50 gulltips for å forbedre produktiviteten

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Lær å administrere tiden din, jobbe effektivt og hvile riktig.

Planlegger

1. Sett mål riktig

For å oppnå et mål, må du først formulere det riktig. Bruk et SMART-system: mål skal være spesifikke og målbare, realistiske og oppnåelige, meningsfulle for deg og ha klare tidsfrister.

2. Fokuser på prosessen

Sett mål basert på prosess, ikke resultat. "Å bli en danser" er en mislykket oppgave. Det er vanskelig å nærme seg det, fordi det ikke er klart hvor du skal begynne. Sett deg selv målet om å "melde deg på en dans og gå på time tre ganger i uken," det vil være mer effektivt. Du vil i det minste forstå om du er klar til å bruke år på trening for drømmenes skyld eller ikke.

3. Bruk GTD-teknikken

GTD (Getting Things Done) er et system for det produktive arbeidet til forretningstrener David Allen. Hovedmålet er å fullføre alle tilgjengelige saker og samtidig tømme hjernen fra endeløs planlegging. Essensen av teknikken er å skrive ned absolutt alle oppgaver ved å bruke forskjellige lister, og hele tiden oppdatere dem. Så selv de minste og tilsynelatende uviktige oppgavene vil ikke forvirre hodet og distrahere deg fra jobben. Og fremdriften i implementeringen vil alltid være foran øynene dine.

4. Forstå forskjellen mellom å være opptatt og effektiv

Du kan være konstant opptatt, men det betyr ikke at du er produktiv. Vurder hvor nyttige handlingene dine er, hvordan de relaterer seg til arbeidet ditt, og om det er oppgaver i planen din som ikke bringer deg nærmere målet ditt. Hvis det er det, ekskluder dem.

5. Bruk kalendere i stedet for gjøremålslister

Å planlegge ting rett i kalenderen din vil hjelpe deg å skille intensjonen om å gjøre noe fra forpliktelsen til å starte en spesifikk oppgave på et bestemt tidspunkt. Det gjør det enklere å distribuere ting i en uke og en måned og raskt finne ledig tid til å endre noe i timeplanen din.

6. Glem multitasking

Du kan gjøre flere ting samtidig, men du oppnår neppe gode resultater. Tallrike studier har vist at multitasking reduserer arbeidseffektiviteten. Du får bare en følelse av tilfredshet, som ikke varer lenge og erstattes av utbrenthet. Bli vant til å gjøre oppgaver sekvensielt, og effektiviteten din vil bare øke.

7. Prioriter

Matrisen til den 34. presidenten i USA, Dwight D. Eisenhower, vil bidra til å tildele oppgaver riktig i henhold til deres prioritet. Alle oppgaver må bare deles inn i fire grupper:

1. Viktig og presserende.
2. Viktig og ikke-haster.
3. Uviktig og haster.
4. Uviktig og ikke-haster.

Så du vil se hva som må håndteres med en gang, hva du skal formidle til andre, og hva som ikke er nødvendig å gjøre i det hele tatt.

8. Reduser listen over viktige ansvarsområder til tre

Ikke prøv å fylle dagsplanen med kun vanskelige oppgaver – det er ikke langt fra utmattelse eller profesjonell utbrenthet. Og det er ingen grunn til å snakke om produktivitet. Ta på deg ikke mer enn tre viktige oppgaver om dagen, veksle med enkle, og finn tid til å hvile.

9. Sett deg selv tidsfrister

Hvis du er vant til å utsette viktige ting til senere, og deretter gjøre alt i en hast, kom med dine egne personlige deadlines. Sjefen din ber deg for eksempel om å sende inn to store rapporter på fredag – angi en av dem selv innen onsdag.

10. Bruk en time om dagen på ting som ikke haster

Å sette seg fast i rutinen med daglige presserende oppgaver og uendelig utsette andre viktige og ikke-hastende oppgaver er veldig enkelt. Men du kan aldri komme ned til dem på den måten. Ikke forvent å ha en mer fri dag en dag. Hvis du vil lese ferdig en bok, ta deg tid til den hver dag. Hvis du drømmer om å bli en kjent kunstner, øv deg på å tegne daglig.

Motivasjon

11. Ikke vær redd for å gjøre feil

Frykten for å gjøre noe ikke så ofte gjør at du står stille og ikke gjør noe i det hele tatt. Lær å oppfatte feil som en drivkraft for utvikling. Når du mislykkes, tenk på hvorfor du mislyktes og tett gapet i kunnskap og ferdigheter. Over tid vil du til og med bli takknemlig for dine feil.

