikke bare et detaljert skriftlig svar som løste problemet hans, Jeg gir ham 10 tusen tastetrykkene deres. Men livet er kort, antallet slike klikk er begrenset - jeg vil aldri få dem tilbake, jeg ga dem bare til Brian. Samtidig vet jeg ikke engang om han vil lese meldingen min. Hvordan være da? Hvordan ikke bruke, men å multiplisere tastetrykkene dine? Jeg skriver et blogginnlegg og sender linken til Brian. Da vil klikkene mine multipliseres selv etter at jeg dør – hver gang noen ser på bloggsiden min.

Skriv korte bokstaver: tre til fire setninger. Alt lenger bør være på en blogg, Wikipedia, FAQ, kunnskapsbase eller andre dokumenter. E-post er ikke et sted å lagre kunnskap; tastetrykkene dine dør der.

Forstå innboksen i livet ditt

Sortering betyr å separere, sikte eller kaste noe.

En kontinuerlig strøm av informasjon går ikke bare til e-posten din, men også til den betingede innboksen i livet ditt. Varsler om meldinger på sosiale medier, om utgivelsen av en ny episode av favoritt-TV-serien din og lignende – vi bruker tid på alle disse små begivenhetene. Dette betyr at de også må sorteres.

Hanselman tilbyr en litt skremmende analogi: det var en nødsituasjon på parkeringsplassen, mange mennesker ble skadet. Vi må handle! Din jobb er å sette en etikett på alles finger: døde eller levende og hvordan de skal behandles. Med Innboksen er vi alltid humane i livene våre: vi legger bind på en kreftpasient, mens noen andre er i ferd med å miste en arm. Vi gjør ting som kaster bort tid, men som ikke har noen verdi.

Sorter strømmer av informasjonsstøy (Twitter, Facebook, e-post, SMS, instant messengers, etc.) avhengig av verdien. Hvis noe trygt kan kastes, gjør det.

Bli kvitt unødvendig psykisk stress

Tenk deg å abonnere på Netflix, glad for å kunne se andre sesong av House of Cards når du vil. For eksempel i kveld, etter å ha lagt barna.

Sannheten er at når du registrerte deg, ga du opp proaktiv oppførsel. Du bestemmer ikke lenger hva og når du skal gjøre. Push og ulike abonnementer utsetter deg for ytre omstendigheter og tvinger deg til å utføre oppgaver utenfra. Er det en ny episode? Du må se - ikke forsvinn det samme abonnementet!

Alt dette legger press på psyken. Du bærer på en unødvendig mental byrde som tetter sinnet ditt og forstyrrer produktiviteten.

La fredagen tenke

Når du tenker på ting som skal komme, still alltid deg selv spørsmålet: Hvilke tre ting kan jeg gjøre i dag, hvilke denne uken og hvilke i år? Dette er den såkalte treregelen. Hanselman fikk det fra sin andre Microsoft-programleder Jay Dee Meier.

Skriv tre oppgaver for i dag, for uken og for året.

På mandag, i begynnelsen av en ny uke, vil du ha en klar ide om de kommende dagene. På fredag bør du stoppe opp, se tilbake på forrige arbeidsuke og tenke. Spør deg selv: "Var det en vellykket uke? Kunne jeg ha gjort noe annerledes? Hva kan jeg endre?" Det er viktig å avslutte hver dag uten å føle seg skyldig over bortkastet tid.

Prøv Pomodoro-teknikken

Denne tidsstyringsteknikken ble foreslått av Francesco Cirillo på slutten av 1980-tallet. Poenget er å fokusere på oppgaven i 25 minutter og deretter ta en liten pause.

Hanselman anbefaler denne teknikken. Samtidig råder han til å spore alle distraksjonene som har oppstått for deg på 25 minutter. Merk i notatboken når du tenker på en utenforstående (intern distraksjon) eller noen, for eksempel en kollega, distraherte deg (eksterne faktorer).

Først vil du ha omtrent seks distraksjoner, deretter en, og så forsvinner de. Som et resultat vil du måle produktiviteten din med antall "tomater" utført per dag.

Innse at det å være opptatt er en form for latskap

Timothy Ferriss

Å være opptatt er en form for latskap, lat tenkning og promiskuøse handlinger.

Opptatt, produktiv. Noen sprø travle mennesker vil bli overrasket, men å være kreativ og skape noe er det motsatte av å bare henge sammen.

Hanselman gir følgende eksempel: en person som aktivt "tvitrer" - ser ut til å være veldig opptatt, og forsvinner deretter i en måned når et virkelig viktig prosjekt dukker opp. Når du har det travelt er det rett og slett ikke tid til Twitter og annet tull.

Ta det for gitt: multitasking er en myte

Ifølge Hanselman er det optimale antallet oppgaver om gangen én. Hvis du tror du kan håndtere mange oppgaver samtidig, tar du feil.

– det er bare å bytte mellom oppgaver, som krever en endring av kontekster. La oss forklare med et eksempel. Har du noen gang hatt dette: du jobber med noe og plutselig ringer telefonen? Du er sint. Dette er faren din, men du er fortsatt sint, fordi han ringer deg på jobb klokken tre om ettermiddagen, når du er helt fokusert. Du tar opp telefonen og sier noe sånt som "Beklager, men jeg ser ut til å jobbe her …" Så er du trist i 10-15 minutter til. Da må du bytte tilbake til jobb: "Så hva tenkte jeg der?"

Kontekstbytte fungerer ikke. Det er imidlertid akseptabel multitasking. Ting du kan gjøre samtidig:

1. Gå og tygg tyggegummi.
2. Tren og lytt til podcaster.
3. Kjør og lytt til talepost.
4. Kjør til jobb og les (på offentlig transport).
5. Kjør på jobb og tenk.
6. Utnytt nedetiden godt.

Bli kvitt mental støy

Christopher Hawkins

Hvis noe ikke hjelper meg å tjene penger, ikke forbedrer livet mitt på en eller annen måte, er det en mental støy som må fjernes.

Hanselman anbefaler å endre den første delen av dette sitatet av Christopher Hawkins."Hvis det ikke hjelper meg å utvide virksomheten min (betale ned på boliglånet mitt, tilbringe tid med familien min - erstatte det som er hovedmålet ditt), er det mental støy."

For Scott er denne prioriteringen familie: "Alt jeg gjør, hver beslutning jeg tar, er for å raskt komme hjem til barna."

Hjemmelekser

Hanselmans tale avsluttes med følgende lekser:

1. Sorter informasjonsstrømmene dine.
2. Planlegg arbeidsspurter.
3. Eliminer distraksjoner.
4. Tenk på: jobber med livsinnboksen din, er du effektiv eller produktiv?
5. Vurder din personlige verktøyliste.

Merk at Hanselman ikke sa et ord om Evernote eller andre systemer. "Du kan bruke mer tid på å lese produktivitetsbøker og bygge et system, selv om kanskje alt du trenger er en oppgaveliste." Kanskje du bare trenger å forstå forskjellen mellom når du er "opptatt" og når du gjør det ønskede arbeidet.