Hvordan stoppe distraksjoner hvert 5. minutt og fokusere på viktige oppgaver

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Et utdrag fra en bok av en produktivitetsspesialist som har prøvd konsentrasjonsteknikker på seg selv og valgt de mest effektive.

Hyperfokus er muligheten til å vie din tid og oppmerksomhet til et enkelt problem eller prosjekt. I Hyperfocus: How I Learned to Do More With Less Time, forklarer Chris Bailey hvor mange ting du skal planlegge for dagen for å få ting gjort vellykket, hvordan du velger de viktigste oppgavene fra en liste over oppgaver, og eliminerer eventuelle distraksjoner.

Hyperfokus innebærer mange ting på samme tid: det er en bevisst tilstand, når vi ikke blir distrahert, raskt gjenoppretter konsentrasjonen og fordyper oss fullstendig i arbeidet.

Vi publiserer et utdrag fra kapittel 3, The Power of Hyperfocus, som forklarer hvordan du går inn i hyperfokustilstanden og velger riktig fokus å fokusere på.

Fire stadier av hyperfokus

Til enhver tid er du fokusert enten på det ytre miljøet, eller på tankene i hodet ditt, eller på begge deler samtidig. Hvis du kun er opptatt av det ytre miljøet, betyr det at du lever i autopilotmodus. Du går inn i denne tilstanden mens du venter på et trafikklys eller skifter uendelig mellom de samme applikasjonene på smarttelefonen. Hvis du bare er opptatt av dine egne tanker, er du fordypet i drømmer. Dette kan skje hvis du bestemmer deg for å gå uten telefonen, tenker på noe i dusjen eller går en løpetur.

For å gå inn i en tilstand av hyperfokus, må du koble deg til dine egne tanker og til det ytre miljøet og bevisst rette alt dette til løsningen av ett problem.

I denne forbindelse går hyperfokus foran tilstanden som Mihai Csikszentmihalyi kaller "flyt" - når vi er fullstendig fordypet i virksomheten vår og tiden flyr mye raskere. Som Csikszentmihalyi forklarer i sin bok Flow, i denne tilstanden, "virker alt annet for oss irrelevant." Dette er en annen grunn til at det er helt avgjørende å fokusere på bare én ting: sjansene for å gå inn i flyttilstander vokser eksponentielt når flere objekter ikke konkurrerer om vår begrensede oppmerksomhet. Hyperfokus er prosessen som bringer oss inn i flyten.

Hvordan gå inn i hyperfokustilstanden

I følge vitenskapelig forskning går vi gjennom fire stadier når vi konsentrerer oss. Vi er fokuserte (og produktive) i begynnelsen. Så, hvis vi selv ikke bytter til noe annet og hvis de ikke forstyrrer oss, begynner tankene å spre seg. I den tredje fasen merker vi at vi tenker på fremmede ting. Det kan ta lang tid før dette øyeblikket, spesielt hvis vi ikke har for vane å jevnlig sjekke hva som fyller oppmerksomhetsrommet. (I gjennomsnitt legger vi merke til at vi tenker på fremmede ting, omtrent fem ganger i timen.) Og i det fjerde trinnet går vi tilbake til det opprinnelige oppmerksomhetsobjektet.

De fire stadiene av hyperfokus er basert på dette diagrammet.

For å gå inn i hyperfokustilstanden må du:

1. Velg et produktivt eller meningsfullt oppmerksomhetsobjekt.
2. Eliminer så mange eksterne og interne distraksjoner som mulig.
3. Fokuser på det valgte oppmerksomhetsobjektet.
4. Gå stadig tilbake til dette objektet og fokuser på det igjen.

Å ta en beslutning om hva vi planlegger å fokusere på er det viktigste trinnet, for jo mer produktiv og meningsfull oppgaven er, desto mer produktive og meningsfulle blir handlingene dine. For eksempel, hvis du bestemmer deg for å fokusere på å trene en ny ansatt, automatisere en repeterende aktivitet eller idédugnad på en ny produktlansering, vil du være uendelig mye mer produktiv enn å jobbe i autopilotmodus.

Den samme ideen gjelder i hjemmekretsen: jo mer meningsfylt gjenstanden for oppmerksomheten din er, desto mer meningsfylt er hele livet ditt. Vi høster fordelene av hyperfokus ved å danne oss veldig enkle intensjoner – for eksempel å fordype oss fullstendig i en samtale med en du er glad i eller å nyte en familiemiddag så mye som mulig. Vi lærer mer, husker mer og analyserer handlingene våre bedre. Som et resultat får livene våre mer mening.

Det første absolutt nødvendige trinnet til hyperfokus er intensjon, som må gå foran oppmerksomhet.

