Hvordan sende ansatte på forretningsreiser uten papirarbeid: personlig erfaring

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Vi forteller deg om hovedproblemene med forretningsreiser og forklarer hvordan du kan løse dem.

Problem # 1. Tregt godkjenningssystem

Hver tur er en haug med korrespondanse der jeg fungerer som mellommann. Det tar mye tid å sende meldinger, dessuten er det en sjanse for å bli forvirret og gjøre feil, spesielt når flere flyr.

En gang misforstod jeg en ansatt og avtalte en billett til feil fly. Det var ikke-refunderbart, så selskapet måtte bruke penger på en annen billett, med riktig dato, og tape rundt 10 tusen rubler.

Hvordan løse problemet

Kort: automatisere prosessen.

Tjenester for online booking av reiser takler denne oppgaven - jeg testet den. Den kan brukes til å planlegge forretningsreiser, kjøpe fly- og togbilletter og bestille hotell. Du trenger ikke betale for å koble til og bruke tjenesten.

Tjenesten kan brukes ikke bare av leder og kontorsjef, men også av alle ansatte i selskapet. Det er ingen begrensning på antall brukere, så jeg lastet umiddelbart opp dataene til alle gutta som drar på forretningsreiser til Lifehackers profil på OneTwoTrip for Business. Du kan legge den til manuelt eller fra XLS- og CSV-filer. For å gjøre dette, i delen "Ansatte" er det en "Importer"-knapp.

Når du legger til en bruker, kan du umiddelbart legge inn dataene til russiske og utenlandske pass, for ikke å fylle dem ut igjen hver gang.

For hver ansatt kan du sette en reisegrense og begrense tilgangsrettigheter. Sett for eksempel en grense for én bestilling og velg et hotell opptil tre stjerner. Når en ansatt slutter, blokkeres profilen deres. Han vil ikke kunne gå inn på sin personlige konto, men hele historien og rapporteringen om ham vil forbli.

Dette forenklet arbeidet mitt betydelig: en ansatt kan logge på sin personlige konto med passordet sitt, velge ønsket flyreise og hotell og bestille dem uten å betale. For å bli enige om billetter, trenger du ikke sende skjermbilder til Telegram: direktøren, som administrator, ser reservasjonene og bestillingene til alle ansatte i delen "Bestillinger".

Problem # 2. Høye kostnader

Vi prøver å planlegge turer på forhånd for å kjøpe billetter billigere. Riktignok fungerer ikke dette alltid.

Hvordan løse problemet

Kort: spar på billetter og hoteller ved å kjøpe dem gjennom den elektroniske reisetjenesten.

OneTwoTrip for Business garanterer at flybilletter koster det samme eller billigere enn for enkeltpersoner.

Besparelser oppnås gjennom høy omsetning og direkte kontrakter med flyselskaper og hoteller.

Nettstedet tilbyr omtrent 2 millioner overnattingsmuligheter for forskjellige budsjetter: hoteller, leiligheter, vandrerhjem. Mer enn 1000 av de mest populære har sine egne forhold til OneTwoTrip for Business. Hvis objektet kunden trenger ikke er i systemet, kan tjenesten inngå en kontrakt med den på forespørsel.

Dersom planene er bekreftet og reisen er godkjent, kan billetter kjøpes med to klikk. Hvis ikke, kansellerer du reservasjonen. Alle flyselskapets lojalitetskort er gyldige, så du kan fortsette å samle miles. Tjenesten arrangerer kampanjer med banker: for eksempel kan den returnere cashback med bonuser for kjøp med et bedriftskort.

Problem # 3. Lange billettering og fakturering

Når billetter og hotell er avtalt med sjefen tar jeg kontakt med flyselskapet og hotellet for å motta faktura for betaling. Hver organisasjon har sine egne betalingsregler for juridiske personer: et sted må du skrive til e-post, et sted må du fylle ut en Excel-fil med firmadetaljer, et sted - et skjema på nettstedet. Det hendte at jeg gjentatte ganger måtte ringe hotline for å få dokumenter. Det tar mye tid, og billettutstedelse tar noen ganger flere dager. Noen selskaper utsteder ikke fakturaer til juridiske personer i det hele tatt. I slike tilfeller må du gi opp kjøpet og se etter et annet fly eller hotell.

Hvordan løse problemet

Kort:betale for billetter og hotellet med én faktura på nettsiden til tjenesten for organisering av forretningsreiser.

På OneTwoTrip for Business kan jeg og andre ansatte som har passende tilgang bestille og betale for billetter og hoteller like enkelt som enkeltpersoner. Hele prosessen tar 2-3 minutter: du skriver inn din personlige konto, fyller inn dato og destinasjon og velger ønsket flyreise. Du trenger ikke oppgi passdata og bonuskortnummer, de lastes automatisk når du velger en ansatt fra listen.

I tillegg kan du lage en kompleks reiserute eller organisere reisen mer fleksibelt. Fly for eksempel en dag med forskjellige flyselskaper: om morgenen fra Ulyanovsk til Moskva med Aeroflot, og om kvelden tilbake på Pobeda. Dette er tillatt fordi nettjenesten kan "lime" billetter fra forskjellige flyselskaper i én bestilling. Hvis du organiserer reisen selv, vil det i dette tilfellet ta mer tid: korrespondanse med to flyselskaper, to fakturaer for betaling, dobbelt så mange avsluttende dokumenter.

Du kan betale for billetter og hotellet på to måter: med et depositum og med et bedriftsbankkort. Jeg bruker et innskudd - du må fylle på det på forhånd for et hvilket som helst beløp ved å fakturere fra "Konto"-delen. Kjøpet skjer umiddelbart, og ikke kun i bankens åpningstid.

For ethvert problem kan du kontakte servicestøtteteamet. Hun jobber døgnet rundt og vil yte bistand, selv om force majeure inntreffer på kveldstid eller i helgene.

Oppgave nr. 4. Avsluttende dokumenter

Tjenestereisen slutter ikke med kjøp av billetter og hotellreservasjoner. Det kreves mye mer innsats for å utarbeide sluttdokumentene. De må bestilles separat fra flyselskapet og hotellet, som sender dem utelukkende i papirform. Ofte kommer ikke forsendelser med posten og går tapt. Dette avsløres i løpet av rapporteringsperioden, så du må snarest se etter kontakten til noen som kan duplisere avslutningsdokumentene.

Hvordan løse problemet

Kort:betro dannelsen av avsluttende dokumenter OneTwoTrip for Business.

I OneTwoTrip for Business med fakturaer og rapporter er alt mye enklere. Hver måned mottar vi en handling for alle tjenester og en faktura for hoteller med moms, hvert kvartal - en avstemmingshandling. Alle fakturaer og rapporter lagres i seksjonen "Dokumenter". Du kan konfigurere hvem av de ansatte som har tilgang til dem – sekretær, regnskapsfører, leder. Dokumenter har ingen begrensning på lagringsperioden på din personlige konto og er tilgjengelig når som helst.

Hva er bunnlinjen

Å organisere forretningsreiser gjennom sparer penger og tid. Tjenesten lar deg:

• nekte lang korrespondanse med flyselskaper og hoteller;
• koordinere turer direkte med hodet;
• bestill de mest lønnsomme fly- og overnattingsalternativene;
• utstede billetter og hotellet på 2-3 minutter på ett sted;
• betale for billetter uten å vente på fakturaen;
• forenkle utarbeidelse og oppbevaring av avsluttende dokumenter.