Slik bruker du Gmail effektivt: 25 tips

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2024-01-13 02:37

Selv om du jobber med Google Mail hver dag, er sjansen stor for at du ikke kjenner alle funksjonene. Her er 25 tips for effektiv bruk av Gmail som vil gjøre mange oppgaver enklere og spare tid.

1. Hvor skal du begynne

Endre bakgrunnen

I stedet for å se den vanlige hvite Gmail-bakgrunnen, kan du krydre innboksen din med noe prangende. Bare velg "Temaer"-delen i innstillingene i øvre høyre hjørne for å sette en ny bakgrunn fra de foreslåtte alternativene, eller last opp ditt eget bilde.

Alternativt kan du eksperimentere med grensesnittinnstillingene. I «Romslig»-modus vil du ha mye ledig plass, og «Compact» er bra når du skal få plass til så mange meldinger på skjermen som mulig.

Legg til venner (og meldinger)

For å legge til kontakter og gamle meldinger til systemet (det spiller ingen rolle om du bruker Gmail for første gang eller oppretter en ekstra konto), gå til "Innstillinger" → "Kontoer og import" og velg lenken "Importer e-post" og kontakter". Dette vil tillate deg å legge til data fra andre postbokser.

Få Gmail til å se ut som Outlook

I Innstillinger → Lab, aktiver funksjonen forhåndsvisningsrute for å se hele meldingsteksten til høyre, akkurat som i Outlook. Vane er en annen natur, så hvis du har jobbet med bedrifts-e-post hele livet og akkurat nå prøver å bli komfortabel med Gmail, vil Viewport gjøre overgangen din enklere.

Når den er aktivert, vil du se forskjellige visningsalternativer i rullegardinmenyen til venstre for innstillingene.

Fokuser på det vesentlige

Gmail kan bestemme hvilke meldinger som er viktigere for deg. Smart, ikke sant? Under Innstillinger → Innboks velger du Spor e-postaktiviteten min … for å få Gmail til å analysere meldingene dine.

Du kan også velge funksjonen "Inkluder markører" eller "Ignorer filtre" (vi vil diskutere mer om filtre nedenfor) og endre mappetypen slik at viktige meldinger vises øverst. Så i menyen "Innstillinger" → "Generelt" i delen "Skrivebordsvarsler" (hvis du bruker nettleseren Chrome, Firefox eller Safari), kan du velge alternativet "Aktiver viktige e-postvarsler."

Bli kvitt tråden av bokstaver

Det er to typer mennesker: de som elsker kjedefunksjonen og de som hater den med kraften til tusen soler. Hvis du tilhører den andre gruppen, gå til "Innstillinger" → "Generelt"-delen og slå av "Bokstavlenker".

2. Hold orden

Arkiver alt

Gmail gjør det mulig å arkivere meldinger i stedet for å slette dem. Dette er gjort slik at du ikke trenger å bekymre deg for tilgjengeligheten av ledig plass og hele tiden rengjøre skuffen din. Hvis du vil arkivere en melding, åpner du den og klikker på det andre ikonet fra venstre (en boks med en pil som peker ned). Meldingen vil vente på deg i fanen All e-post på venstre sidefelt.

Hold styr på arkivet ditt

Uansett hvor mye plass Gmail gir til gratis fillagring, er det 2016 og folk sender stadig flere vedlegg. Hvis du har nådd hukommelsesgrensen, er det på tide å kvitte seg med noen av meldingene. Klikk på pilen i søkefeltet, merk elementet "Det er vedlegg", velg størrelsen 10 MB og klikk på knappen med forstørrelsesglass. Dette vil vise deg alle meldinger over 10 MB. Kryss av i boksen for bokstavene du definitivt ikke trenger lenger, og send dem til søppelbøtta.

