GTD-systemet, bevist gjennom mange års praksis

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Vår leser Oleg Bondarenko deler sitt velprøvde GTD-system for å organisere saker og alt liv. Det er ingen hemmelighet at vi vet nesten alt om GTD og lignende mekanikk, men sjelden er i stand til å bruke dem over lengre tid. Vi er sikre på at suksesshistorien på dette feltet vil være interessant for deg.

Følgende er en oppsummering av en personlig GTD-implementering i en form som har bestått testen av mange år. Kanskje det vil hjelpe noen.

Jeg deler innkommende oppgaver, ideer, tanker som følger:

• Det som kan dyttes umiddelbart på en annen utøver, skyver jeg umiddelbart. Jeg legger til en påminnelsesoppgave "Sjekk utførelse".
• Hva kan gjøres akkurat nå på 5-15 minutter. Jeg setter meg ned og gjør det.
• Som tar mer tid eller ikke lar seg gjøre akkurat nå. Dette inkluderer også påminnelsesoppgaver av typen "Sjekk status for prosjekt XXX". Umiddelbart kjører jeg den inn i listen over oppgaver på telefonen min eller Google Tasks - alt er synkronisert.
• Hva er interessant og kan være lovende. Jeg legger den i en haug med Evernote. Jeg anmelder den omtrent en gang i uken, sorterer den etter notatbøker. Noe vokser til oppgaver.

Flere detaljer om 3. punkt.

For å lykkes med å opprettholde en liste over oppgaver, kreves streng formalisering, noe som minimerer kostnadene ved å administrere og innhente data. Dette oppnås på følgende måte.

Hver oppgave har et strukturert navn som: Prosjekt | Objekt | Handling

Prosjekt - dette er en stor gruppering av oppgaver, en forkortet kode som HUS, KONTOR, KLIENT1, … For hvert Prosjekt skal det i snitt være 1-10 oppgaver. Hvis det er konsekvent flere oppgaver for Prosjektet, allokerer jeg en del til et tilleggsprosjekt. Dermed er grupperingen av oppgaver alltid ett-nivå. Som praksis har vist, er en mer visuell gruppering av oppgaver i form av et flernivåtre faktisk unødvendig tidkrevende og reduserer motivasjonen for effektiv bruk av systemet.

Søking etter oppgaver i et prosjekt gjøres med grunnleggende funksjoner: søking eller sortering er min favorittmåte.

En gjenstand - dette er en gjenstand eller person som du må utføre en handling på. Alt er enkelt her.

Handling - en elementær handling som må utføres over objektet.

Et annet overordnet poeng: hver oppgave inneholder tidsfrist … Hvis du ikke er sikker på forfallsdatoen for oppgaven, angi gjeldende. Hvis du setter gjeldende dato og ikke gjør noe annet, vil oppgaven i morgen stå på listen over forfalte, og du må ta en beslutning om den. Fjern for eksempel notater fra livet.

Noen ganger, for et bestemt prosjekt, vises en liste over oppgaver, hvor timingen og rekkefølgen for utførelse ikke er klart for øyeblikket. I dette tilfellet ser jeg etter en generell oppgave av formen: Prosjektoppgaver. I kommentarene viser jeg listen over oppgaver. Over tid blir situasjonen klarere, noe slettes, noe blir oppfylt, noe vokser til en egen oppgave. I alle fall, selv fra en slik gruppeoppføring, bestemmer jeg datoen - når det er nødvendig å referere til det og gjennomføre en revisjon.

Og det siste. I min praksis er ca 50 % av oppgavene blir ikke utført (eller kan ikke utføres) på den valgte datoen. Mye avhenger ikke av meg. Oppgaver av typen "Prosjektstatussjekk" er generelt langvarige og krever periodisk oppmerksomhet. Noe blir spesifisert og supplert. Slike oppgaver blir stadig utsatt til senere datoer. Dette er normalt (forresten, dette er et stort pluss for elektroniske arrangører). Det manuelle arbeidet med å utsette frister er også nyttig i den forstand at det noen ganger fører til viktige tanker.