Det neste trinnet er å eliminere så mange interne og eksterne distraksjoner som mulig. Det er en enkel grunn til at vi blir offer for dem: på et tidspunkt blir distraksjoner mer attraktive gjenstander for oppmerksomhet enn ting vi egentlig trenger å gjøre. Dette gjelder både på jobb og hjemme. Varsler om nye brev som dukker opp i hjørnet av en dataskjerm forfører oss vanligvis mer enn arbeidet vi gjør i et annet vindu, og TV-en bak samtalepartnerens rygg på puben blir mer attraktiv enn selve samtalen.

Distraksjoner er mye lettere å håndtere på forhånd - når de dukker opp, er det ofte for sent å forsvare intensjonene dine mot dem. Interferens må også nøytraliseres – inkludert vilkårlige (og noen ganger pinlige) minner og tanker som dukker opp i hodet vårt når vi prøver å fokusere, mental motstand mot uattraktive oppgaver (som å sende inn selvangivelse eller rengjøre garasjen), og rett og slett trangen. å tenke på forskjellige ting når vi ønsker å fokusere på en.

For det tredje blir hyperfokus mulig når vi konsentrerer oss om et utvalgt oppmerksomhetsobjekt i en forhåndsbestemt periode. Det betyr at vi har en plan for å fordype oss i jobb i en viss periode, noe som er både praktisk og mulig for oss. Jo mer nøye vi jobber med de to første stadiene, jo bedre og tryggere vil vi takle oppgaven på dette stadiet.

Til slutt, for det fjerde, er hyperfokus nødvendig for å returnere oppmerksomheten til det opprinnelige objektet når sinnet begynner å vandre. Jeg vil gjenta denne uttalelsen mer enn én gang, fordi den er blant de viktigste ideene i denne boken: Ifølge forskning spres tankene våre til sidene 47 % av tiden. Med andre ord, hvis vi er våkne i 18 timer, er vi i løpet av bare åtte av dem fordypet i aktuelle oppgaver. Det er normalt at tankene driver til siden, men det er viktig å bringe dem tilbake for å bruke tid og oppmerksomhet på gjenstandene som er foran oss.

I tillegg tar det 22 minutter å gå tilbake til gjeldende oppgave etter å ha blitt avbrutt eller avbrutt. Og hvis vi selv blir distrahert eller avbrutt, tar det oss allerede 29 minutter å gå tilbake til arbeidet med den opprinnelige oppgaven.

Jo oftere vi vurderer nøyaktig hva som opptar oppmerksomhetsrommet, jo raskere kan vi komme tilbake på sporet.

Men ikke bekymre deg for mye om dette foreløpig - vi vil diskutere det i detalj senere.

Ideen om hyperfokus kan oppsummeres i én setning: mens du jobber, hold oppmerksomheten på ett viktig og komplekst objekt.

Velge hva du skal fokusere på

Oppmerksomhet uten intensjon er sløsing med energi. Oppmerksomhet må alltid innledes med intensjon - dessuten er de perfekt kombinert. Når du har formulert intensjonen din, kan du bestemme hvordan du skal bruke tiden din; ved å fokusere på oppgaven, er vi i stand til å takle den effektivt. Den beste måten å bli mer produktiv på er å velge hva du vil oppnå før du starter.

Når man danner intensjoner er det viktig å huske at ikke alle arbeidsoppgaver er skapt like. Noen kan oppnå utrolige resultater på hvert minutt du bruker. Dette inkluderer mål som planlegging av hovedoppgavene du ønsker å utføre i løpet av dagen, opplæring av en ny medarbeider som ble med i teamet for en måned siden, og arbeid med en bok du har skrevet i flere år. Disse oppgavene faller inn i kategoriene «nødvendig» og «fokusert», som vi diskuterte i kapittel 1. Det er lett å relatere arbeid i disse sektorene til unødvendige og distraherende aktiviteter som å delta på ubrukelige møter, lese feeds i sosiale medier og konstant sjekke e-post. se hvilken som er mer produktiv. Hvis du ikke velger hvilke sektorer du skal bruke tid på, aktiveres autopilotmodus.

Dette betyr ikke at du på en eller annen måte ikke kan komme deg ut av situasjonen ved å operere i autopilotmodus. Ved å svare på alle arbeidsoppgavene som kommer inn, kan du holde de fleste av dem under kontroll og holde deg produktiv nok til ikke å miste jobben. Men autopiloten tillater ikke mye fremgang i arbeidet. Jeg mistenker at du ikke får betalt for at du som sorterer i posten sender brev, samtaler og meldinger i bud i riktig retning etter hvert som de kommer. Noen ganger må vi gjøre dette, samt reagere på innkommende uforutsette forespørsler. Men når det er mulig bør du aktivt velge hva du vil bruke tid og oppmerksomhet på.