12. Be om å få kritisere deg

Ikke døm deg selv hardt – inviter noen til å objektivt vurdere arbeidet ditt. Spør sjefen din om tilbakemelding. For et oppriktig ønske om å se dine feil og forbedre ytelsen, vil du ikke bli irettesatt. Vel, ros vil hjelpe deg å bli inspirert og fortsette å gå videre.

13. Pump opp ferdighetene dine

Det er umulig å forbli produktiv i lang tid uten konstant læring og selvopplæring. Før eller siden vil du kjede deg eller du vil nå taket i yrket ditt. Prøv derfor å lære nye ting hele tiden: ta på deg uvanlige oppgaver og ikke gi opp interessante prosjekter.

14. Unngå sutrere, pessimister og alarmister

Folk har en tendens til å bli avhengige av andres følelser. Hvis noen i miljøet ditt stadig gjentar hvor ille alt er, vil en dag depresjon rulle over deg. Panikken til en kollega, hvis frister brenner hver uke, vil definitivt spre seg til deg. Gå derfor, slutt å kommunisere og bryt forholdet - ikke la humøret ødelegge.

15. Omgi deg med smarte mennesker

Sosialsirkel påvirker vår utvikling. Omgi deg med mentorer og bare interessante mennesker - la dem hele tiden motivere og inspirere deg, og tvinge deg til å strebe etter nivået deres. Gå på spesialiserte seminarer, konferanser, bli med i fagmiljøer og stift nye bekjentskaper.

16. Ikke følg andres suksesser

For mye besettelse av andres prestasjoner hindrer oss bare. Slutt å være sjalu på en venn som åpnet din egen bedrift, eller en klassekamerat som tjener på hobbyen sin. Koble fra å spionere på andres liv og fortsett med å nå målet ditt.

17. Få hjelp

Ikke forvent å gjøre en stor jobb alene. Hvis du trenger hjelp, be om det. Å ta på seg en vanskelig oppgave og ta den selv er ikke en grunn til stolthet, men snarere dumhet. Forstå at du jobber for et resultat, og for dets skyld, ikke overse andres erfaring og råd.

18. Lag din egen produktivitetsmetode

Ikke følg blindt alle tidsstyringsteknikker, avslappingstips og tidsbesparende tips. Analyser hva som virkelig hjelper deg og kast bort det som ikke gjør deg noe godt. Målet ditt er å være effektiv, ikke å slå rekorden for de mest brukte produktivitetsverktøyene.

Konsentrasjon

19. Frigjør hjernen fra hverdagens problemer

Sett sammen en kapselgarderobe slik at du ikke tenker på hva du skal ha på kontoret om morgenen. Sett opp en tidsplan for rengjøring og husarbeid. Handle dagligvarer i helgene og lag en meny for uken. Når alle husarbeid er ordnet og planlagt, er du fokusert på jobben.

20. Finn toppaktiviteten din

Noen råder til å gjøre komplekse oppgaver i begynnelsen av arbeidsdagen, og la små oppgaver stå på kvelden. Men denne metoden er ikke egnet for ugler eller de som trenger å akselerere. Bestem derfor periodene du kan jobbe mest effektivt, og planlegg tidkrevende oppgaver i løpet av denne tiden. For å identifisere dem er det nok å merke seg konsentrasjonsnivået i løpet av dagen i flere uker. Eller bruk en dedikert produktivitetskalkulator.

21. Ikke utsett ting som gjør deg nervøs

Enten du er bekymret for en viktig samtale eller er redd for å avklare noe med sjefen din – ikke utsett. Løs skremmende oppgaver med en gang, selv om tanken på dem gjør deg bekymret. For det er disse tankene som distraherer fra jobben og reduserer konsentrasjonen. Jo fortere du gjør det, jo raskere roer du deg ned.

22. Ta notater for hånd

Interessante ideer som ved et uhell besøker hodet har en tendens til å bli glemt umiddelbart. Noen ganger forsvinner vi i tanker mens vi åpner opptaksappen på smarttelefonen vår. Og noen ganger blir vi distrahert av noe annet: meldinger, nyheter og sosiale nettverk. Skriv det derfor ned på papir – håndskrevne notater vil også gjøre at du husker informasjon bedre. Kjøp en liten grov skissebok som du raskt kan skrive ned noen ord på, eller en blokk med klistremerker og ha dem lett tilgjengelig.

23. Still inn påminnelser

Behovet for å gjøre noe på et bestemt tidspunkt skaper en indre angst som distraherer fra hovedarbeidet. Dessuten kan den underbevisste frykten for å glemme noe virksomhet kanskje ikke engang merkes. Sett derfor lydpåminnelser om ting knyttet til et bestemt tidspunkt. Dette vil frigjøre deg fra konstante blikk på klokken og unødvendig nervøsitet.

