Hvordan få mer gjort og jobbe mindre

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

På 4, 5 timer kan du klare mye mer enn på en hel dag på kontoret. I dag publiserer vi seks interessante tips fra Elena Prokopets, en omreisende forfatter og forfatter, om kulturelle funn.

I går krysset jeg to grenser, fullførte tre pågående prosjekter med kunder, avsluttet en avtale med store prospekter, og på kvelden spiste jeg hjemme med min sjelevenn.

Jeg jobber 25 timer i uken, sover åtte timer om dagen, har ingen timeplan, og klarer fortsatt å gjøre mye mer enn da jeg satt klistret til kontorpulten i mer enn 60+ timer i uken.

Jeg er langt fra overmenneskelig. Alt beskrevet ovenfor er bare et illustrerende eksempel.

Du skjønner, fordi jeg var uavhengig av stedet og jobbet for meg selv i over et år, lærte jeg noen verdifulle leksjoner i effektivitet og å administrere min egen tid.

Nedenfor er en liste over life hacks som kan virke veldig enkle. Men når du virkelig har prøvd dem, vil du legge merke til at oppgavene dine tar mindre og mindre tid.

1. Dra nytte av Zeigarnik-effekten

Hjernen har en påtrengende innebygd funksjon for å stadig minne deg på ting du lot være uferdig, og dermed dytte deg til å fullføre oppgaven. Dette er Zeigarnik-effekten, og den vil hjelpe deg med å fullføre oppgavene du allerede har startet.

Det spiller ingen rolle om du liker at problemet skal løses eller ikke, ta minst ett lite skritt mot det.

Står du overfor en kreativ krise og kan du ikke skrive? Åpne en tom fil og begynn å skrive hva du vil. Trenger du å begynne å planlegge bryllupet ditt? Start med å se etter en brudebukett. Trenger du å utvikle en markedsføringsstrategi for din bedrift innen i morgen? Ta opp et par ideer på video for å komme i gang.

I 99 % av tilfellene vil du jobbe med en oppgave til den bitre enden.

2. Bruk verktøy for prosjektledelse (ikke bare for arbeidssaker)

Hjernen vår liker ikke utfordrende oppgaver. Når han står overfor en abstrakt oppgave, for eksempel «kom opp med en månedlig markedsføringskampanje», blir han umiddelbart motløs og foretrekker å gjøre de enkle tingene han gjør.

Dette er grunnen til at det er nødvendig å dele opp enhver stor bedrift i noen få enkle, små, oppnåelige trinn.

Det er her prosjektstyringsverktøy kommer inn i bildet. Du vil ikke gå glipp av noen viktige trinn, ikke sant?

Det finnes et utall av både gratis og betalte personlige prosjektstyringsapper. Jeg liker den visuelle tilnærmingen til ledelse best.

Det som er spesielt bra med denne appen er at du kan strukturere informasjon slik den kommer til tankene – i form av relasjoner, i stedet for lineær. Dette betyr at i stedet for å tegne en lineær trinn-for-trinn-plan, kan du lage et detaljert bilde av prosjektet med flere flyter av handlinger som skjer samtidig eller etter hverandre. (Les mer om tankekartlegging og verktøy for det her).

Du tegner med andre ord et visuelt kart som lar deg få et glimt av hele prosjektet, pluss at det hjelper deg å ta små steg som leder til målet ditt.

Her er et eksempel på et slikt prosjekt:

Hvorfor denne visuelle tilnærmingen fungerer bra for meg (og kanskje fungerer for deg også):

1. Du vet alltid hvilket trinn som bør være neste, slik at du ikke en gang gir deg selv en sjanse til å utsette.
2. Du har et stort, klart bilde av målene dine på et øyeblikk.
3. Å planlegge et helt prosjekt er like enkelt som å tegne det på papir (som jeg har gjort før), og det er mye mer praktisk å bruke planen.
4. Hvis du jobber i et team, vil det alltid være tydelig hva som allerede er gjort og hva som gjøres nå. Det betyr at det blir færre feil og uteblitt frister.

Andre populære verktøy som jeg liker å bruke inkluderer,, Trello og.

3. Endre vanene dine

I dag er det lett å finne informasjon om hvordan du holder tritt med all virksomheten din, men hvor mange av dere bruker disse tipsene i praksis? Jeg var også i denne båten.

Vi har alle vaner og endrer dem i stor grad. En smart løsning på dette problemet finnes imidlertid i Charles Duhiggs The Power of Habit. Forfatteren kaller det vanens syklus. Kort fortalt har en vane tre komponenter: en stimulus (triggeren som går foran vanen), vanemessig atferd (faktisk å gjenta en handling), og en belønning (den ytre og indre belønningen du mottar for å utføre den vanehandlingen).