Svar og arkiver

Hvorfor legge igjen en e-post i innboksen din når du allerede har svart på den? Bruk «Send og arkiver»-funksjonen for å unngå å rote opp de innkommende meldingene dine mens du venter på svar på brevet ditt. Gå til "Innstillinger" → "Generelt" og velg "Vis knapp" Send og arkiver "som svar". Nå kan du svare på vanlig måte, samle meldinger i innboksen din hvis du ønsker det, eller umiddelbart arkivere unødvendige e-poster når du svarer.

Bruk etiketter og filtre

Du kan legge til en etikett for hver melding. Nye snarveier vises på venstre sidefelt. Bare åpne brevet og klikk på "Etiketter"-ikonet - det er andre fra høyre. Lag nå en ny snarvei eller velg en eksisterende (du kan forresten dra snarveien fra sidefeltet rett inn i meldingen).

Klikk på "Mer"-knappen og velg "Filtrer lignende e-poster" og deretter "Opprett et filter basert på dette søket." Du kan skrive en egen artikkel om Gmail-filtre, så se delen "" for mer informasjon.

Kjøp ekstra lagringsplass

Hvis du er helt lei av å rote med problemet med å lagre filer, kan du bruke penger på ekstra plass. Rull nedover meldingssiden og nederst i venstre hjørne vil du se hvor mye plass du har igjen, samt koblingen "Administrer".

Hvis du har nesten 100 % av den tilgjengelige plassen okkupert, følg lenken. 100 GB-planen koster 139 rubler per måned, og den ekstra plassen kan brukes ikke bare for Gmail, men også i Google Disk og Google Photos, hvis du bruker dem.

3. Ta det på alvor

Endre visningsmodus for e-poster på siden

Prøv å øke antall meldinger per side til 100, slik at du kan se på hele utvalget av bokstaver med et blikk. Gå til Innstillinger → Generelt → Maksimal sidestørrelse. Der kan du også velge å vise 10, 15, 20, 25 og 50 meldinger per side.

Fordel alt etter farge

Du kan merke en melding som viktig veldig raskt, men ulike meldinger kan ha ulik grad av betydning. Gå til Innstillinger → Generelt → Stjerner og velg Alle stjerner. Nå, hvis du klikker på stjernen og markerer bokstaven, vil den endre farge for hvert klikk. Dette vil hjelpe deg med å sortere viktige meldinger etter innhold.

Gjør meldinger til gjøremålslister

Sjansen er stor for at du allerede tenker på innboksen din som én enorm oppgaveliste. Så hvorfor ikke gjøre e-postene dine om til oppgaver du kan krysse ut? Klikk på "Mer"-knappen i den aktive samtalen og velg "Legg til oppgaver". Denne tråden vil nå vises i Google Tasks sammen med en lenke til det opprinnelige innlegget.

Hold styr på antall uleste meldinger

I delen "Innstillinger" → "Laboratorium" aktiverer du funksjonen "Ikon for uleste meldinger". Hvis du, som enhver vanlig person, har postfanen åpen hele dagen, vil du alltid se hvor mange uleste meldinger du har igjen. Dette er i tilfelle du mangler stress.

Jobb offline

Hvis du bruker Google Chrome-nettleseren, har du muligheten til å jobbe i e-post offline. Du vil selvfølgelig ikke kunne sende og motta nye meldinger, men du kan flytte brev fra mappe til mappe og lage utkast. For å aktivere denne funksjonen, gå til Innstillinger → Frakoblet.

Gi tilgang til kontoen din til en sekretær

Hvis du fortsatt ikke kan takle brevene, kan du formidle all denne gruen til sekretæren din. For å gjøre dette, gå til "Innstillinger" → "Kontoer og import", velg "Gi tilgang til kontoen din" og legg til andre Google-brukere. De vil ikke ha rett til å endre innstillingene og passordet ditt, men de vil kunne lese, arkivere meldinger og selvfølgelig svare på dem. Brevet vil bli signert med ditt navn og sekretærens navn i parentes for å unngå forvirring.