24. Hold arbeidsplassen din ryddig

Hver dag, når du er ferdig med arbeidet, sett ting i orden på bordet: sorter notatene, legg ut dokumentene, vask koppen. Forresten, skrivebordet på datamaskinen teller også. Lukk alle unødvendige faner, slett midlertidige filer.

25. Se opp for belysning

Forskere har bevist at belysning har en dyp effekt på produktiviteten vår. Lyset på kontoret skal være så nært naturlig dagslys som mulig, ikke varmt eller for kaldt. Den optimale verdien er 4 500-5 000 K. På slutten av arbeidsdagen kan du bytte til et varmt lys for å slappe av og forberede deg på hvile.

Utføre oppgaver

26. Løp spurter

Du har sikkert hørt om Pomodoro-teknikken – organisering av arbeid i 25-minutters segmenter med 5-minutters pauser. Denne tidsrammen passer kanskje ikke deg, men det viktigste er i sin essens. Utpek deg selv korte perioder med full konsentrasjon – fra 20 minutter til en time – når du ikke vil bli distrahert av noe i det hele tatt, og ta pauser i mellom.

Bruk apper:

27. Ikke forhast deg med å utføre nye oppdrag

Ikke la virksomheten din være uferdig på grunn av en plutselig oppgave eller noens forespørsel. Selvfølgelig er det viktig å prioritere: Hvis en ny oppgave er viktigere og må gjøres så snart som mulig, ta en distraksjon og ofre aktuelle saker. Hvis ikke, utsett. Selv om de spør deg veldig mye.

28. Visualiser

Visualisering vil hjelpe deg å spare tid, huske informasjon bedre, forstå et nytt emne og ta en informert beslutning. Bruk forskjellige teknikker: merk oppgaver etter kategori, tegn grafer, tabeller og tankekart.

29. La oppgavene være uferdige

Ta deg tid til å fullføre store og komplekse oppgaver på en gang. Stol på Zeigarnik-effekten. Dens essens er at hjernen husker bedre de uferdige handlingene og ubevisst fortsetter å tenke på dem. Hvis du er livredd for en vanskelig oppgave, start den og utsett den – mens du gjør andre ting, kan det dukke opp mange interessante ideer.

30. Start i det små

Hvis du ikke kan komme i gang med en oppgave, sett av kun 10 minutter til den. Sjansen er stor for at du vil engasjere deg og fortsette å jobbe. Vel, hvis ikke, så begynn i det minste. Og på samme tid, sjekk på deg selv effektiviteten til forrige punkt.

Spare tid

31. Finn ut hvor du bruker tiden din

Prøv et eksperiment: prøv å skrive ned absolutt alt i en uke, selv de minste tilfellene og tiden brukt på hver av dem. Analyser til slutt den resulterende listen.

32. Avslå samtaler

Prøv å snakke mindre i telefonen. Å ringe tar mer tid enn å skrive og lese en melding. Dessuten kommer ikke alle til tankene for å advare om ham, noe som betyr at du plutselig og til feil tid kan bli distrahert fra jobben. Hvis du fortsatt trenger å foreta en viktig samtale, planlegg den og legg den til på oppgavelisten din slik at du tydelig kan sette av tid til andre oppgaver.

33. Deaktiver varsler

Slå av varsler for apper, meldinger, sosiale nettverk og e-post. De tar ikke mye tid, men de er veldig distraherende og kan dra deg med på en reise på Internett. Hvis du ikke kan bli kvitt fristelsen til å sjekke meldingene dine, kan du bare legge igjen varsler om dem fra viktige kontakter.

34. Sjekk e-posten din på ettermiddagen

Eliminer morgensjekken for e-post for ikke å bli distrahert fra allerede planlagte oppgaver og for ikke å tilpasse deg andres daglige rutine. Hvis du er vant til å svare med en gang og ikke kan motstå å sende tekstmeldinger, kan samtalen trekke ut hele dagen. Ikke hold nettleserfanen åpen, men bruk maler for raskt å svare på meldinger.

35. Rydd opp i innboksen

Prøv å sikre at bare viktige forblir blant uleste meldinger. Slett unødvendig spam umiddelbart, og lag en egen postkasse for personlig post og interessante abonnementer. Så du slipper å lete lenge i posten og søke blant alle brevene som virkelig trengs.

36. Lær å trykke på type

Når du arbeider ved en datamaskin, er berøringsskriving en betydelig tidsbesparelse. Ferdigheten kan læres ved hjelp av nettjenester,,. Det viktigste er å bruke tid på denne aktiviteten hver dag.

37. Bruk hurtigtaster

Hurtigtaster er designet for raskt arbeid. Husk kombinasjonene deres, de forenkler bruken av en datamaskin og individuelle programmer.

