Hvordan bli mer produktiv: 7 hovedregler

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

En forretningscoach forteller deg hvordan du kan utvikle din egen strategi og begynne å oppnå mer mens du bruker mindre energi.

Mark Pettit hjelper gründere og bedrifter til å gjøre det bedre. Og gjennom årene med praksis formulerte han syv grunnleggende regler for produktivitet.

1. Ha et klart bilde av hva som skjer

Før du begynner å lage planer, må du først forstå hvor du er nå. Analyser arbeidet ditt fra begynnelsen til i dag.

Dette vil gi deg en reell følelse av hva du allerede har forbedret, hva som allerede er veldig bra, og hva annet du ønsker å endre. For å gjøre dette, må du gjøre følgende.

Spesifiser dine ønsker

Vær tydelig på resultatmålene dine. Forstår du fullt ut hva du gjør og hvorfor og hva det ideelle resultatet bør være?

Når du svarer deg selv på disse spørsmålene, vil du forstå hvilke spesifikke forbedringer du trenger. Når du tydelig ser resultatet foran deg og er motivert for å oppnå det, jobber du mer effektivt.

Tenk på hvilke endringer du forventer

Det er viktig å forstå hvordan spesifikke forbedringer vil påvirke bedriften og privatlivet ditt – det er inspirerende. Ellers vil du bare godta endringen i en kort periode, deretter vil du gå tilbake til dine gamle vaner.

For å forhindre at dette skjer, svar ærlig på følgende spørsmål.

• Vil du bli lykkeligere?
• Vil du jobbe mindre og tilbringe mer tid med familien? Hvis ja, hva vil du gjøre?
• Er det viktig for deg å bygge et effektivt team? Hva kan du oppnå med henne?
• Er du karrierefokusert?
• Vil du reise mer?
• Vil du føle deg friere?
• Planlegger du å tjene mer penger?

2. Fokuser på dine styrker

Hvis vi tar mer hensyn til våre spesielle talenter, blir vi lykkeligere og mer produktive. Samtidig vokser vår energi, selvtillit og kreativitet.

Ta et stykke papir og skriv ned alt du gjør bra. Tenk tilbake på da du følte deg trygg og oppnådde resultater du var fornøyd med. Ignorer svakheter – fokuser kun på dine beste egenskaper og styrken til teamet, hvis du ikke jobber alene.

Husk at hver person har sine egne styrker. De kompletteres av andres evner, og sammen kan de produsere utrolig kraftige resultater. Du må strebe etter denne symbiosen av effektivitet i arbeidet ditt.

3. Delegere oppgaver

I henhold til Pareto-prinsippet oppnås 80 % av resultatet takket være kun 20 % av handlingene. Imidlertid er vi ofte så opptatt med rutiner at vi ikke kan ta på oss de viktigste tingene, som utgjør disse 20 %. Og det er nettopp de som bestemmer produktiviteten vår.

Fremhev dine viktigste oppgaver – både personlige og faglige. Nekter å gjøre resten.

Hvis du har mange ting du ikke gjør så bra eller ikke engang vil gjøre, overlate dem til noen andre. Dette vil være mye mer effektivt. Hvis du ikke kan fullføre et prosjekt, ikke kjør deg selv til utmattelse ved å prøve å gjøre alt selv - bare be om hjelp.

I stedet for å kaste bort tid og energi, avgjør hvem som vil være nyttig for deg i hvilken situasjon. Deleger eller outsource tre store oppgaver hver tredje måned. Dette vil hjelpe deg å frigjøre tid og øke produktiviteten.

4. Organiser arbeidet ditt

Lag din visjon for en produktiv dag

Du kan velge strategi: bare reager på oppgavene når de kommer, eller planlegg dagen innvendig og utvendig. Men å konsekvent krysse ut elementer på en gjøremålsliste handler ikke om effektivitet. Du må ha en klar intensjon om å bruke dagen produktivt og sette deg opp for det på forhånd.

Så i stedet for å gjøre det som "trenger", stopp og bestem deg for hva du egentlig vil. Dine handlinger bør være fokusert.

Sett tre oppgaver for dagen

Mange fører dagbok eller lager en huskeliste med jevne mellomrom. Imidlertid står de fleste fortsatt overfor følgende problem. En gjøremålsliste er ganske enkelt en liste over oppgaver som folk planlegger å gjøre eller tror må gjøres. Samtidig er det ikke klart hvilke av dem som skal jobbes med i utgangspunktet og hvorfor.

For å forbedre produktiviteten må du prioritere tydelig. Velg og gjør bare tre viktige ting om dagen, og ta den viktigste tiden først.

Arbeid med én oppgave om gangen

Uansett hva noen sier, er det umulig å effektivt jobbe med flere ting samtidig. Å skifte fra en aktivitet til en annen krever energi og reduserer produktiviteten. Og det du aldri blir ferdig med kan være stressende og føre til skyldfølelse.

Derfor, av de tre hovedoppgavene for dagen, fokuserer du på kun én etter tur.

Sprint

Arbeid i korte perioder for å holde deg produktiv og fokusert.

Anslå hvor lang tid det vil ta å fullføre oppgaven. Hvis det for eksempel tar 4 timer, kan du bruke 60–60–30-metoden. Du jobber i en time, så hviler du i et par minutter. Så en time til, og så ta en lang 30-minutters pause. Og gjenta til du klarer oppgaven fullt ut.

