5 tips for å organisere arbeidsdagen din

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Enkle triks som vil redde deg hvis du stadig ikke har nok tid til noe.

1. Prioriter

Det er en veldig enkel, men effektiv måte å kategorisere dine saker i henhold til det haster og viktig. Dette er en krets kalt Eisenhower Matrix. Den ble oppfunnet av Dwight D. Eisenhower, amerikansk president, general for den amerikanske hæren og bare en veldig produktiv person.

Jeg har to typer ting: presserende og viktig. Viktige ting haster sjelden, og det som haster er sjelden viktig.

Dwight D. Eisenhower

Eisenhower Matrix har fire seksjoner. Den horisontale aksen viser sakens haster, og den vertikale aksen viser viktigheten. Matrisen lar deg enkelt organisere alle oppgavene dine i kategorier: "Ikke-haster og ikke viktig", "Haster, men ikke viktig", "Viktig og ikke-haster" eller "Haster og viktig".

Prøv å prioritere Eisenhower Matrix og du vil bli overrasket over hvor mye tid du bruker på presserende, men ikke veldig viktige ting. For eksempel endeløse meldinger fra kolleger eller telefonsamtaler som bare distraherer deg fra presserende oppgaver.

Sett av tid til de riktige tingene. Hvis det er noe viktig og presserende, gjør det umiddelbart. Planlegg viktige, men ikke presserende oppgaver, anslå omtrentlig tid for gjennomføringen, og bestem deg for når du skal gjøre det. Uviktige men presserende saker kan delegeres til noen andre. Utsett ikke-hastende og uviktige oppgaver til senere eller avslå dem helt.

2. Ta deg tid til dypt arbeid

Venturekapitalisten Sam Altman sa en gang: "Digital distraksjon er et av de største psykologiske problemene i vår tid." Bare tenk: Vi sjekker smarttelefonene våre i gjennomsnitt 50 ganger om dagen. Og ifølge vitenskapsmannen og forfatteren Cal Newport, svekker dette betydelig vår evne til å tenke klart og være kreativ.

I hans «Å jobbe med hodet. Suksessmønstre fra en IT-spesialist "han introduserer konseptet "Deep Work". Denne typen arbeid innebærer fullstendig konsentrasjon og fordypning i en spesifikk oppgave. Ingen distraksjoner - maksimal innsats og konsentrasjon. Dette er den eneste måten du kan utføre virkelig vanskelige oppgaver med riktig kvalitetsnivå.

Newport siterer taktikken som ble brukt av hans kollega, professor ved University of Pennsylvania, Adam Grant. Han vier høstsemesteret til undervisning, og våren og sommeren til forskning, og blander aldri de to. Under intens forskning utsetter professoren seg for fullstendig isolasjon slik at studentene ikke forstyrrer ham.

Det er sannsynlig at du ikke har mulighet til å gå samme vei og gjemme deg fra kilder til irritasjon i flere måneder. Ikke mist motet: du trenger ikke fordype deg i «dyparbeid» i et helt semester. Newport lag din egen timeplan basert på dine personlige preferanser.

Bestem på hvilket tidspunkt du føler deg mest energisk og våken, og gjør det vanskeligste arbeidet akkurat da, slå av smarttelefonen og nekt å sjekke e-post. For eksempel begynner Newport selv å jobbe tidlig om morgenen, men gjør det aldri etter klokken 17.30.

3. Beregn møtetider

Paul Graham, medgründer av oppstartsinkubatoren Y Combinator, at det er to typer arbeidsplaner: "manager"-planen og "skaper"-planen.

Det første alternativet er for arrangører og sjefer. Etter deres mening er arbeidstiden lett å administrere. Du må dele opp dagen i timeintervaller. Og når en ny oppgave dukker opp, setter du bare av et par timer til den, og merker den i arrangøren. Derfor, hvis "lederen" trenger å planlegge et tidspunkt for et forretningsmøte eller idédugnad, ser han på kalenderen sin, finner en ledig time og samler kollegene sine.

