6 måter å avslutte et møte så snart som mulig og få resultater

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Du må vite hvordan du organiserer møter godt og effektivt. Dette er ikke så lett som det kan virke ved første øyekast. Men hvis du lærer hvordan du setter riktig tid, bruker miljøet og setter deg tydelige mål, kan du gjennomføre møter raskt og effektivt.

Sørg for at målet er klart

I stedet for å si: "La oss samle hele kontoret kl. 11," spør deg selv: "Hva ønsker vi å oppnå?"

Du må absolutt vite hvorfor du i det hele tatt er vert for dette møtet:

• å generere en idé;
• å ta en avgjørelse;
• å fullføre en avtale;
• for å svare på spørsmål om de kommende endringene.

Kanskje du passer det:

• å lytte til klager fra ansatte (bør dette gjøres i gruppemøteformat?);
• å diskutere det som allerede er bestemt;
• å gjøre noe som kan diskuteres eller løses på telefon eller e-post.

Ikke ha store samlinger

Bruk den flotte «to pizza-regelen» og ikke inviter for mange mennesker til møtet. Du må lage et team, der hver person er på sin plass. Derfor bør møtet delta av så mange som du kan mate to pizzaer.

Poenget er ikke bare å mate alle som kom på møtet. Store grupper mennesker kan ikke ta beslutninger effektivt. Det er til og med et konsept. Det forekommer i store grupper av mennesker, når enkeltpersoner ikke kan uttrykke sin egen mening på grunn av frykt for fordømmelse fra kolleger og ledere. Små grupper er mer praktisk fra dette synspunktet. Derfor er de mer effektive.

Tid først, deretter tidtaker

Etternølere er veldig irriterende og distraherende. Lær dem å komme i tide.

Hvis de ikke verdsetter tiden sin, vil de heller ikke verdsette alle andres tid.

Gjør dette som følger.

Sett opp en møtetid for for eksempel 08:48. Overraskende nok vil dette trekket fungere, og folk vil begynne å ankomme for å komme i tide. Når det gjelder de som kommer for sent, må du lære dem å betale for det. Og ikke penger. La for eksempel synge. Straff som disse fungerer mye bedre enn pengestraff. I løpet av en måned vil du glemme hvordan sangen til dine underordnede høres ut.

Og, selvfølgelig, tren deg selv i å stille inn en tidtaker. For hver foredragsholder, hvis noen, og for hele møtet generelt. På denne måten vil ikke møtet trekke ut, og du vil vite hva du har brukt hvert minutt.

Stoler må være riktige

Måten folk sitter i salen på er også av stor betydning:

• å sitte i en sirkel er nyttig for samarbeid, diskusjon, generell beslutningstaking;
• å sitte på rader er nyttig hvis du trenger å stimulere til konkurranse og lyst til å konkurrere med kolleger.

Hvis du trenger å ha et raskt og svært produktivt møte, flytt alle stolene ut av rommet. Tallrike studier viser at jo lenger vi står, desto mer rykende blir vi. Jeg vil ta det med en gang og ta en avgjørelse så snart som mulig. I tillegg kan det være bra for helsen å stå en stund.

Fjern bærbare datamaskiner og telefoner

Ellers vil du hele tiden bli distrahert. Både du og kollegene dine må gjøre det dere har planlagt og avslutte møtet så snart som mulig. Så slutt å stirre på smarttelefonskjermen. Ta i stedet frem en penn og et stykke papir. Informasjon er mye lettere å huske.

Agendaen ble ikke opprettet "for show"

Du må virkelig jobbe med det. De fleste møter er uproduktive fordi agendaen diskuteres i det uendelige. Prøv å formulere agendaen i form av et spørsmål i stedet for å angi problemet.

Ikke "diskuter videoinnhold", men "når vil videoinnholdet være klart?"

Når et spørsmål blir stilt, begynner de automatisk å lete etter et svar. Slik fungerer det.