Ikke glem pauser

For at ovennevnte ordning skal fungere, må hvile ikke neglisjeres.

Bruk dedikerte apper eller still inn en tidtaker. En vanlig klokke er bedre enn en telefon: så ingenting vil distrahere deg.

I pauser, gå ut på turer, spis sunne snacks, eller gjør noe som vil holde deg energisk. Hvis du føler at du er helt utslitt og ikke kan samle deg, prøv å ta en liten lur.

Du vil snart merke at konsentrasjonen og produktiviteten begynner å øke, og du selv blir mer aktiv.

5. Administrer energien din

Det er viktig å opprettholde og utvikle din fysiske og mentale styrke. Da vil du være fokusert på arbeidet ditt hver dag og vil kunne gjøre det effektivt.

Få nok søvn

Jo bedre du sover, jo mer produktiv jobber du. Hvis du har mangel på søvn og ikke kan komme deg ut av sengen om morgenen, prøv å introdusere kveldsritualer i timeplanen din. Se etter de som passer deg personlig.

Hvil ofte

Strategic Coach-gründer Dan Sullivan mener det er to måter å se verden på: gjennom prisme av tid og krefter, eller gjennom prisme av resultater.

For å få mest mulig ut av gassen til lavest mulig pris, foreslår Sullivan å ha vanlige "fridager". Dette er 24 timer hvor du ikke trenger å gjøre noe arbeidsrelatert. I denne pausen vil du få en god hvile og lade opp. Og så kan du bruke all din energi og kreativitet for å oppnå de beste resultatene.

I stedet for å tenke på helgen din som en belønning, se på den som en forutsetning for suksess.

Dan Sullivan

Ha en Power Hour hver morgen

Dediker en og en halv time til deg selv: mediter, tren, les, spis sunn frokost, lag en takkeliste og planlegg hvilke tre viktige oppgaver du skal gjøre i dag.

Disse morgenritualene motiverer og setter deg opp for en produktiv dag. Bland sammen noen forskjellige oppgaver til du finner en kombinasjon som fungerer for deg.

Si nei oftere

Glem å bare jobbe lenger og hardere. Slutt å si "ja" til de menneskene, gjerningene og tingene som kaster bort energien din og ikke er nyttige.

Bruk heller tid og energi til oppgavene som gir de beste resultatene og gjør deg lykkeligere.

Forskjellen mellom vellykkede og svært vellykkede mennesker er at sistnevnte sier nei til nesten alle.

Warren Buffett gründer, investor

Slutt å streve etter fortreffelighet

Mange mennesker forbereder seg konstant på handling. De venter på at det rette øyeblikket skal starte – først da kan de gjøre noe perfekt.

En følelse av perfeksjonisme taler i oss. Men problemet er at det ønskede øyeblikket kanskje aldri kommer.

Bare gå og begynn å jobbe, prøv ditt beste, og du vil være fornøyd til slutt.

6. Mål og analyser

Nøkkelen til en vellykket produktivitetsplan er målbar fremgang.

Vage og delte mål får oss ikke til å føle oss bra med arbeidet som er utført. Når vi visuelt ser fremgangen vår eller når spesifikke mål, føler vi oss mye lykkeligere og mer selvsikre.

Og sporing av din egen fremgang sikrer at du ikke måler deg selv mot andres prestasjoner. Tross alt, "sammenligning er en tyv av glede," som Theodore Roosevelt sa.

Sett spesifikke mål

Skriv ned fem personlige og faglige endringer som du ønsker å oppnå i løpet av de neste tre månedene. Velg hva som er viktigst for deg og hva som kan gjøre en stor forskjell i livet ditt.

Formuler mål slik at fremgang kan spores. Gjør dette hver måned eller til og med en uke.

Vurder effektiviteten

Din produktivitetsstrategi vil uunngåelig påvirke arbeidsoppgavene dine. Før du starter et nytt prosjekt, bør du derfor etablere personlige kriterier for suksess. Analyser deretter det ferdige arbeidet for å se om det oppfyller disse kriteriene.

Skriv ned hva som har blitt bedre fordi du er mer produktiv. Legg merke til hva mer som må gjøres.

7. Forenkle

Nøkkelen til å øke produktiviteten er enkelhet. Og det er bedre hvis det er enkelhet så mye som mulig.

Alle av oss er omgitt av så mange kompleksiteter at det blir vanskelig å holde alt under kontroll og fokusere på det viktigste. Dette gjelder både privatliv og yrkesliv.

En ukontrollerbar timeplan, en rotete innboks, en enorm gjøremålsliste, et rot av tanker, mangel på tid, en haug med deadlines – uansett. Dette forårsaker tretthet og en følelse av en ond sirkel. Som et resultat vil du oppleve konstant tretthet og stress.

Så prøv å holde livet ditt så enkelt som mulig. Frigjør deg selv fra uproduktive aktiviteter som stjeler energi. Dette vil tillate deg å fokusere på det som vil gi deg de beste resultatene, glede og tilfredshet.

Disse syv reglene er grunnleggende, men det er ikke nødvendig å umiddelbart prøve å følge dem alle. Prøv en eller to først og se hvordan det påvirker ytelsen din. Det viktigste er å starte.