Men for «skaperne» er slike møter, selv de som er planlagt på forhånd, en katastrofe. Tross alt deler ikke kreative mennesker, programmerere, forfattere eller artister opp timeplanen sin som "ledere". De må vanligvis bruke minst en halv dag på å fullføre oppgaver, og på én time varmer de i beste fall bare opp. Og når «skaperne», midt i arbeidsaktiviteten, må bryte opp og gå til et møte med kolleger, faller de ut av rytmen, og da er det veldig vanskelig for dem å komme tilbake til oppgaven.

Lederens tidsplan og skaperens tidsplan fungerer helt fint alene. Men når de krysser hverandre, begynner problemene.

Paul Graham

Derfor, hvis du er leder, finn ut på forhånd fra dine underordnede når det er bedre å organisere felles møter for ikke å avbryte folk fra jobb i de mest ugunstige øyeblikkene.

4. Kontroller energiforbruket ditt

Tony Schwartz og Jim Loer i Livet med full kraft! argumentere for at hovedressursen for en produktiv arbeider ikke er tid, men energi. Du kan bruke en hel dag på en vanskelig oppgave, men mangler du den fysiske og mentale styrken, vil du stagnere og ikke gjøre noe nyttig. Men når du har nok indre energi, kan du håndtere en vanskelig sak på et par timer, og vie resten av dagen til noe enklere.

Schwartz og Loer skiller fire typer energi: fysisk, emosjonell, mental og åndelig. Og hvis du savner noen av dem, vil produktiviteten din synke.

• Fysisk energi påvirker direkte din evne til å reagere på miljøet og ta de riktige avgjørelsene. Mangel på denne ressursen er assosiert med dårlig ernæring, mangel på søvn og tretthet.
• Emosjonell energi påvirker evnen til å håndtere følelsene dine på riktig måte i stressende situasjoner.
• Mental energi lar deg fokusere på én oppgave og ikke bli distrahert. En person med stor tilførsel av det kan konsentrere seg selv i en stressende situasjon, når alle rundt ham prøver å distrahere ham.
• Åndelig energi lar deg se målet i aktivitetene dine for å opprettholde motivasjonen. Hun gir næring til entusiasme, utholdenhet og engasjement.

For å opprettholde alle fire indikatorene på riktig nivå, spis riktig, få nok søvn og mosjon (trening stimulerer hjerneaktivitet). Og bruk enkle teknikker for å fylle på energi.

Livet er ikke et maraton. Livet er en serie med spurter.

Tony Schwartz

En god metode for å veksle mellom fullt nedsenkingsarbeid og kort hvile er Pomodoro-teknikken, som passer perfekt til Cal Newports konsept med Deep Work. Prinsippet er enkelt: vi måler 25 minutter med en timer og gjør én viktig oppgave hele denne tiden uten distraksjoner. Deretter - en pause i 5 minutter. I løpet av denne tiden fyller vi på energi. Deretter gjentar vi syklusen fire ganger til og tar en lang pause i 20 minutter.

5. Spis frosker til frokost

Det har noen gang skjedd med alle som dette: du kommer over en oppgave du trenger å fullføre, men du vil virkelig ikke gjøre det. Du begynner å utsette det, og når fristen nærmer seg henger den mer og mer over deg, distraherer fra andre ting og får deg til å bekymre deg igjen.

Den populære forfatteren Brian Tracy kaller disse problemene «frosker». Og han anbefaler å ikke utsette dem til senere, men gjøre dem så tidlig som mulig.

Hvis du spiser en frosk om morgenen, lover resten av dagen å bli fantastisk, siden det verste for i dag er over.

Mark Twain

Etter å ha kvittet deg med en vanskelig oppgave, vil du føle tilfredshet, få et løft med positiv energi resten av dagen, og du kan gå videre til de neste punktene på listen din med god samvittighet.