Slik rydder du opp i Google Dokumenter

2024 Forfatter: Malcolm Clapton | [email protected]. Sist endret: 2023-12-17 04:07

Vi raker endeløse «Nye mapper» og kvitter oss med dokumenter med uforståelige navn.

Hvis du jobber mye med Google Docs, eller Google Docs, har du sannsynligvis møtt problemet med at det er for mange filer, og hovedsiden til tjenesten blir til et rotete loft. Lifehacker forteller hvordan du kan skape orden ut av kaos.

Bruk innebygde sorteringsverktøy

Google Dokumenter har flere innebygde sorteringsverktøy som hjelper deg raskt å finne filene du vil ha. For å gjøre dette, velg det riktige alternativet ved å klikke på et av symbolene i øvre høyre del av hovedskjermen.

1. Etter visningsformat

Tjenesten lar deg tilpasse den foretrukne måten å vise filer på: en liste eller et rutenett. For å gjøre dette, klikk bare på det tilsvarende ikonet.

2. Etter dato eller tittel

Du kan enkelt sortere dokumenter etter datoen de ble sett, datoen for endringer gjort av deg eller alle brukere, og også etter tittel.

3. Av eier

Google Docs lar flere brukere jobbe med dokumenter samtidig, og det er derfor denne tjenesten er så praktisk. Hvis du ikke bare oppretter dokumenter, men også jobber med fremmede eller jobber kollektivt, vil sortering etter eieren (skaperen) av dokumentet hjelpe deg. For å bruke det, klikk bare på det aktuelle elementet på hovedskjermen og velg det aktuelle alternativet.

4. Der det er mulig tilgang

For å se alle filer som er opprettet av andre brukere og som er tilgjengelige for deg, klikker du på mappeikonet i øvre høyre hjørne av hovedskjermen og velger "Tilgjengelig".

Bli organisert på Google Disk

Alle filer fra Google Dokumenter (samt Regneark og Slides) er tilgjengelige på Google Disk. Derfor er rekkefølge i Disk i stor grad en betingelse for orden i Dokumenter. Her er hva du kan gjøre for å håndtere kaoset.

1. Sorter dokumenter i mapper

Du kan enkelt opprette mapper på Google Disk. For å gjøre dette, må du klikke på den store knappen "Opprett" og velge elementet "Mappe".

Gi filene og mappene dine klare og spesifikke navn. Fra navnene «Ny mappe», «Uten navn», «1» eller «lvpdlvarp» er det ikke klart hva som er inni. I tillegg vil slike filer og mapper være vanskeligere å finne blant mange andre. Titlene "Septemberrapporter", "Kundekontaktliste kl. 15.10" eller "Bioteknologiartikkel" vil hjelpe deg med å holde journalene dine mer effektive.

Du kan overføre filer til en mappe ved å høyreklikke på dem og velge riktig element.

Mappemenyen kan åpnes fra startskjermen for Google Dokumenter.

2. Bruk forskjellige mappefarger og etiketter for viktige filer

Som standard er alle mapper i Google Disk grå, men du kan høyreklikke på dem og velge en av 24 farger fra rullegardinmenyen.

Du kan også merke de nødvendige filene på Disk. Dette gjøres ved å høyreklikke og velge "Legg til i merket".

Du kan se de merkede filene direkte i "Dokumenter".

3. Slett unødvendig

Med intensiv bruk av Google-tjenester akkumulerer de en enorm mengde unødvendige og utdaterte dokumenter. Du kan slette dem både i "Dokumenter" og "Disk" ved å høyreklikke på ønsket dokument og velge "Slett".

Hvis du ved et uhell har slettet et dokument (Google Docs ber ikke om bekreftelse av en handling ved sletting), kan du klikke på "Avbryt"-popup-knappen.

Og hvis du har slettet den, men etter et par dager ombestemt deg, gå til "Trash", høyreklikk på ønsket fil og velg "Gjenopprett".

Filer i papirkurven lagres i 30 dager, deretter slettes de automatisk.

4. Bruk Filewatch for å bli kvitt unødvendige ting

Filewatch kan hjelpe deg med å finne filer du fortsatt har tilgang til fra for eksempel det gamle arbeidsstedet: det viser deg hvilke personer du deler dokumenter med og lar deg løsne fra dem. Tjenesten er også i stand til å finne filer som har blitt tilgjengelige for for mange brukere (for eksempel lekket til nettverket), slik at du kan endre innstillingene for tilgang til dem.

Filewatch er inkludert i Google Workspace Marketplace-biblioteket, noe som betyr at den er sertifisert av Google, slik at sensitive data ikke faller i feil hender. Tjenesten er gratis.

• Last ned fra Google bibliotek →
• Last ned fra Filewatch-nettstedet →