4. Kontroller den menneskelige faktoren

Blokker adresser

Noen forstår ikke hintene i det hele tatt. Heldigvis kan du blokkere enhver person (eller nettside) med bare et par klikk. Etter å ha mottatt en melding fra noen du ønsker å legge til svartelisten, klikk på pilen i øvre høyre hjørne og velg «Blokker bruker»-funksjonen.

Nå vil alle meldinger fra denne adressen gå direkte til spam.

Finn gamle bokstaver

Vil du raskt finne alle meldinger fra en venn samtidig? Bare hold markøren over avsenderens navn, enten fra innboksen eller fra et spesifikt brev, så vises et kontaktkort. Klikk deretter på koblingen "Samtaler" for å se alle meldingene fra den kontakten.

Avbryt feilsendte meldinger

Vi har alle ved et uhell sendt brev til feil adresse på et tidspunkt. Heldigvis, i Gmail, kan du ganske enkelt angre sendingen. Gå til "Innstillinger" → "Generelt"-delen og aktiver funksjonen "Angre sending". Her kan du også velge tidsperiode for å avbryte sendingen: fra 5 til 30 sekunder. Neste gang du sender en melding, vil du legge merke til "Avbryt" øverst.

Hopp over gruppemeldinger

Du kan enkelt avslutte gruppemeldingstråden ved å klikke på Mer-knappen og velge Ignorer. Nå vil du hoppe over alle meldinger bortsett fra de der du er den eneste mottakeren av brevet.

Hvis du ønsker å gå tilbake til gruppemeldingen, skriv inn spørringen er: dempet i søkeboksen, slik at du vil se alle de ignorerte trådene. Velg deretter Ikke ignorer fra Mer-menyen. Med mindre du selvfølgelig ikke synes synd på deg selv i det hele tatt.

5. Spar tid

Opprett nye kontoer mens du er på farten

La oss si at du vil filtrere meldinger veldig nøye, eller for eksempel opprette en ekstra konto for tjenester som allerede bruker Gmail-hovedkontoen din. I dette tilfellet kan du opprette en virtuell postadresse knyttet til hovedadressen ved ganske enkelt å legge til "+ et hvilket som helst ord" før @-symbolet mens du skriver. For eksempel "din adresse er [email protected]" for netthandel.

Alle svarmeldinger vil gå til Gmail-hovedadressen din.

Send meldinger i søvne

Få kunder og kolleger til å tro at du er en manisk arbeidsnarkoman ved å programmere dem til å sende meldinger om natten ved hjelp av en utvidelse som er tilgjengelig for Chrome, Safari og Firefox. Med gratisversjonen kan du sende opptil 10 meldinger per måned.

I tillegg vil denne utvidelsen gjøre e-postene dine om til påminnelser, og ikke vise dem i innboksen din før du er klar til å svare på dem. Dette er ideelt for å skape et utseende som en tom innboks fredag kveld.

Svar automatisk på dupliserte forespørsler

Hvis irriterende kunder oversvømmer deg med samme type forespørsler, trenger du ikke skrive det samme svaret om og om igjen. Bare slå på "Svarmaler"-funksjonen i delen "Innstillinger" → "Laboratorium". Neste gang du skriver ut et svar, lagre det som en mal og send det gjerne til alle de samme forespørslene.

6. Klikk mindre

Gi musen en pause

Nesten alt i Gmail kan gjøres ved hjelp av tastaturet. Grunnleggende tastatursnarveier fungerer som standard, men ikke glem å gå til Innstillinger → Generelt og aktivere funksjonen tastatursnarveier. Lagre endringene og klikk deretter på spørsmålstegnet for å se mulige hurtigtaster.

Slutt å sjekke andre postkasser

I "Innstillinger" → "Kontoer og import"-delen klikker du på lenken "Legg til POP3-e-postkontoen din", og Gmail vil laste ned e-posten din fra andre postbokser. Sett deretter opp sending av meldinger: du kan svare fra både Gmail-adressen din og fra andre e-postadresser.