38. Lagre filer direkte i ønsket mappe

Når du laster ned eller oppretter et dokument, gi det umiddelbart navn og sende det til ønsket mappe. Du har kanskje ikke tid, men til syvende og sist er det mye raskere og enklere enn å sjekke og sortere alle nedlastingene på datamaskinen eller rake filer i skylagringen.

39. Ikke kom med unnskyldninger

Bare ikke kast bort tiden din på det. Å lage unnskyldninger er uproduktivt, uprofesjonelt og irriterende. Bedre å innrømme feilen din bestemt og umiddelbart begynne å rette den.

Rekreasjon

40. Gå på en informativ diett

Store strømmer av informasjon belaster nervesystemet og forstyrrer avslapning. I følge statistikk bruker hver person omtrent 2, 7 timer om dagen på TV alene. Legg til dette Internett og sosiale nettverk. Nyhetssider, kanaler og fellesskap konkurrerer nådeløst om oppmerksomheten vår, og snakker ofte om det samme. Derfor er det ikke nødvendig å bruke tid på å se dem - du vil fortsatt finne ut om viktige nyheter.

41. Ta lange pauser

Hvis du har en vanskelig oppgave som krever mye konsentrasjon, koble fra jobben i minst en halvtime. Reis deg fra skrivebordet og delta i litt fysisk aktivitet.

42. Lytt til musikk

Forskning viser at musikk øker produktivitet, kreativitet og humør generelt. Hvis du synes det er vanskelig å konsentrere deg med henne, hør på favorittartistene dine i mellom.

43. Gå ut oftere

Gjerne rett i løpet av arbeidsdagen. Bedervet luft på kontoret reduserer produktiviteten, fører til hodepine og stress. Forskere har til og med laget begrepet Sick Building Syndrome, en tilstand der folk opplever smertefulle symptomer på grunn av dårlig ventilasjon, belysning og oppvarming i bygninger. Og selv om kontoret ditt kan være sunt, vil kroppen din fortsatt like frisk luft bedre.

44. Planlegg kvelden og helgen på forhånd

Bestem på forhånd hvordan du vil tilbringe ferien, og prøv å fylle den med favoritttingene dine. Å ligge målløst på sofaen vil bare føre til enda mer tretthet, og i påvente av en interessant helg og jobbe bedre.

45. Ikke tenk på jobb i det hele tatt én dag i uken

Lov deg selv å ikke røre arbeidet ditt på fridagen eller å tenke på det i det hele tatt. Selv om du har et viktig møte eller uferdige saker. Husk at du også har et annet liv - vi denne dagen til det fullstendig.

46. Ta deg fri

Går du jevnlig på jobb, ikke tar fri for familiesaker hver uke, og sjelden sykemeldt, ta en dag fri bare sånn. Tilbring en ekstra dag hjemme etter å ha fullført et større prosjekt eller før en presentasjon. Tillat deg selv å starte på nytt uten å vente på helgen.

Helse

47. Lev etter en timeplan

Ikke ta den daglige rutinen som en streng ramme som du må kjøre selv inn i. Bare angi en tid for å legge deg, våkne og spise. Og prøv å følge den hver dag. Du vil alltid føle deg aktiv, ikke lide av døsighet og plutselige sultanfall som forstyrrer konsentrasjonen.

48. Ikke bruk alkohol som en måte å slappe av på

Unngå å drikke før sengetid, selv om du synes det er vanskelig å slappe av etter en hard dag på jobb. Alkohol kan virkelig hjelpe deg med å sovne, men etter noen timer vil den begynne å virke negativt – og dette er full av hyppige oppvåkninger om morgenen, søvnighet på dagtid og tap av konsentrasjon.

49. Spis oftere

En solid lunsj overbelaster kroppen: den kaster all kraft i å fordøye mat, så det blir vanskelig å konsentrere seg om å fullføre oppgaver. Hvis du føler deg trøtt etter middagen, del din vanlige porsjon i to måltider.

I stedet for tunge måltider, ta med mat som forbedrer fokus og konsentrasjon i kostholdet ditt: grønnsaker, urter, fet fisk, nøtter og mørk sjokolade. Og ikke len deg på kaffe - i store mengder styrker det ikke, men gir heller motsatt effekt.

50. Gå inn for sport

Trening forbedrer ikke bare helsen, men forbedrer også oppmerksomhet, konsentrasjon og hjernehastighet. De øker også selvtilliten og gjør dem mer motstandsdyktige mot stressende situasjoner. Dette er et stort pluss for produktiviteten, så gjør i det minste litt trening.

Les også? ?

• 80 life hacks for produktivitet
• Hva er forskjellen mellom produktivitet og effektivitet, og hva er viktigere
• Slapp av og ta en pause fra jobben for å bli mer produktiv.
• Hva er den sanne kostnaden for produktivitet