Slik rydder du raskt og enkelt opp i Gmail-innboksen

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Problemet med det stadig økende antallet uleste meldinger i innboksen plager et stort antall brukere. For å løse det har dusinvis av utvidelser blitt opprettet og mange artikler er skrevet om metoden for bruk av Gmail. Det er imidlertid slett ikke nødvendig å finne opp noe nytt hvis det finnes dokumenterte arbeidsverktøy. I denne artikkelen skal jeg vise deg hvordan du håndterer e-posttrafikk ved å bruke Gmail-snarveisystemet.

Gmail-etiketter er egendefinerte etiketter som du kan bruke til å kategorisere e-poster. Samtidig, i motsetning til mapper, kan et brev ha flere etiketter, det vil si at et brev kan være i flere kategorier samtidig.

En av grunnene til det gradvise overløpet av innboksen er at mange brukere bruker den til å lagre all posten som faller inn i innboksen deres. Samtidig begynner parsingen av post med de nyeste bokstavene, slik at de meldingene som ligger nederst i postkassen din kanskje aldri kommer til øynene dine.

Systemet med etiketter som jeg bruker lar meg behandle brev ikke i henhold til deres ankomsttid, men i henhold til deres betydning. Du kan enkelt sortere alle e-poster i kategorier med tiltenkte handlinger og bruke tiden din til virkelig viktige ting, og ikke til reklamesøppel. For å gjøre dette trenger du bare å lage fem nye etiketter.

• "!Haster!". Brev som krever hastetiltak faller inn i denne kategorien. Denne etiketten krever oppmerksomhet i utgangspunktet, siden e-postene merket med den må behandles umiddelbart.
• "Planlagt." Merk med denne etiketten de bokstavene som krever at du handler i overskuelig fremtid og har en bestemt dato. For eksempel en påminnelse om å betale for hosting snart eller et varsel om et fremtidig møte.
• "Å svare". Denne kategorien vil samle alle e-postene du vil svare på, men det er ingen tidsbegrensning for svaret ditt. Denne e-posten vil selvsagt bli behandlet etter hvert som tiden er tilgjengelig.
• "Venter". Noen ganger er det situasjoner når en virksomhet eller et prosjekt som du diskuterte i postkorrespondansen, som de sier, fryser. Det vil si at du har gjort alt som avhenger av deg på din side, og nå venter du bare på svar eller neste bestilling. Brev som ikke krever noen aktiv deltakelse fra deg for øyeblikket, men som likevel er viktige, merker vi med denne etiketten.
• "Laget". Dette er en etikett for fullførte saker og løste problemer. I prinsippet vil det være mulig å umiddelbart arkivere slik korrespondanse, men det er likevel bedre å midlertidig legge den i en egen pappa. Dette vil tillate deg å nyte selvtilliten din på slutten av arbeidsuken, og vil også tjene som et materiale for å analysere produktiviteten din.

Dermed kommer den første parsingen av korrespondanse i Gmail ned til en rask titt på overskriftene eller innholdet og kategorisering av alle e-poster. Det vil ta deg en størrelsesorden mindre tid enn sekvensiell behandling av hvert brev, så veldig snart vil innboksen din være helt tom.

Når dette skjer, kan du navigere til "! Haster!" og takle de bokstavene som virkelig betyr mest. Når vi har behandlet denne prioriterte kategorien, går vi til kategorien tidligere planlagte oppgaver og utfører de som skal utløpe. Hvis du fortsatt har tid igjen, åpner du mappen med sekundære bokstaver i påvente av svar. Denne prosessen krever som regel ikke mye innsats og spesiell oppmerksomhet, derfor kan den utføres på slutten av arbeidsdagen. Vel, bokstavene merket "Ferdig" kan beundres en gang i uken når du oppsummerer resultatene.

Ved hjelp av disse enkle trinnene kan du derfor alltid være oppmerksom på viktige ting og ikke kaste bort det på tom korrespondanse. Postkassen din vil alltid være tom, og du vil aldri igjen miste et eneste brev i kaoset og forvirringen av tusenvis av usynlige brev.

Bruker du noen Gmail-koder for å sortere e-posten din?