Etter å ha undersøkt oppmerksomhet og intensjon gjennom årene, har jeg utviklet flere daglige øvelser som hjelper deg å sette et mål. Her er tre av mine favorittøvelser.

1. Treregelen

Hvis du allerede er kjent med tekstene mine, kan denne delen sannsynligvis kjøres diagonalt. Hvis ikke, la meg introdusere regelen om tre. Start dagen med å velge tre oppgaver som du vil fullføre innen kvelden.

Vi trenger en huskeliste for å detaljere de kommende handlingene, og disse tre intensjonene må rettes mot de viktigste oppgavene.

Jeg har gjort dette hver morgen siden jeg hørte om denne regelen for år siden fra Jay Dee Meier, Microsofts direktør for digital transformasjon. Regelen ser villedende enkel ut. Bestemmer alt på begynnelsen av dagen

tre hovedoppgaver for deg, oppnår du flere mål. Du bestemmer hva som er viktig og hva som ikke er viktig nå - begrensningene som er pålagt av regelen viser hva som betyr mest for deg. I tillegg gir regelen deg en viss fleksibilitet i løpet av dagen. Hvis det er spekket med møter, kan dette avgjøre volum og innhold, og en ledig dag kan vies til viktigere og mindre presserende saker. Dersom det oppstår uforutsette forhold og prosjekter, vil det være mulig å revurdere rekkefølgen på nye og eksisterende planer. Siden de tre oppgavene passer godt inn i oppmerksomhetsrommet, kan du relativt enkelt huske dine opprinnelige intensjoner.

Sørg for å ha de tre beste oppgavene dine i sikte – jeg noterer dem ned på en stor tavle på kontoret mitt eller, hvis jeg er borte, over gjøremålslisten for dagen OneNote synkroniserer mellom dingsene mine. Du kan finne det nyttig å angi tre oppgaver for uken, og også velge tre daglige ikke-arbeidsoppgaver, for eksempel å ikke tenke på jobb under middagen, gå på treningsstudio om kvelden eller samle inn kvitteringer for selvangivelsen.

2. Oppgaver med maksimal effekt

Den andre tommelfingerregelen for å bestemme intensjoner, som hjelper meg mye, er å bestemme hvilke ting på oppgavelisten min som har størst innvirkning.

Hvis du er vant til å lage en huskeliste (og jeg anbefaler den på det sterkeste, og jeg skal fortelle deg nedenfor hvordan den kan være nyttig), tenk et sekund på konsekvensene av hver av dem, både kortsiktig og langsiktig -begrep. Toppoppgavene på denne listen er de som vil føre til de mest betydelige positive resultatene.

Hva vil endre seg i verden - eller i ditt arbeid og liv hvis du tar deg tid til å fullføre hvert av punktene? Hvilken oppgave, som en tapt domino på en lang rad, vil sette i gang en kjedereaksjon og til slutt føre til et imponerende resultat?

En annen måte å vurdere situasjonen på: når du bestemmer deg for hva du skal gjøre, tenk ikke bare på de umiddelbare konsekvensene av handlingene dine, men også på innflytelsen fra andre og tredje orden. Du bestemmer for eksempel om du vil bestille maurtuekake til dessert. Den umiddelbare konsekvensen av denne avgjørelsen er gleden av å spise det søte. Men konsekvensene av andre og tredje orden kan være veldig triste - for eksempel vil du da føle deg forferdelig, eller gå opp i vekt, eller bryte den foreskrevne dietten.

Dette er en kraftig idé verdt å lære godt, spesielt siden mange viktige oppgaver ofte ikke er de som virker mest presserende og produktive på et gitt øyeblikk. For eksempel kan det hende å skrive en håndbok for nyansatte ikke virke like givende som å svare på et dusin e-poster, men en håndbok vil forkorte ombordstigningstiden for nyansatte, få dem til å føle seg velkomne og øke produktiviteten. Det betyr at dette er en oppgave med maksimale konsekvenser. Disse oppgavene kan være å automatisere en repeterende prosess som irriterer deg, å tildele roller i et pågående prosjekt, eller å utarbeide et program som lar ansatte dele kunnskap.

Hvis du har mange gjøremål på gjøremålslisten din, spør deg selv hvilke som vil føre til de viktigste konsekvensene?

Denne øvelsen fungerer bra når den kombineres med fire grupper av tilfeller. Når du plasserer dem i de nødvendige, målrettede, distraherende og uviktige sektorene, spør deg selv: hvilke av de nødvendige og målrettede aktivitetene kan sette i gang en kjedereaksjon?

3. Timesignalet til bevissthet

Å definere tre intensjoner for dagen og prioritere oppgavene med de viktigste konsekvensene er en fin måte å fokusere på hver dag og hver uke. Men er du sikker på at du handler bevisst til enhver tid?