Nå er den dårlige nyheten at du ikke kan påvirke stimuli. Den gode nyheten er at du kan endre atferden du har.

Det er mange uproduktive ting jeg har gjort og gjør, men jeg har alltid følt meg skyldig over det faktum at det første om morgenen begynner å legge ut innlegg på sosiale nettverk og medier. Irritasjonen ved å dele nye innlegg på bloggen din er greit. Men jeg vet at jeg raskt kan bli fanget av tankeløs surfing på nettet i noen timer, og det vil gjøre dagen min til en rot.

Løsningen er å planlegge hva som skal gjøres på nettverk og media kvelden før. Still deg selv det nøyaktige tidspunktet når du skal gjøre det, og gjør det hver dag.

Denne tilnærmingen kan brukes på enhver stimulans som fører til negativ atferd.

Hver gang du utfører en ny vanehandling, sørg for at du belønner deg selv for det. Lag et ritual for deg selv som vil hjelpe deg å forutse din negative atferd, for eksempel å surfe på nettet, bruke penger eller spise søtsaker, og belønn deg selv med noe fint hver gang du kan unngå det.

Gjenta i 21 dager til den nye vanen holder seg.

4. Bruk 90 minutters regelen

For rundt 50 år siden oppdaget nevroforsker Nathaniel Kleitman at kroppen vår går fra topp til topp hvert 90. minutt gjennom dagen. Dette fenomenet er også kjent som ultradian rytme. Enkelt sagt kan vi bare være produktive i 90 minutter.

Hva skjer etter 90 minutter? Vi begynner å se etter ekstra drivstoff i form av koffein, godteri eller våre egne stresshormoner: adrenalin, noradrenalin og kortisol. I dette øyeblikket mister vi fokus, vi slutter å tenke klart og se hele bildet.

Gårdagen min gikk slik: Jeg kom til flyplassen og jobbet på en kaffebar 90 minutter før ombordstigning (det var ingen Wi-Fi), så en film under flyturen og returnerte til jobb på toget fra Sveits til Frankrike. Da jeg kom hjem sjekket jeg raskt innboksen, spiste middag og jobbet i 90 minutter til.

Som et resultat gjorde jeg på bare 4,5 timer det meste av arbeidet som jeg ville ha brukt en 8-timers dag på før.

5. Prioriter til sist

En leder i Pentagon oppsummerte på en briljant måte kjernen i dette rådet:

Først lager jeg en liste over prioriteringer: første, andre, tredje og så videre. Og så krysser jeg ut alt under den tredje.

Dette er den gylne regelen for enhver daglig oppgaveliste. Flytt alle oppgaver etter den tredje til neste dag.

Kan du ikke finne ut hvilke oppgaver som er viktigere?

1. Vurder om det er en avhengighet mellom oppgaver. Er det mulig å ta steg A uten å ta steg B? Hvis ikke, er oppgave B viktigere. Velg de oppgavene som påvirker din fremtidige suksess.
2. Bruk en beslutningsmatrise.

Alt i øvre høyre hjørne skal merkes med «Gjør det nå»-etiketten. Problemer med høy effekt, som er vanskelige å oppnå, må blandes med andre, mindre vanskelige. Oppgaver med liten innvirkning som er enkle å gjøre, er verdt å delegere.

6. Arranger en "flyplassdag"

For meg er en superproduktiv arbeidsplass flyplasser og fly. Faktisk foretrekker jeg oftere mellomflyvninger enn direktefly (de er blant annet billigere med minst $ 100), og jeg prøver å fullføre så mange oppgaver som mulig de dagene jeg er på veien, og ikke når jeg jobber hjemmefra.

La meg nå forklare.

Du har en strengt begrenset tid (før avgang eller før ombordstigning) og begrenset gratis Wi-Fi. Dette betyr at du kan sprinte 90 minutter for å holde deg produktiv.

Du har ingenting å distrahere fra når du er på flyet: telefonen din er slått av, og det er bare rent, effektivt arbeid som må gjøres på en begrenset tid. Jeg prøver ofte å gjenskape en lignende atmosfære hjemme: Jeg slår av Internett og gjør arbeidet mitt i 90 minutter uten å bli distrahert av noe annet.

La oss oppsummere. Her er en plan for å få mer gjort og jobbe mindre:

1. Ta det første steget i virksomheten din og la Zeigarnik-effekten hjelpe deg å fullføre den.
2. Bruk prosjektstyringsverktøy for å være tydelig på hva som må gjøres og holde fokus.
3. Spor irriterende stoffer og konverter dem til positive vaner.
4. Bruk 90 minutters regelen.
5. Prioriter og jobb med de viktigste oppgavene.
6. Eliminer alt som distraherer deg. Gi deg selv for eksempel en "flyplassdag".