Når det kommer til produktivitet, er disse øyeblikkene avgjørende - det er nytteløst å sette seg mål og formulere mål hvis du ikke gjør noe for å implementere dem i løpet av dagen. Min favoritt måte å kontrollere at jeg holder meg til målene mine er å sjekke så ofte som mulig hva som opptar oppmerksomhetsrommet mitt. Dette lar meg vite om jeg fokuserer på viktige ting som har alvorlige konsekvenser, eller om jeg glir over i autopilotmodus. For å gjøre dette bruker jeg det timebaserte bevissthetssignalet.

En av hovedideene til Hyperfocus er å ikke bebreide deg selv for mye hvis du merker at tankene dine vandrer et sted. Dette er uunngåelig, så se på disse øyeblikkene som en mulighet til å vurdere hvordan du har det og kartlegge en vei til din neste utfordring. Forskning har vist at det er mer sannsynlig at vi legger merke til at vi blir distrahert når vi belønner oss selv for det.

Selv om du eliminerer en eller to distraksjoner eller formulerer en eller to oppgaver for dagen, vil resultatene allerede være bedre enn de fleste.

Hvis vi på noen måte er like, vil timesignalet til bevissthet vise at du vanligvis ikke er engasjert i noe viktig eller med langsiktige konsekvenser. Dette er normalt – og til og med forventet.

Det viktige er at du regelmessig kan sjekke hva som for øyeblikket tar opp oppmerksomheten din. Sett opp et timesignal på telefonen, klokken eller annen enhet – og det er den mest produktive hindringen på dagen.

Når timeklokken høres, spør deg selv:

• Var sinnet ditt opptatt av fremmede tanker da signalet om bevissthet lød?
• Er du på autopilot eller er du opptatt med en oppfattet oppgave? (Over tid, ettersom situasjonen med bevissthet forbedres, vil dette gi mange grunner til å føle seg fornøyd.)
• Er du oppslukt av produktive aktiviteter? I så fall, hvor mye tid brukte du på å fokusere på det? (Hvis dette har vært lang tid, ikke la signalet om bevissthet slå deg ut av kurs – fortsett å jobbe!)
• Hvilken av oppgavene du kanskje jobber med nå har mest positiv effekt? Jobber du med det?
• Hvor full er oppmerksomhetsplassen din? Hvis det allerede er overfylt, har du ekstra oppmerksomhetsressurser?
• Er det noen distraksjoner som står i veien for hyperfokuset ditt?

Du trenger ikke svare på alle disse spørsmålene – velg tre eller to som du synes er mest nyttige og vil tillate deg å fokusere på de viktige tingene igjen. Hvis du svarer dem hver time, vil kvaliteten på oppmerksomheten øke på alle tre områdene: du vil kunne fokusere bedre fordi du vil legge merke til distraksjoner i horisonten og forhindre deres innflytelse; Du vil oftere merke at tankene har gått til siden, og du vil kunne fokusere igjen; over tid vil du bruke mesteparten av dagen på å gjøre fokusert arbeid.

Når du først begynner å øve på dette, kan du oppleve at du ofte går inn i autopilotmodus, blir distrahert og kaster bort tid på uvesentlige og forvirrende ting. Det er greit! På slike tider må du endre banen til tankene dine og gå videre til en mer produktiv oppgave, og håndtere distraksjonene som kom i veien for deg. Hvis du finner deg selv regelmessig distrahert av de samme tingene, lag en plan for å håndtere problemet. (Vi skal ta for oss dette i neste kapittel.)

Velg én virkedag denne uken og prøv å stille inn timesignalet. Det kan være irriterende i begynnelsen, men over tid vil du utvikle en verdifull ny vane. Hvis du ikke liker ideen om et signal, prøv andre ytre stimuli som vil få deg til å se hva som tar opp oppmerksomhetsplassen din. Jeg bruker ikke lenger timesignalet til mindfulness, selv om det var den mest effektive metoden for meg i begynnelsen. Nå vurderer jeg oppmerksomhetsrommet flere ganger på forhåndsbestemte øyeblikk: hver gang jeg går på toalettet, når jeg går for å hente vann eller te, eller når telefonen ringer. (Jeg svarer etter noen ringer, og skjønner hva jeg tenker på.)

Chris Bailey er en kanadisk forfatter og skaper av A Life of Productivity-prosjektet. Etter at han ble uteksaminert fra universitetet, viet han et helt år til å studere produktivitet. I løpet av denne tiden har Chris snakket med dusinvis av eksperter, lest mange vitenskapelige artikler og satt opp flere eksperimenter på seg selv for å forstå hvordan du kan få mest mulig ut av dine evner. Hver dag skrev Chris en rapport om hva han hadde lært på bloggen sin. I Hyperfocus: How I Learned To Do More With Less Time deler han teknikker og øvelser han har prøvd selv.